COLUMN
お役立ち情報
賃貸オフィスをサードプレイスオフィスとして活用するメリットとは
新型コロナウイルス感染症拡大により、リモートワークが本格的に導入され働き方が多様化し、オフィスのあり方にも変化が表れています。多くの企業が「働き方改革」「ワークライフバランス」に取り組んでいる今、注目されているのが「サードプレイスオフィス」です。ここは、「サードプレイスオフィス」とはどのようなものか、「サードプレイスオフィス」のメリットや種類、導入する際のポイントなどについて詳しく解説します。
サードプレイスオフィスとは
初めてサードプレイスオフィスという言葉を聞いた方のために、ここではその概要とメリット、種類について解説します。
サードプレイスオフィスとは
サードプレイスオフィスとは、自宅でも職場でもない、働く場所や空間のことです。サードプレイスとは、「第3の場所」という意味。「第1の場所」「第2の場所」を意味する「ファーストプレイス」と「セカンドプレイス」もあります。
・ファーストプレイス：くつろげるプライベートな場所（自宅）
・セカンドプレイス：人と関わる場所（会社や学校）
サードプレイスはファーストプレイスとセカンドプレイスに属さない場所のことを指し、具体的にはカフェやコワーキングスペースなどです。サードプレイスオフィスとは、人と関わる環境でありながら、上下関係に縛られることなく自由に仕事ができる空間という意味合いを持ちます。
サードプレイスオフィスのタイプ
サードプレイスオフィスには複数のタイプがあります。主なタイプは、次の4つです。
オフィスに設置するサードプレイスオフィス
サードプレイスは設置する場所に関するルールはないので、今あるオフィスに設置することも可能です。オフィスに設置するサードプレイスオフィスとしては、「オフィスカフェ」や「仮眠室」がよく知られています。新たにオフィスを構える必要がないため費用が安く、「情報が漏洩するリスクが低い」「勤務状況も把握しやすい」というメリットがあるため、スペースに余裕があれば導入しやすいでしょう。
サテライトオフィス
サテライトオフィスとは、本社から離れた場所に設置するオフィスのことです。支店や支社などに似ていますが、支店や支社の目的はビジネスの拡大や業務の充実であるのに対し、サテライトオフィスは社員の働きやすさや利便性の向上に重点を置いているのが特徴です。
サテライトオフィスの設置には賃貸オフィスを活用するのが一般的ですが、地方での人材確保や社員のリフレッシュを目的とする場合には、ビジネスを始めたいエリアや自然豊かな地域を選んでサテライトオフィスを設置します。
シェアオフィス
サテライトオフィスの設置には、「賃貸借契約時にかかる初期費用」「内装工事」「オフィス家具の購入」「ネットワーク工事および電気工事」「引越し」などに費用がかかってしまうのが難点です。
一方、シェアオフィスは複数の企業が共同で利用するオフィスで、ビジネスに必要な設備は既に整っているので、すぐに仕事を開始でき費用も抑えられます。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、シェアオフィスよりも利用者の交流を重視したスペースです。シェアオフィスには個室がありますが、コワーキングスペースはフリーアドレスが主流で、ドロップインでの利用もできます。
サードプレイスオフィスになるとなぜ集中力と生産性が上がるのか
サードプレイスオフィスを導入する主なメリットは、「集中力と生産性の向上」「人材の確保」「緊急時の事業継続」です。人の感情や心理状態は環境に左右されるものなので、サードプレイスオフィスを活用することで、集中力と生産性を向上させることができます。具体的な理由は、以下の通りです。
ストレス発散とリフレッシュができる
人間の集中力は約50分と言われていますが、集中力には波があり、実際に集中できるのは15分程度に過ぎないと言われています。
集中力が低下した際に必要なのがメンタルのリセットです。しかし、同じ場所に居続けるとストレスが溜まりメンタルの切り替えも難しいかもしれません。
サードプレイスオフィスを利用すればメンタルの切り替えがしやすいだけでなく、普段仕事を一緒にしない人と交流することでストレス発散やリフレッシュができます。
疲労回復ができる
同じ体勢を続けるデスクワークは、血流が悪くなり疲労も蓄積しやすいでしょう。疲労回復には、簡単なストレッチや仮眠などが有効です。特に、仮眠は12時から15時の間に15分から30分ぐらい取ると、さまざまな効果が期待できます。主な効果は次の通りです。
・集中力が上がる
・ストレスが軽減する
・記憶力が向上する
・仕事の作業効率が上がる
・アルツハイマー病、心臓疾患、認知症などの発症を予防できる
ただし、仮眠を15時以降に取ったり30分以上寝てしまったりすると、頭がボーッとしてかえって集中力が低下しかねません。夜の睡眠に悪影響も及ぼすので、仮眠で集中力をアップさせるためには社員が仮眠を取るタイミングと睡眠時間の管理が重要です。
モチベーションがアップする
集中できる環境は、人によって異なります。社員が自らシェアオフィスやコワーキングスペースをサードプレイスオフィスにすれば、より快適な環境で仕事をすることが可能です。満足できる環境で仕事をすればモチベーションがアップし、困難な業務にも自主的に取り組めるでしょう。
創造力が豊かになる
ライバル会社と差別化を図るためには、誰も思いつかないようなアイデアが必要です。アイデアは一生懸命考えれば浮かぶものではなく、むしろ、リラックスした状態のほうが浮かぶことが多いのではないでしょうか。
サードプレイスオフィスでゆったりとした時間を過ごしたり、いつもとは違う風景を見ながら普段会わない社員と交流したりすることで刺激を受ければ、創造力が豊かになり斬新なアイデアが生まれやすくなるでしょう。
離職率を下げられる
有能な人材は転職先を見つけやすいので、オフィス環境が整っていなかったり、仕事と私生活の両立が図れなくなったりすると、よりよい職場を求め離職してしまいかねません。社員が通いやすいエリアにサードプレイスオフィスを設置すれば、子育てや介護がしやすくなり、家庭の事情を理由にした離職の低下に効果的です。
有能な人材を確保しやすい
2022年の求人総数は増加傾向にあり、売り手市場が続いています。2015年4月株式会社フロンティアコンサルティングの調査によると、オフィス環境を重視する就活生は90％以上。有能な人材を確保するためには、魅力的なオフィス環境を整えることが必要なのです。会社のコンセプトに合わせてサードプレイスオフィスの内装をデザインすれば、ブランディング効果を狙うことも可能です。
賃貸オフィスを集中できる環境にして生産性を上げるコツ
サードプレイスオフィスにはデメリットもあるため、期待するほど生産性が上がらず失敗に終わるケースも少なくありません。ここでは、サードプレイスオフィスのデメリットと賃貸オフィスをサードプレイスオフィスにする際のポイントをご紹介します。
サードプレイスオフィスのデメリット
サードプレイスオフィスを導入する主なデメリットは、次の4つです。
機密情報漏洩しやすくなる
オフィスがひとつなら、すべての情報を1箇所で管理できるので、セキュリティ強化がしやすいです。しかし、オフィスの数が増えれば増えるほど機密情報の管理が困難になり、機密情報が漏洩するリスクが高まります。
勤怠管理がしづらい
サードプレイスオフィスは、社員が気分転換でき社内のコミュニケーションを活発にできるメリットがありますが、怠け癖がついてかえって生産性が落ちる可能性もあります。社員の勤務状況を把握しづらいため、人事評価が難しいのもデメリットです。
チームワークに支障がでる
今あるオフィスをサードプレイスオフィスにするのであれば問題はありませんが、本社とは別の場所にサードプレイスオフィスを設置すると、コミュニケーション不足になりチームワークがうまく進まなくなる恐れがあります。
コミュニケーションが減ると、リモートワーク同様に社員の孤独感を強め、メンタルヘルス対策が必要になることも考えられます。
生産性が上がるサードプレイスオフィスを設置するためのコツ
サードプレイスオフィスを設置し、生産性を確実に向上させるためには、サードプレイスオフィスのデメリットをしっかりと理解し、事前に対策しておくことが重要です。
サードプレイスオフィスの種類によって対処方法は多少異なりますが、賃貸オフィスをサードプレイスオフィスとして活用する際のポイントは、次の4つです。
セキュリティを強化する
外部にサードプレイスオフィスを設置すると、機密情報が漏洩するリスクが高まります。特に、人の出入りが多いシェアオフィスやコワーキングスペースを活用する際は注意が必要です。機能性の高いセキュリティシステムを導入することも大切ですが、自社のセキュリティガイドラインを作成し研修も行って、社員に徹底させることが何よりも重要です。
防音対策を行う
機密情報の漏洩を意識しすぎると、活発な議論ができなくなってしまいます。また、コミュニケーションを図ったり情報を気軽に交換できたりするオフィスカフェのようなサードプレイスオフィスをオフィス内に設置すると、会話の声で仕事に集中できなくなる社員も出てくるかもしれません。誰もが快適に過ごせるように、必要に応じて「ブース」「防音パネル」の設置や防音工事を行っておくと良いでしょう。
勤怠管理方法と評価方法を確立する
サードプレイスオフィスで働く社員の勤務状況を把握するためには、タイムカードやICカードが役立ちます。本社で働く社員とサードプレイスオフィスで働く社員を平等に評価できるよう、新しい評価方法も確立させておくことも必要です。
定期的にコミュニケーションの場を設ける
単なるコミュニケーション不足が、大きなミスを誘発することもあります。サードプレイスオフィスはコミュニケーション不足になりがちなので、事前にミーティングの頻度や時間を決めておくことが必要不可欠です。毎朝、短時間の朝礼を行うだけでも、コミュニケーション不足を解消できます。
今回のまとめ
少子高齢化により、今後は優秀な人材を確保するのが難しくなると言われています。サードプレイスオフィスは生産性を上げるだけでなく、社員の満足度を向上させ離職率を下げます。求職者へのアピールポイントにもなるため、優秀な人材を確保するという観点からも大変有効な取り組みです。
サードプレイスオフィスはオフィスの一部を利用したり、賃貸オフィスを借りたりすれば設置できるため今後益々注目を集め、導入する企業も増えていくでしょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
