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賃貸オフィスに個室ブースを作る方法と注意すべきポイント
オフィスの移転や改装、レイアウトの変更に伴って、オフィス内に個室ブースの設置を検討している方も多いのではないでしょうか。個室ブースは、社員の集中できる環境づくりや感染対策にもなることから、様々な業態のオフィスにおいてニーズが高まっています。
ここでは、賃貸オフィスに個室ブースを設置する方法や設置する際に注意すべきポイントをご紹介します。
1.賃貸オフィスに個室ブースを作る方法とオーナーの許可を取る必要性
2.箱型の個室ブースを導入する方法もある
3.個室化やパーテーションの設置の際は天井のタイプや消防法の確認が必要
4.今回のまとめ
賃貸オフィスに個室ブースを作る方法とオーナーの許可を取る必要性
近年需要が高まっている個室ブースは、賃貸オフィスにも導入しやすいアイテムがたくさんリリースされていることから、オフィスレイアウトを変えたい場合に重宝します。従業員の作業効率はもちろん、従業員エンゲージメントを高めるためにも有効です。
ここでは、個室ブースがどのような設備なのか、そして個室ブースを設置するメリットや具体的な設置の流れについてご紹介します。
個室ブースとはどのような設備？
個室ブースとは、周囲の環境に左右されずに1人で作業に没頭するためにオフィス内に設置するワークスペースのことです。パーテーションで間仕切りするだけのタイプから、完全個室のタイプまで様々なタイプがあり、オフィスのニーズや予算に合わせて好みのタイプを設置できます。
個室ブースを設置するメリット
賃貸オフィスに個室ブースを設置するメリットをご紹介します。
業務効率の向上が期待できる
個室ブースを導入するメリットとして、周囲の視線や音を気にせずに作業に没頭できることが挙げられます。主に、一人で黙々と作業に集中する機会の多いクリエイティブな業務が多いオフィスにおすすめの設備です。
集中して作業に取り組むことで、結果的に業務効率の向上に繋がります。また、いつもと違う場所で作業することで気持ちの切り替えができ、より高い生産性が期待できるでしょう。
Web会議などのオンラインコミュニケーションがしやすくなる
個室ブースは防音性に優れていることから、Web会議やオンライン商談などにも活用できます。限られたオフィススペースの中で会議室の設置が難しい場合は、個室ブースを活用して会議や商談の際も集中して対応できるでしょう。
専用の設備を設けられる
用途や目的に合わせた個室ブースを設置できるのも大きなメリットです。
例えば、Web会議やオンライン商談用のブースとして設置する場合は、Webカメラやスピーカー、マイクなどの設備を常設しておくと便利です。
また、1on1ミーティング用スペースとして個室ブースを活用する場合は、会話がしやすいようなレイアウトを意識することで、リラックスした状態で会話が弾むでしょう。
このように、個室ブースを設置する目的に合わせて専用スペースを作ることで、従業員にとって働きやすいオフィスを実現できます。
オフィスに個室ブースを設ける際の基本ステップ
賃貸オフィスに個室ブースを設ける際は、まず個室ブースを設ける場所を決めていきます。その後、どのような方法で個室ブースを設置するかを検討してください。
個室ブースの設置スタイルが確定したら、カラーや素材などの内装や設備に関する細かな内容を決めていきます。設置工事が必要な場合はオーナーに確認しなければなりません。
その後、業者からの見積もりを取り、内容に問題がなければ設置スケジュールを確定していきます。
設置方法や設置規模によって工事が必要になったり、設置期間が長くなったりしますので、業者と相談をしながら、オフィスにとって最適な方法を探してください。
オーナーへの許可取りは必須？
オフィス内に個室ブースの設置に工事が必要な場合は必ずオフィスビルのオーナーに設置可否を確認しなければなりません。オーナー側に確認を取れないと、設置する際にどのような工事を実施できるかどうかを判断できないからです。
万が一、設置できたとしても退去時に原状回復を求められるケースがほとんどです。退去時に余計な費用がかかってしまうことを防ぎ、設置後に大きなトラブルに発展しないためにも、工事が必要な個室ブースを設置する際は必ずオーナーに許可を取ってください。
箱型の個室ブースを導入する方法もある
個室ブースを導入する際は、ニーズや予算に合わせて様々な方法から選択可能です。ここからは、個室ブースを設置する具体的な方法について解説します。
個室ブースを設置する方法
個室ブースをオフィスに導入するには、主に次の3つの方法があります。
パーテーションで間仕切りする
パーテーションを活用して空間を仕切ることで、コストをかけずに誰でも手軽に個室ブースを導入できます。オフィス用パーテーションは、1枚5,000円程度から購入できるため、なるべく低コストで設置したい方におすすめです。
ただし、見栄えを大事にしたい方や防音性を高めたい方は、これからご紹介する他の方法を使って設置を検討してください。
パネルデスクを活用する
パーテーションと同様に手軽に導入できるのが、パネルデスクを活用する方法です。パネルデスクの多くは組み立て式を採用しており、軽量かつ安価な点が大きなメリット。もともとのデスクに取り付けるタイプもあるため、スペースの限られたオフィスであっても導入しやすいでしょう。
簡単に折りたたんで持ち運べるポータブルタイプもあるため、フリーアドレス制を採用しているオフィスでも手軽に導入できるのがうれしいポイントです。
完全個室ブースを採用する
周囲の雑音から解放されて、より集中できるワークスペースを確保できるのが完全個室ブースです。昔の電話ボックスのように扉を開けて入るタイプの個室タイプとなっているため、Web会議やオンライン商談に参加する際も安心して対応できます。
大きさも大小様々あるため、ある程度大きいブースであれば、ミニ会議室として活用可能です。
個室化やパーテーションの設置の際は天井のタイプや消防法の確認が必要
ここからは、個室ブースを設置する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。おすすめの設置場所をはじめ、設置する際の注意点を解説するので参考にしてください。
個室ブースに効果的なおすすめの設置場所
個室ブースを設置する際におすすめの設置場所についてご紹介します。
人の動きの少ない場所
オフィス内に個室ブースを設けるためには、ある程度の広さを確保する必要があります。オフィスのエントランス付近に個室ブースを設けてしまうと、混雑や騒音、人通りの多さが気になってしまい、集中して作業できません。執務スペースなど他のエリアとの関係性も考慮した上で邪魔にならない場所を選んでください。
エントランス以外にも、従業員の往来が激しい場所は避けて、なるべく窓側や部屋の四隅などのスペースに設置するのがおすすめです。
騒音や雑音が少ない場所
個別ブースを設置する際は、なるべく周囲の雑音や騒音が少ないエリアを設置場所として選びましょう。そうすることで、利用者の心的ストレスが軽減されます。
間仕切りや壁があることによって、他の従業員たちの視線を遮る効果も期待できるため、音だけでなく視線に対しても配慮することが重要です。
設置コストを抑えたい場合は、パーテーションに吸音材やカーテンなどを組み合わせてオリジナルの個室ブースを作成することもできます。
個室ブースを設置する際の注意点
ここからは、個室ブースを設置する際に注意すべきポイントをご紹介します。
メーカーのお試し期間を活用する
完全個室タイプの個室ブースを設置する際は、本格導入の前にトライアル期間を設けている業者がほとんどです。導入する際にはまとまった初期費用がかかるものも多いため、実際に利用した上で、使い勝手やデザインの良さ、さらにはサイズ感などを確認してください。
設置場所に関する課題を事前に解決しておく
個室ブースを導入する際に一番課題となるのが、設置スペースの確保です。設置する際の物理的スペースがなく泣く泣く設置を諦めたという事例も少なくありません。
設置する際のスペースはきちんと確保できているか、そしてスペースが確保できていない場合はオフィス家具を撤去するなどの対策を取るなどして、実物のブースが到着するまでに課題を解決してください。
利用時間などの具体的なルールを策定する
個別ブースを設置する最大の目的は、従業員が集中できる空間を提供することにあります。そのため、個別ブースを利用している従業員に対しては緊急時以外に話しかけることは避けるなど、運用するための具体的なルールを策定することが大切です。
その他にも、飲食の可否や利用時間に制限を設けるか否か、そして通話や私語を禁止するブースと通話可能なブースを分けて設置するなど工夫することで、より快適なワークスペースを提供できるでしょう。
天井の高さや消防法を確認しておく
完全個室型のブースを設置する場合は、所轄の消防署への申請や届出が必要です。パーテーションや壁などで天井まで閉じてしまうタイプは消防法に抵触してしまうため、注意が必要です。
設置状況によって必要な手続きも大きく異なりますので、事前によく調べた上で必要な手続きを行ってください。
今回のまとめ
オフィスの一角に個室ブースを設置することで、オープンスペースでのWeb会議やオンライン商談などで抱えていた課題の解決に繋がるかもしれません。また、従業員の生産性の向上や働きやすいオフィス環境の整備にもなるため、従業員の満足度を高められるはずです。
個別ブースを導入する際は、従業員たちにヒアリングをしながらニーズを把握することから始めてください。検討から導入までしっかりと計画をした上で進めて、すべての従業員が満足する環境を構築していきましょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
