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オフィスの移転には、多くの作業工程があります。複数のことを短い期間でこなしていく必要があるため、あらかじめスケジュールを立てるのが鉄則です。

しかし、あまりにも多くのタスクがあり、どれから手を付ければよいかわからない方も多いでしょう。今回は、オフィスの移転スケジュールを4ステップに分け、大まかな流れと注意点を解説します。ぜひオフィス移転のスケジュール立案にお役立てください。

オフィス移転までのスケジュール

オフィス移転までのスケジュールをロードマップで示すと、次の図のようになります。

オフィス移転までの期間は6ヶ月程度が目安です。移転までのスケジュールは立案・準備・作業・検証の4ステップに分かれます。それぞれのステップで取り組むべきタスクを確認しましょう。

【〜6ヶ月前】 オフィス移転の計画を立てる

まず、オフィス移転の計画を立てるところから始めます。移転プロジェクトの入口にあたる重要なステップとなるため、下記に挙げる5つのタスクを着実に進めることが大切です。

新オフィス移転の目的を明確にする

初めに、オフィス移転の目的を明確にしましょう。
オフィスを移転する目的がぶれてしまうと、移転する理由や移転後の展望を見失いやすくなるため、最初に明確化させておくことはとても重要です。

また、昨今ではテレワークのような新しい働き方が浸透し、オフィス移転は面積の縮小・拡大のためだけでなく、社員の満足度や企業の付加価値向上を実現できるものとなりつつあります。現状と比較して「今後会社がどのようになりたいか」を決めておくことが重要ですね。

併せて、新オフィスのコンセプトも決めておくとよいでしょう。例えば、部署間の連携を強める目的でオフィスを移転する場合、組織単位で部屋を区切らずプロジェクトに合わせて社員が動きやすいオフィスをコンセプトにする、といった具合です。

オフィスを移転する目的が定まれば、その後の作業もスムーズに進められるでしょう。

新オフィスの条件を決める

移転の目的が決まったら、新オフィスの条件を決めましょう。

契約する不動産の条件を細かく決めておくと、候補を絞りやすくなります。主な項目は次のとおりです。

• 立地のよさ
• アクセスのよさ
• オフィス周辺の環境
• 不動産の金額
• 面積の広さ

不動産の契約は慎重さが求められます。譲れない条件と妥協できる条件のすみ分けをはっきりさせておくと、希望に合った物件を探しやすくなるでしょう。

また、オフィスの必要面積は、一人当たりの面積も考慮に入れる必要があるため、こちらの記事も併せて確認しておくとよいかもしれません。
＜関連記事＞
一人当たりのオフィス面積の適正値は？リモートワーク下の算出方法も紹介

新オフィスの調査を行う

オフィスの条件を決めたら、不動産の市場調査や現況調査を実施します。

物件の情報収集や値段の相場などを調べ、気になる物件は下見します。内覧の際は次の4つのポイントをチェックしておきましょう。

• オフィス部分：天井高、設備、窓の位置と向き
• 共有部分：他の企業の入居状況：喫煙室の有無、トイレ・エレベーターの設置数
• アクセス：社員の通勤エリアとの照合、目印となる建物などの有無
• 周辺環境：ランチができる店やコンビニの有無、働く環境にそぐわない店舗の有無

実際に物件を見ると、写真では気付けなかった箇所にも気付けます。特に、オフィス部分の雰囲気や設備は実態が異なることもあるため、細部まで現況調査をしましょう。

新オフィスの契約準備をする

契約する物件を決めたら、契約準備に入ります。

契約条件については、賃料・敷金・礼金・仲介手数料などの料金面で漏れが無いかなどを確認します。資金の用意も併せてしておくとよいでしょう。

そのほか、気になる点があればこのタイミングで聞いておきます。契約後のトラブルなどを未然に防ぐためにも、一つひとつの条件をくまなくチェックし、不明点を無くすことが大切です。

現オフィスの解約予告をする

新オフィスとなる物件を契約し、正式に移転が決定したら、現オフィスの解約予告をします。一度解約予告をしてしまうと撤回ができないので、移転が確定してから行うようにしましょう。

解約予告の時期は、移転する6ヶ月前までと言われています。解約料発生の有無や退去時の条件などを、貸主へ相談しながら退去手続きを進めていきましょう。

【6ヶ月前〜2ヶ月前】オフィス移転の準備を進める

移転先が確定したら、移転準備を本格的に進めていきます。会社の規模が大きく社員が数十名以上いる場合は、移転プロジェクト専用のチームを立ち上げてもよいでしょう。チームで連携して複数のタスクを進行することで、滞りなく移転準備ができます。
作業に取り掛かるまでに、各検討事項を細部まで詰めていきましょう。

新オフィスのレイアウトを決める

1つ目はオフィスのレイアウトについてです。

各部屋の役割を決め、オフィス家具の配置を決めます。従業員の動線も想定して配置を決めることで、快適に働ける環境を実現できます。

また、会議室に応接室の役割も持たせたり、棚をパーテーション代わりに使ったりするなど、部屋や什器に複数の機能を持たせるとスペースの確保につながります。レイアウトの構成に行き詰まった際は、検討してみるとよいでしょう。

新オフィス移転のコストを算出する

オフィスの移転にかかる費用は膨大です。契約費や引越し費用など、想定されるコストを算出し、予算策定の目安にしましょう。おおよそのコストを把握しておくと、予算をかけるべきところと抑えるべきところが明確になります。経理担当者に協力を仰ぎ、費用算出を進めましょう。

具体的な費用の内訳や目安については、こちらの記事もご覧ください。
オフィス移転の費用はいくらかかる？算出の注意点や節約術も紹介

新オフィスの工事・什器等を発注する

新オフィスに関して、内装など工事が必要な場合は工事業者へ、物品などの購入がある場合は什器販売業者へ連絡をしましょう。工事の規模や内容、購入すべき什器を整理し、納期や工事開始日については打ち合わせなどで合意を取っておきます。
複数の発注業者に依頼をすると、打ち合わせや管理が煩雑になることも想定されます。ワンストップで対応できる業者を選定するのも良い案でしょう。

工事費や物品購入費を削減する方法もあります。例えば、居抜き物件を選び、そのまま使用したり、既存の什器を新オフィスで使ったりすれば、コストダウンと作業の省略が可能です。移転の目的と予算に合わせて、適切な発注を心がけましょう。

新オフィスへの移転を社員に報告する

費用算出や外注などの主要タスクを完了したら、社内全体にオフィスの移転について説明しましょう。社員全員が同じ方向に進めるよう、プロジェクトの報告と今後の展望を共有することは大切です。
説明時には、移転の目的や新オフィスのコンセプト、作業スケジュールまで事細かに説明しましょう。

なお、移転の報告タイミングは会社の規模でも変わってきます。少人数の会社であれば、新オフィスの契約後に告げると不信感につながるので、契約前に伝えましょう。

【2か月前〜移転まで】オフィスの移転作業をする

移転に向けた準備が完了したら、スケジュールに則り作業を開始します。短い期間で複数のタスクをこなす必要があるため、手際よく進めていきましょう。

新オフィスの工事進捗を確認する

内装や設備などの工事進捗については、随時チェックしておきます。実際に進めていくと、予期せぬことが起きたり変更が生じたりすることもあります。移転日や搬入作業日の調整が必要になる可能性もあるでしょう。臨機応変に対応できるように、状況を常に把握しておくことが大切です。

現オフィスの原状回復工事を行う

現在のオフィスから退去する際には、原状回復工事が必須です。

契約期間内に確実に工事を完了する必要があるため、前もって業者に相談し、日程を調整しましょう。金額の確認も併せて実施します。
なお、工事は新オフィスへの搬入が完了してから開始となります。

新オフィス移転の作業マニュアルを作る

社内で分担してスムーズに作業を進めるためには、作業の順番や方法などを示したマニュアルが必要です。

マニュアルには、次のようなことを記載するとよいでしょう。

• 作業の一連の流れ
• 搬入するもの、廃棄するものの区分
• 搬入の方法
• 廃棄物の処分方法
• 作業日の役割分担

不完全なマニュアルだと、移転作業日に従業員の混乱を招くおそれがあります。できる限り細かく、わかりやすく指示を記載しましょう。

新オフィス移転にともなう書類や届出の準備をする

新オフィス移転に伴い、官公庁への届出が必要になります。主な提出書類は次のとおりです。

基本的に、移転してから数日の間に提出が必要なものがほとんどです。ただし、消防署に提出する「防火対象物使用開始届出書」のみ、移転の前に提出が必要なため注意しましょう。なお、行政書士などに書類作成を代行してもらう場合は、委託する料金も予算に含めておきます。

新オフィス移転を顧客に知らせる

新しいオフィスへの移転は、顧客や会社関係者にも伝えておきましょう。

案内をする媒体によって注意点が変わります。

• ハガキの場合：印刷費やインク代に注意する
• 新聞や広報誌の場合：広告料を事前に確認する
• Webサイトの場合：移転のお知らせが目立つように配置や色味を工夫する

扱う媒体によって作業量も変わるため、予算や他の作業進捗と調整しながら進めましょう。

【移転後】オフィス移転後に必要な手続きと移転の効果検証をする

オフィスを移転してからも、対応すべきタスクが存在します。見落としがちな部分でもあるため、忘れずに実施しましょう。

現オフィスの契約終了手続きを行う

現オフィスの契約を終了するため、原状回復工事や敷金や保証金の返還手続きを実施します。貸主と打ち合わせをし、最後まで良好な関係を保ちながら取引ができるよう努めましょう。

新オフィスの運用効果を検証する

新しいオフィスに移転した後、移転目的が達成されたかどうかや、従業員からの評価など、効果を検証します。

働きやすい環境かどうかや、働き方の変化などを振り返り、良かった点・残念だった点・気になる点など社内の意見を吸い上げます。現場の意見を収集することで、さらなるオフィス改善に役立ちます。

また、不動産会社の中には移転後のフォローをしてくれる業者もあります。効果検証の方法や移転後の課題の炙り出しなど相談できるため、会社選びの際は考慮すると良いでしょう。

まとめ

ここまで、オフィス移転の流れや注意点を紹介してきました。オフィスの移転には相当な業務量が予想されます。スケジュールに則り、早いうちから作業を進めることと、タスク管理を徹底することが重要です。

オフィッコスでは、オフィス運用のご相談から物件紹介、契約手続きや移転後のアフターフォローまで、お客様に寄り添ったサポートを実施しています。移転スケジュール立案のご提案もできますので、ぜひ気軽にお問い合わせください。