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設置場所や必要備品はどうする？タッチダウンオフィスを作る時のポイント
働き方改革や感染症対策などの観点から、柔軟な働き方が求められている中で注目を集めているのが「タッチダウンオフィス」です。タッチダウンオフィスとは、テレワーク中の従業員をはじめ、出張者や外回りの営業担当者が一時的に仕事をしたい場合に利用できるスペースのことで、新しいオフィスのかたちとして認知度が高まっています。
ここでは、タッチダウンオフィスの概要や導入する際のポイント、おすすめの設置場所について詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
一時的な仕事ができるスペースにするための備品
タッチダウンオフィスには、テレワークによるコミュニケーション不足を解消したり、業務効率を向上させたりと様々な効果やメリットが期待できます。ここでは、タッチダウンオフィスの概要をはじめ、導入するメリットについて見ていきましょう。導入時に準備すべき備品についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
タッチダウンオフィスとは
タッチダウンオフィスとは、テレワーク中の従業員を始め、社外で活動する社員が、パソコン作業や書類チェック、印刷物のプリントなど、一時的に業務にあたるためのスペースのことです。
タッチダウン（touch down）とは、直訳すると「着陸」や「到着」を意味する言葉で、ビジネスシーンにおいては従業員が作業目的で気軽に利用できるオフィスやスペースを意味します。
タッチダウンオフィスは、交通の便が良いターミナル駅周辺に設置されるケースが多く、外出時に気軽に立ち寄れるように設置されています。もちろん、通信環境や電源など、業務するために必要な設備が整っているため、カフェや飲食店などを利用するよりも、集中して業務にあたれるのが特徴です。
タッチダウンオフィスはどんな企業に向いている？
タッチダウンオフィスは、次のような企業に向いている設備です。
・生産性の向上を目指したい
・オフィスのスペース不足を解消したい
・社内コミュニケーションを活発にしたい
・社員のメンタルヘルス管理に課題を感じている
・より柔軟な働き方を実現したい
特に、テレワークの導入などによって働き方改革を推進したい企業、テレワーク導入後にコミュニケーション不足の課題を抱えている企業におすすめです。
タッチダウンオフィスを導入するメリット
タッチダウンオフィスを導入することで、様々なメリットがもたらされます。
社内コミュニケーションが活発になる
タッチダウンオフィスは、テレワークなど社外で業務にあたる従業員が自由に利用できるスペースです。同じスペースで作業する従業員同士が自然にコミュニケーションする場所とも言えるでしょう。
業務効率が向上する
自席でのみ作業ができない環境では、出先や社内の離れたところにいる場合に移動に時間と手間がかかります。タッチダウンオフィスを設けることで、移動時間のロスや従業員の負担を軽減できるため、業務効率の向上にも大きく寄与するでしょう。
社員のリフレッシュ効果を期待できる
ずっと同じ席で業務にあたるとどうしても煮詰まってしまったり、集中力が途切れてしまったりするかもしれません。しかし、タッチダウンオフィスを利用して作業場所を変えることで気分転換が可能です。気持ちをリフレッシュさせて集中して作業をすれば、生産性も上がります。
様々な用途で活用できる
タッチダウンオフィスは、少人数での打ち合わせや会議、さらに休憩スペースなど作業以外の目的でも利用できます。社内のデッドスペースを有効活用する手段としてもおすすめですので、オフィス縮小を検討している企業にも役立つでしょう。
タッチダウンオフィスのおすすめの設置場所
タッチダウンオフィスを自社オフィス外に設置する場合は、コワーキングスペースやシャアオフィスを利用するのが一般的ですが、どうしても初期コストや維持費がかかるため、気軽に導入できないのがデメリットです。
しかし、実際にはお使いのオフィス内にタッチダウン用スペースを作ることも可能。ここからは、タッチダウンオフィスやスペースのおすすめの設置場所や、自社オフィス内でのタッチダウンスペースの作り方をご紹介します。
タッチダウンオフィス・スペースのおすすめの設置場所
自社オフィスの外にタッチダウンスペースを設ける場合は、交通の利便性の高いコワーキングスペースやシェアオフィスを契約するのが一般的です。それらの施設は、すでに業務にあたる上で必要な最低限の設備が整っているので、備品等を購入しなくてもすぐにタッチダウンスペースとして利用できるでしょう。契約する際は、利用人数に合わせたスペースを確保できるよう確認してください。
自社オフィス内にタッチダウン用スペースを設置する場合は、どこにスペースを設置するかがとても大切なポイントです。人通りが多く、行き来しやすい出入り口付近に設置することで、多くの従業員が利用できるスペースとなるはずです。また、書庫や資料室など、業務をする執務スペースから離れたところに設置することで集中して作業しやすくなるでしょう。
自社オフィス内にタッチダウンスペースの作り方
オフィス内の一部をタッチダウンスペースとして活用する場合は、社外に設置するよりもコストをかけずに気軽に導入できるのでおすすめの方法です。ここからは、自社オフィス内にタッチダウンスペースを設ける際の作り方についてご紹介します。
タッチダウンスペースを設ける場所を設定する
まずは、タッチダウンスペースの設置場所を選定していきましょう。オフィスの出入り口付近や休憩スペース周辺、さらには人が行き来しやすく、部署間を人が行き交う動線を意識して設置するのがおすすめです。
必要な備品や家具を設置する
タッチダウンスペースの設置場所を確保できたら、必要な備品やオフィス家具を設置します。電源スペースや通信環境を整備することはもちろん、資料を保管するための書類棚やプリンター、スキャナーなど、業務内容によって必要な備品を設置していきます。
デスクも、短時間の作業だけであれば省スペースに収まるスタンドデスクがおすすめです。社員同士の情報交換や話し合いの場を設けたい場合は大人数に対応したテーブルを設置するのも良いでしょう。
従業員がパソコンさえあれば作業できるよう意識した空間づくりを心がけてください。
従業員に告知する
タッチダウンスペースの設置が完了したら、従業員に設置した旨を伝えます。誰がどのような目的で使用するために設置したかを明確に伝えることで、より多くの従業員に活用してもらえるようになるでしょう。
従業員に利用してもらうための周知方法とポイント
タッチダウンオフィスの導入で様々な恩恵を受けるためにも、社員が気軽に利用できる仕組みづくりをすることがとても大切です。ここからは、タッチダウンオフィスを設置する際に押さえておくべきポイントをご紹介します。社外・社内など設置場所を問わず共通する内容ですので、ぜひ参考にしてください。
タッチダウンオフィスの導入を成功させるためのポイント
タッチダウンオフィスの導入を成功させるためには、社内告知とコミュニケーションしやすい空間作りがポイントです。スムーズに導入、運用していくためにもこれら2つのポイントは必ず押さえてください。
社内告知を必ず実施する
社内告知が不十分だと、従業員が利用を躊躇ってしまったり、存在自体を認識していなかったりするなど、利用率が下がるリスクが高まります。社内告知をする際は、すべての従業員を対象に一連の情報を周知しなければなりません。
より多くの従業員に活用してもらうためにも、空いていたら誰でも利用できる場所にするのが理想的です。
社内で自然なコミュニケーションが生まれる空間づくりを意識する
空間デザインによって、社内のタッチダウンスペースを気軽に利用してもらう働きかけをすることも大切です。例えば、動線部分にハイテーブルを設置して従業員同士の雑談の場所として活用するなど、コミュニケーションが自然と生まれる環境づくりを意識しください。
タッチダウンオフィスを導入する際の注意点
タッチダウンオフィスを導入する際に注意すべきポイントをご紹介します。
導入コストが利用者数に見合うかを確認する
タッチダウンオフィスを社外に設置する場合は、月単位、もしくは年単位でコストが発生します。そのため、導入時にはタッチダウンオフィスを利用する従業員数の見込みを割り出した上で契約することが大切です。
利用者や利用回数が少ないのに契約してしまうと、金銭コストが大きくなってしまうため注意してください。
アクセスしにくい場所に設置しない
タッチダウンオフィスを設置する際は、アクセスの良さを重視しなければなりません。アクセスの悪い場所に設置してしまうと、ほとんど利用者がいない状態を生み出してしまいます。タッチダウンオフィスの利用想定者たちがどのような経路で移動しているかを確認した上で設置場所を決定してください。
セキュリティ対策を徹底する
社内・社外のどちらにタッチダウンオフィスを設置するにせよ、設置した数や規模に応じてセキュリティリスクが高まります。情報漏洩をはじめ、ハッキング被害などに遭わないためにも、事前に使用する際のセキュリティルールを策定することが大切です。
今回のまとめ
タッチダウンオフィスには、社内コミュニケーションの活性化を始め、業務効率や生産性の向上、そして社員のリフレッシュ効果が期待できるなど様々なメリットがあります。社内にタッチダウンスペースを設ける方法は、社外に設置をするよりも手軽に導入できるため、おすすめです。ご紹介した設置方法や注意点、設置する際のポイントを理解した上で、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
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