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ベンチャー企業のオフィス移転までの流れと注意するポイント
創業間もないベンチャー企業やスタートアップ企業にとって、オフィス移転は大きな決断です。資金やマンパワーが限られているなか、どのようにオフィス移転をするかによって、その後の企業の成長を大きく左右すると言っても過言ではありません。
ここでは、ベンチャー企業やスタートアップ企業におけるオフィス移転の流れや移転時に注意すべきポイントをご紹介します。
ベンチャー企業が賃貸オフィスを選ぶ時のポイント
ベンチャー企業に限らず、オフィス移転を効率よくスムーズに進めるためには、賃貸オフィスを選ぶ際に大切なポイントを押さえておかなければなりません。ここでは、ベンチャー企業にとってオフィス移転するメリットと、移転先のオフィスを選ぶ際に重要視すべきポイントをご紹介します。
ベンチャー企業がオフィス移転する3つのメリット
ベンチャー企業がオフィス移転することで様々なメリットがもたらされます。
企業のイメージアップ
立地条件の良いエリアにオフィスを構えることで、顧客からの信頼度が増し、結果的に企業のイメージアップやブランディングに繋がるでしょう。特に、企業ブランディングには立地が深く関わっています。
同業種の集まるエリアにオフィスを構えることで、自社のブランド力やイメージアップの促進が可能です。
従業員満足度やエンゲージメントの向上
ベンチャー企業やスタートアップ企業の場合、少人数で事業をスタートするケースがほとんどではないでしょうか。起業当初はレンタルオフィスやコワーキングスペースを利用し、事業が軌道に乗った段階で自社オフィスを構えるケースも少なくありません。
従業員にとって、自社オフィスを持つことがモチベーションアップに大きく貢献します。また、勤務条件としてオフィスの立地を挙げる人も多いため、従業員の通勤の利便性を考えてオフィスの立地を考えることも重要です。その結果、従業員の満足度や企業に対するエンゲージメントも向上するでしょう。
情報収集力の向上
同業種のライバルのオフィスや取引先、さらに政府機関などと近いエリアにオフィスを構えることで、企業の情報収集力がアップします。距離が物理的に近いことで、企業同士の打ち合わせもしやすくなり、情報交換や交流の機会が増え、企業としての情報収集効率が高まるでしょう。
スピーディーに必要な情報を入手することは、企業として成長するために必要なスキルの一つですので、意識すべきポイントです。
ベンチャー企業が賃貸オフィスを選ぶ際のポイント
ここからは、ベンチャー企業が賃貸オフィスを選ぶ際に押さえるべきポイントをご紹介します。
今後の事業展開を見据える
ベンチャー企業に限らず、オフィス移転を考える際にまずすべきことは、今後の事業展開をしっかりと見据えることです。例えば、直近数年間でどの程度従業員数を増員するか、新規事業を展開していくか、さらにその事業規模などを踏まえて、組織をどの程度拡大していくかについてしっかりと考慮する必要があります。
従業員の増員を検討している場合は、少し広めのオフィスを検討しなければなりませんが、予想以上に会社規模が大きくなることで、短期間での増員が必要なケースも考えられます。
そのような事態に備えるためにも、解約時に違約金が発生しない物件を中心に移転先を検討するのもおすすめです。
条件の優先順位をつける
移転後の事業展開を明確にしたとしても、希望の条件をすべて満たすような物件を探すのは難しいかもしれません。物件選びをする上で初期費用やランニングコスト、立地や広さ、その他設備など様々なポイントが挙げられます。それらの中から、企業にとって優先順位の高い項目をつけた上で物件選びをするのがおすすめです。
会議室などの設備の有無や交通の利便性など、具体的なところまで掘り下げて考えることで、採用時のオフィスの魅力向上に繋がるはずです。事業展開や企業戦略を考慮して、それらに合った要素を検討してください。
オフィス形態から選ぶ
オフィスを移転する際に決めるべきなのがオフィス形態です。オフィスと一言で言っても、賃貸オフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースなど様々な形態が存在し、それぞれで特徴や費用が大きく異なります。
レンタルオフィスやコワーキングスペースは、初期費用やランニングコストを抑えられますが、セキュリティ性や従業員の満足度を考えるとあまりおすすめはできません。
賃貸オフィスはコストが掛かるだけでなく、インフラ整備などに手間がかかるものの、クライアントからの信頼度を高められるだけでなく、こだわりの空間に仕上げられるため、オフィス移転を検討しているベンチャー企業におすすめのオフィス形態です。
賃貸オフィス移転への準備期間やスケジュールの組み方
賃貸オフィスの移転に必要な準備期間や具体的なスケジュールについてご紹介します。
オフィス移転に必要な期間とは
一般的に、オフィス移転するために必要な期間は1年です。退去したい時期から逆算してその旨を半年前に管理会社に連絡する必要があるため、移転を決めてすぐに退去できるわけではありません。
移転先の条件を決めるなどの検討期間や内装工事、さらには引っ越し作業などを含めると1年近い時間がかかると考えてください。
移転を行う際にやるべきこと
オフィス移転を検討したら、次の手順で移転準備を進めていきましょう。
・移転目的を明確にする
・解約予告時期を確認する
・移転先のオフィスを選ぶ
・移転計画を立案する
・諸々の工事を手配する
・移転に必要な手続きを行う
・引っ越す
・関係官庁への届出を行う
・現状復帰工事を依頼する
まずは、移転目的を明確にすることが大切です。方針が不明確であればあるほど、物件探しやオフィスレイアウト、オフィス家具選びが難航してしまいます。オフィス移転をスムーズに進めるために移転計画を担当するチームや担当者を任命するのもおすすめです。
その後、解約予告時期を確認してから移転先のオフィス選びをしていきましょう。引っ越し先が決まったら移転計画を立案し、社内全体に共有していきます。
具体的な手順がわからない場合は、契約する不動産会社に相談するのもおすすめです。信頼できる不動産会社であれば、諸々の手続きなどのサポートも行っているため安心して移転準備を進められるでしょう。
準備期間やスケジュールが変更しても慌てないためには
オフィス移転をする際は、費用や手間が掛かるだけでなく、場合によってはスケジュール通りに進まずトラブルに巻き込まれてしまうケースも少なくありません。
ここからは、ベンチャー企業がオフィス移転をする際に注意すべきポイントをご紹介します。
移転にかかる費用をあらかじめ把握しておく
オフィス移転をする前に、移転にかかる際の費用をあらかじめ把握してください。
ベンチャー企業のオフィス移転にかかる費用は、大きく分けると引越費用、新事務所開設の費用、そして旧事務所の現状復帰費用の3つです。
引越費用は、社員一人につき2〜 3万円程度が相場。業者が運搬しにくい物件であればあるほど、費用が割高になります。新事務所開設の費用には、敷金礼金、保証料などの賃貸契約に必要な初期費用、さらに内装工事費用、そして通信設備工事費用などがあります。敷金は50坪程度で賃料の4〜8ヶ月、内装工事は1坪あたり10万円が相場です。オフィスの規模や立地条件によって異なりますが、賃貸オフィスを借りる場合は1,000万円以上かかるケースも少なくありません。
少しでも費用を抑えたい場合は、居抜き物件やフリーレントシステムの活用も検討してください。
審査の通りにくさを理解しておく
企業としての実績が少ないベンチャー企業にとって最も大きな課題となるのが審査の通りにくさでしょう。移転に伴う費用が十分あったとしても、不動産会社やオフィスのオーナーからの信頼を得なければ入居は難しいのが現実です。
入居の際の一つの基準となるのが業績です。事業が赤字の場合や会社を設立したばかりの状態では、入居は困難と考えてください。設立年数が浅い場合は、調査が入るケースも少なくありません。事業計画書などをしっかりと作り込んで、企業としての魅力や将来性をアピールすることが大切です。
信頼できる不動産会社に依頼する
スムーズなオフィス移転を実現するためには、信頼できる不動産会社に相談・依頼することが鉄則です。不動産会社としての実績はもちろんですが、オフィス仲介の実績があるかを必ず確認してください。オフィス仲介に精通している不動産会社であれば、一般的に出回っていない物件情報をはじめ、新たな物件情報を素早くキャッチできるはずです。
物件に関する豊富な情報を所有しているか、そして自社の将来のビジョンに共感・共有できるかどうかも不動産会社を選ぶ際の大切なポイントと言えるでしょう。
今回のまとめ
ベンチャー企業のオフィス移転をする場合は注意点を押さえておくことが必要です。オフィス移転をする際は、まとまった初期費用はもちろんのこと、ランニングコストもかかってきます。せっかくお金をかけてオフィス移転をしたのに失敗しないよう、企業としてのビジョンを明確することが非常に重要です。今回ご紹介した手順やポイントを参考にしながら、自社に最適なオフィスを探してみてください。そして、スムーズなオフィス移転を実現するためにも信頼できる不動産会社に依頼することをおすすめします。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
