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オフィスの掃除と整理整頓のテクニック
整理整頓され、清潔に保たれているオフィスで仕事をすることは、とても気持ちがいいものです。しかし、清潔で整理されたオフィスを心がけていても、掃除や整頓のコツがわからないとなかなか長く続かないこともあります。
この記事では、オフィスを清潔に保つコツや掃除方法、そして、オフィスを整理整頓するメリットやコツを詳しく解説します。
【目次】
1.オフィスをきれいに保つコツ
2.デスク周り・オフィスチェアの掃除方法
3.床・カーペットの掃除方法
4.スチール棚の掃除方法
5.オフィスを整理整頓するメリット
6.オフィスを整理整頓するコツ
7.今回のまとめ
オフィスをきれいに保つコツ
オフィスの掃除は、毎日～数日に1度行う日常的な掃除と、年に1～2度行う定期的な清掃に分かれます。日常的な清掃は従業員が行うことが多いですが、定期的な清掃は従業員が普段掃除しない箇所や、窓の外側など、簡単に掃除できない箇所にあたるため、清掃会社に依頼することが一般的です。
まず、従業員が日常的に行う掃除ですが、日常的な掃除はコツをつかんで行うとより効果的です。オフィスの日常的な掃除のコツは、掃除や整理整頓を習慣化することです。普段使用するデスクやオフィスチェアは個人で責任を持ち掃除する必要があります。その他の場所については掃除箇所や掃除当番を決めておくと、日常の掃除を習慣化できます。
規模の大きな企業では、日常的に清掃員がオフィス内を清掃することも一般的ですが、中小企業ではそこまで予算がまわらないこともあるでしょう。しかしながら、その場合でも、日常的に行う掃除はそこまで範囲が広くないため、従業員が協力して行えば習慣化できるはずです。掃除を行う曜日や掃除当番を決めておくメリットは、汚れがひどくなる前に掃除ができることです。気が付いた時に掃除をするやり方だと、すでに汚れやごみが溜まっているため掃除も大変になりますが、週3回など定期的に掃除を行っていれば汚れもたまらず、掃除も簡単にできます。
デスク周り・オフィスチェアの掃除方法
毎日作業をするデスクは、仕事の効率化を図るためにも常に清潔にしておきたい箇所です。デスク周りと、意外に汚れやすいオフィスチェアの掃除方法を確認していきましょう。
デスク周り
デスク周りの掃除は、従業員それぞれが責任を持って行いましょう。掃除の頻度は毎日、もしくは2日に1度は行ってください。デスク周りで掃除したい箇所は、パソコン・キーボード・デスク上です。デスク上は、デスクで昼食や飲み物を取る場合は、毎日掃除をした方が良いでしょう。
デスク上は厚手の掃除用ウェットシートを使い、ホコリや汚れ、食べ物の食べこぼしや飲み物のシミなどをしっかり取ってください。厚手のウェットシートは使いやすく、デスク上だけでなく引き出しの外側などもついでに掃除することができます。
パソコンの画面部分はダスターで掃除してください。キーボードは隙間にホコリや汚れが溜まりやすいので、しっかり掃除しましょう。キーボードの隙間は綿棒では細かい箇所が掃除できないので、空気を噴射するエアダスターを使用して掃除することをおすすめします。
オフィスチェア
オフィスチェアも体が触れる箇所なので意外と汚れやすいです。特に汗をかく夏場は毎日～2日に1度は掃除をする習慣を付けましょう。
オフィスチェアの掃除の仕方は、チェアの素材により異なります。布張りのチェアの場合は雑巾やタオルで掃除します。ぬるま湯に雑巾をつけてからしっかりと水気を取り、汚れた部分をたたくように拭いてください。布は汚れた部分をこするとさらに汚れが広がるため、その点は注意してください。革張りのチェアの場合は革専用のクリーナーを使用して掃除しましょう。水で掃除するとシミになってしまうので、注意が必要です。
ビニールレザーやメッシュタイプのチェアの場合は、雑巾やタオルで水拭きしましょう。汚れがひどい場合は、重曹や中性洗剤を少量入れて掃除すると効果的です。
床・カーペットの掃除方法
床はホコリやごみ・髪の毛などが溜まりやすいため、オフィスで最も汚れやすい箇所です。オフィスによってはフローリングのオフィスとカーペット張りされたオフィスがあります。それぞれの掃除方法を見ていきましょう。
床
フローリングの床は、掃除機とモップで掃除をします。床はできれば2～3日に1度は掃除をしてください。掃除機でホコリやごみを取ってから、モップをかけましょう。掃除機は同じ箇所を2往復以上するとごみの取り残しが減り、効果的に掃除ができます。モップは普段は水拭きで構いませんが、汚れやシミがある場合は中性洗剤を水に小量混ぜてモップがけすると、汚れが落ちやすくなります。
カーペット
カーペットも2～3日に1度の頻度で掃除をすることをおすすめします。カーペットは掃除機で掃除しますが、床のモップ掛けと同じように、同じ箇所を2往復するとごみの取り残しが減ります。
カーペットにシミや汚れがある場合は、雑巾やタオルを濡らして、叩くように汚れを取ってください。その際も、食器用洗剤を少量含ませた雑巾できれいにするといいでしょう。
スチール棚の掃除方法
オフィスにはよくスチール棚が使用されるので、スチール棚の掃除方法も紹介します。スチール棚は手垢が付きやすいので、他の掃除箇所のように頻繁ではなくても、1～2週間に1度は掃除をすると清潔に保てます。
スチール棚の掃除に必要なアイテムは、中性洗剤と雑巾・ハンディモップです。まずは、きれいな雑巾で棚全体を乾拭きします。ハンディモップがある場合はハンディモップで棚全体をやさしく触るように動かして掃除してください。棚の表面のホコリが取れたら、次は中性洗剤を使い水拭きします。洗剤は弱酸性ではなく中性の商品を使いましょう。水垢や黒ずみがある場合は、よく絞った雑巾に中性洗剤を少量付けて汚れた場所をこすってください。汚れが取れたら、雑巾に付いた洗剤をよく落として、もう一度水拭きします。最後に、乾いたきれいな雑巾で乾拭きして仕上げてください。
スチール棚を掃除する時の注意点は2つです。まずは、中性洗剤を多く使用しないこと。そして、もう1つはアルコール系の洗剤を使用しないことです。シンナーやアルコール系の洗剤は非常に強力なため、物質を溶かすことがあります。スチール棚に使うと、表面の塗装が剥がれてしまうこともあるので、その点は注意してください。
オフィスを整理整頓するメリット
デスク周りやオフィス全体を整理整頓することには、いくつかのメリットがあります。整理整頓されたオフィスで働くメリットは主に3つです。
1つ目は、仕事に集中できること。もちろん整理整頓の定義は人それぞれで、物が散らかっていても平気な人もいます。しかし、一般的に考えるとデスク周りに物が散らかっていては、仕事に集中できる環境とは言えません。デスク周りが常に整っていれば、気持ちもしゃきっとなり仕事の効率化も期待できます。また、集中力が足りないとミスが起こりやすくなるため、集中できればミスを低減でき、仕事の質も上がることでしょう。
2つ目は時間の無駄を防げることです。オフィスやデスク周りが整理整頓されているということは、物を見つけやすいということになります。物があちらこちらに散らばっていては、大切な書類を探す時間が無駄になります。無駄な時間が出なければ、業務により多くの時間を使うことができるため、全体の効率化につながります。
3つ目のメリットは、書類の紛失を防げる点です。デスクやオフィス全体が整理整頓されていないと、大切な書類がどこにあるかわからないこともでてくるでしょう。常に、書類やファイルがきちんと整理されていれば、そのようなこともなくなり安心です。
オフィスを整理整頓するコツ
個人としても企業としても、整理整頓されたオフィスを保ちたいと願うのは当然のことです。しかし、整理整頓のコツがわからず、どこから始めていいかわからないという企業もあるでしょう。ここからは、整理整頓されたオフィスを保つコツを紹介します。
使う頻度により場所を分ける
まずは、デスク周りの物を全て見直して、使う頻度ごとに大まかに分けてみましょう。ペンやホッチキスなど毎日使うものだけでなく、ほとんど使用しない資料といったものも混ざっているはずです。同じ文房具でも毎日使う物は引き出しの手前に、あまり使わないものは引き出しの奥の方に収納すると、非常に使いやすくなります。
また、あまり使用しないファイルや資料等は処分するか、資料室に保管するなどして、デスク周りには本当に使う物のみを残すようにしましょう。
使った物は定位置に必ず戻す
整理整頓が得意な人は、使用した物はすぐに元の場所へ戻します。そうすることで、デスク周りに無駄な物が増えることだけでなく、物の紛失も防ぐことができます。従業員みんなが使う物は、定位置を決めて従業員全員でその情報を共有しましょう。他の人と共有している物は、必ず定位置へ戻す必要があるため物の整理がしやすくなります。業種にもよりますがハサミやテープといった使用頻度の少ないものは、共有の定位置に収納しておく方が、各従業員のデスク周りも整理しやすいです。
物を増やさず上手に収納する
いらない物を捨てることも大切ですが、整理されたデスク周りやオフィスを保つには、物を増やさないことも大切です。デスクやオフィスの空間は限られているので、不必要な物を増やすと、整理整頓がしにくくなります。また、ファイルボックスや収納グッズを利用したり、デスク下のスペースを利用するなどして、上手に収納するように心がけましょう。
今回のまとめ
オフィスの掃除や整理整頓のコツを紹介しました。オフィスの日常的な掃除は、掃除を行う曜日や掃除当番を決めて行うと習慣化し、常にオフィスをきれいに保てます。また、オフィスやデスク周りの整理整頓は、物を置く定位置を決め、いらない物といる物に分けて、物を増やさないといったことがコツになります。清潔で整理されたオフィスは、作業の効率化につながるので、ぜひ掃除や整理整頓のコツをつかみ実行してください。
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