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社内で情報共有をしたり意見交換をしたりするために必要な会議ですが、最近では業務を効率的に進めるために会議そのものの在り方について見直す企業が増加してきました。多くの企業が取り入れているのが「スタンディングミーティング」と呼ばれる会議スタイルです。これは、参加者が立った状態で話し合いや打ち合わせをする会議の一種であり、ちょっとした空きスペースで会議を開けたり、短時間でミーティングを行えたりと様々なメリットがあります。
ここでは、オフィスや事務所でおすすめのスタンディングミーティングの魅力をご紹介します。立ったままの状態でミーティングを行うことのメリットやシステム導入に失敗しないための注意点も解説するので、ぜひ参考にしてください。

会議スペースの縮小や健康維持など様々なメリットが得られる

最近では会議の効率アップを目的として、参加者が立ったままの状態で会議を行う企業やオフィスが増加してきました。ここでは、立ちスタイルで行うミーティングの魅力について解説します。

ミーティングスペースを縮小できる

賃貸オフィスや事務所を利用中の事業者の中には、会議スペースや執務スペースが確保できないと頭を悩ませる方も多いかもしれません。通常の会議室を用意するよりも立ちスタイルで会議を行う場合、最小限のスペースで済みます。
立ったまま作業できる高さのデスクを設置するだけで、会議スペースとしてすぐに使えるため、会議室を設けたいけれど十分なスペースを確保できない場合や会議室不足に悩んでいる場合でも設置しやすいでしょう。

移動しやすく、手軽にミーティングを開催できる

会議室を使って会議を行う場合、会議室を予約する必要があったり、会議室まで移動しなければならなかったりと手間や時間がかかってしまいます。
この点、立ちスタイルで会議を開く場合は、会議の必要なタイミングで参加者に声かけをし、サクッと集まれるという手軽さが大きな魅力です。思い立った時にスピーディーに話し合いができるのもうれしいポイントと言えるでしょう。さらに、会議中に発表者の登壇や着席などのアクションがなくなることで、会議時間の短縮にも繋がります。会議終了後の後片付けや整理整頓も不要なので、会議参加後もすぐに業務に戻れるのも大きなメリットです。

参加者の距離が縮まり、コミュニケーションが取りやすい

従来通り座った状態で行う会議と比べて、立った状態で会議を開くことでもっとカジュアルなスタイルで会議を進行できるという特徴があります。そのため、誰もが発言しやすい環境を整えられるのが大きなメリットです。
椅子とテーブルのある会議室では参加者との物質的な距離が生まれてしまうため、どうしても距離感が生まれてしまいがちです。さらに、座席の配置によって発言者に偏りが出てきてしまうというデメリットもあります。
立った状態で会議を進めることで参加者同士の距離も近くなるため、自然と緊張感もほぐれます。そのため、自然と発言や意見交換が活発となり、中身の濃い議論につながるでしょう。

健康維持や眠気防止に効果的である

立ったまま会議に参加することで、疲れやすくなったり、業務効率が悪くなったりしないかと心配になる方も少なくありません。実は、立った状態でミーティングに参加することで座った状態よりも血流が良くなり、脳を活性化できるのです。血流が良くなることで、思考力や集中力が向上することから、より内容の濃い意見交換が期待できます。立った状態で話し合いを進めることで心拍数や呼吸数が増加するなど興奮状態が長くなったという研究結果もあるほど、その効果は絶大です。
座った状態のまま長時間作業することへの健康リスクを考えると、会議中だけは立った状態で過ごすことも悪くないでしょう。さらに、全身の血流が良くなることで眠気防止にも非常に高い効果が期待できます。その結果、会議時間短縮にもつながるのでおすすめです。

会議中の内職を防止する効果が期待できる

NTTデータが2012年に実施した調査結果によると、会議中に内職をする社員のいる企業は調査した企業のおよそ4割に及ぶことがわかりました。無駄な会議が多いことや会議によって通常業務が滞ってしまうなどの理由により、多くの社員が会議中に別の業務を進めてしまっているのです。
しかし、スタンディングミーティングを行うことで内職できる環境を排除しながら、効率的に短時間で会議を終えられます。参加する社員に集中してもらいたいと考える企業の方はぜひ導入を検討してみてください。

オフィス・事務所でスタンディングミーティングを導入する際の注意点

賃貸オフィスや事務所で立ちスタイルの会議を行う場合は、事前に押さえておきたいポイントがあります。

会議の所要時間や話し合いの内容によっては非効率になるケースも

立ちスタイルで会議を設けることで、プロジェクトの進捗状況の報告や簡潔に話し合いが完結する議題を話し合う場合にぴったりのスタイルです。
しかし、会議の参加中ずっと立ち続けなければならないため、じっくりと長い時間をかけて話し合いが必要な議題やより深く意見交換が必要な会議には向いていません。長時間立ち続けることで体力的にも精神的にも大きなストレスを感じる可能性もあります。
そのため、会議の所要時間や議題の内容によっては、着席した状態で会議を実施するのがおすすめです。

参加人数に上限を設ける

立ったままミーティングを行う場合は、参加人数に配慮することが重要です。参加者が多すぎる場合は、伝達がうまくいかなかったり、うまく意見交換ができなかったりしますので、参加する人数に制限を設けるなどの工夫をしていきましょう。おおむね2〜6名の人数が理想的な参加人数と考え、スペースを設置してください。

参加者への配慮をする

年齢や健康状態によっては、立ったまま会議に参加することが難しい参加者も存在します。会議の参加メンバーを確認し、立ったままの状態で会議を進行できるか確認してみてください。
例えば、持病がある方や足の不自由な方、そして妊娠中の方などが参加する場合は要注意です。参加者のうち一人でも苦痛に感じる方がいる場合は、会議のスタイルについて配慮してください。

導入コストを把握する

立ちスタイルでミーティングを開くためには専用のデスク等を設置する必要がありますが、一般的なデスクと比較してどうしても相場が高く、導入コストがかかってしまいます。デスク以外にも、パーテーションなどの備品の設置が必要な場合もありますので、最終的なコストがどのくらいかかるかも事前に確認しておきましょう。
しかし、生産性が高まることでコスト以上の利益や収益が期待できますので、必要経費として前向きに捉えてください。

スタンディングミーティングの導入を成功させるポイント

立ちスタイルでのミーティングは、省スペースで会議を開催できたり、活発なコミュニケーションが取れたりするなど、様々なメリットがあります。それらのメリットを最大限活かすためにも、導入する際に押さえるべきポイントを見ていきましょう。

短時間でかつ効率的に会議が終えられるような工夫をする

業務効率をアップさせるためにスタンディングミーティングを導入しても、中身のない会議になってしまっては意味がありません。そのためにも短時間で効率的に終えられるような工夫をしていきましょう。例えば事前にミーティングの目的を参加者と共有したり、実施時間をあらかじめ決めておいたりするだけでも、最小限の負担で会議に参加してもらえるはずです。
さらに、予約不要で誰でも気軽に使えるスペースとして設置することで、予約の手間を省くこともできます。

スタンディングミーティング用のスペースを確保する

スタンディングミーティング用のスペースを確保するためには、次のポイントを押さえた上で設置することが大切です。

執務室内に作る

会議室への移動時間を短縮するためにも、すぐに集まれる執務室の一角にミーティング用のスペースを確保してください。参加者の大切な時間を奪うことなく短時間で話し合いができるよう、なるべく移動時間ゼロで行けるような距離感に設置することが大切です。

6名くらいが使用できるスペースを確保する

スタンディングミーティングは、その特性から大人数での開催には向いていません。そのため、最大でも6名程度の人数が収まるくらいのスペースを確保してください。
6名程度の人数が利用できる高さのデスクを用意するだけで、ミーティングスペースに早変わりします。会議室を用意するよりも格段にコストを抑えられるのでおすすめです。

スタンディングイーティング用のデスクを調達する

立ちスタイルのミーティングを効率良く行うためにも、専用のデスクを設置することが大切です。立ったままの作業がメインのため、通常のデスクよりも高めの高さ100cm程度のアイテムをおすすめします。
固定式のデスク以外にも、高さの調整が可能な昇降式タイプを選ぶのも賢明です。立ち作業だけでなく座った状態の作業にも対応できるので、幅広い使い方ができるでしょう。

ホワイトボードやモニターを設置する

立ちスタイルで効率良く会議を進行するためには、デスクだけでなくデスク周辺にホワイトボードやモニターを設置するのも良い方法です。資料や伝えたい内容をモニターなどに映すことで、会議の参加者により内容が伝わりやすくなるでしょう。
キャスター式のアイテムであれば、オフィス内をスムーズに移動できるのでおすすめです。

今回のまとめ

立ったままで話し合いを行うスタンディングミーティングを導入することで、業務効率がアップするだけでなく、参加者の健康維持や集中力向上にも大きな効果が得られます。短時間でかつ少人数の会議を行う場合に最適なスタイルですので、この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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