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クリエイティブオフィスを実現する具体的な方法とは？空間設計がカギ
「クリエイティブオフィスを実現したいけど、やり方が分からない」「クリエイティブオフィスに必要なICTツールや空間設計のポイントは？」など、クリエイティブオフィスに関する課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。クリエイティブオフィスは、働き方改革やテレワークの影響により、年々導入している企業が増えてきました。クリエイティブオフィスによる恩恵を受けるためには、活用方法を身に着けることが大切です。
ここでは、クリエイティブオフィスを活用するための具体的な方法や、空間設計のポイント、ICTツールの選び方について解説します。
ICTツールを活用したクリエイティブオフィスとは
クリエイティブオフィスとは、社員の創造性が高まるような仕組みや仕掛けを組み込んだ戦略的なオフィス配置のことです。クリエイティブオフィスの目的は、知識創造行動を誘発し、組織の創造性や生産性を高めるための場を作ることにあります。
特に、外資系企業やIT企業の導入が顕著で、快適な職場環境の提供による社員満足度の向上や社内環境作りに効果を発揮しています。ここでは、クリエイティブオフィスを導入して得られる効果を4つ見ていきましょう。
新しいアイデアを創出できる
クリエイティブオフィスでは、フリーアドレスや部署の垣根を超えた交流がしやすくなったり、会議室や休憩室などを通じてコミュニケーションが取りやすくなったりします。そのため、従来のオフィスでは関わることがなかった他部署の社員と新たな関わりを持つことが可能です。
新たな交流の中でお互いを刺激し合ううちに、新しいアイデアの創出につながるのもクリエイティブオフィスの効果の1つです。部署を超えた交流をすることで、今まで触れなかった業務の知識が身に着く結果、新しいアイデアを見つけるきっかけを掴むことができるでしょう。
従業員のモチベーション向上
従業員のモチベーションが向上することも、クリエイティブオフィスの効果の1つです。オープンなオフィスデザインでは、従業員同士が互いの業務進捗を確認できるようになり、成果や成長が見えやすくなります。
また、他の部署や他チームとの交流も促せるため、自分の関係者以外も見えるようになります。先輩や後輩、他部署の成果や成長に刺激を受け、従業員のモチベーションが上がった結果、企業価値にも良い影響を与えるでしょう。
業務の効率化
クリエイティブオフィスには、業務を効率化する効果があります。チームでプロジェクトを進めたいときは、ミーティングルームやプロジェクトスペースなどを活用できます。プロジェクトメンバーが集まりやすい環境ができるため、コミュニケーションが取りやすく、余計なストレスを感じなくなるでしょう。
ミーティングルームの数に限りがあったり、活用できていなかったりする場合はルールを設定する必要があります。予約制や時間制にすることにより、快適に使えるようになります。
また、オープンなオフィス設計により、従業員同士が業務状況や課題を把握しやすく、伝えやすい環境になるため、フォローやアドバイスを積極的に行えるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化
クリエイティブオフィスによって、コミュニケーションの活性化に期待できます。オープンスペースやフリーアドレスにより、普段接点がない他部署の社員とのコミュニケーションが増加します。その結果、会話の内容が多様になり、新しい価値観が育まれるでしょう。
テレワークの普及により、オンラインとオフラインのどちらも活用したハイブリット型のミーティングも増えてきました。Web会議専用ルームやWeb会議システム搭載のミーティングボードなどを設置することで、快適にミーティングが行えます。
クリエイティブオフィスの空間設計のポイント
クリエイティブオフィスの設計には、空間設計はもちろん、ツールの活用や社員への共有が欠かせません。ここでは、クリエイティブオフィスを成功させるためのポイントについて解説します。
空間設計
まず、オフィス全体の環境を見直し、クリエイティブオフィスの視点を取り入れた空間設計を行ってください。従来のようなレイアウトでは、グループ内のコミュニケーションは取りやすいですが、グループ外や他部署の方とコミュケーションが取りづらいです。
そこで、フリーアドレスやオープンスペースなど、コミュニケーションが取りやすいレイアウトの導入をすると良いでしょう。オフィスの動線やゾーニング、家具の配置などを工夫することで、自然にコミュニケーションが取りやすい空間を演出できます。
ICTツールの活用
クリエイティブオフィスを実現するためには、ICTツールの活用は必須です。フリーアドレスやテレワーク、固定デスクなど、それぞれの働き方で働く社員が業務を円滑に進められる工夫が欠かせません。
働き方が多様化すると、お互いの状況を把握しづらくなります。そのため、クリエイティブオフィスでは、社内SNSやビジネスチャット、グループウェアなどの活用が欠かせません。ICTツールを導入することで、お互いの状況をリアルタイムで把握できるようになります。また、双方向のコミュニケーションが可能になるため、連絡や情報共有もスムーズです。社内だけでなく、席を外している社員やテレワークの社員とのコミュニケーションもできるようになるため、コミュニケーション不足の不安も解消されるかもしれません。
重要なのは、クリエイティブオフィスを実現するための空間設計において妨げにならないように、ICTツールを活用することです。動線を塞いでしまう棚やペーパーレス化を進めるなど、ICTツールの導入で空間を有効活用できる設計にすると良いでしょう。
社員への共有
オフィスの環境を整備したり、ICTツールを活用したりするだけではクリエイティブオフィスを実現しづらいです。クリエイティブオフィスの考え方を社員と共有し、意識的に行動してもらう必要があります。
いざ、フリーアドレスを導入しても席が固定化されてしまうケースは珍しくありません。しかし、席を固定化してしまうとクリエイティブオフィスを導入した意味がないので注意が必要です。
まずは、社員にクリエイティブオフィスの考え方を理解してもらうことで、フリーアドレスの効果を実感できるようになります。
自社のクリエイティブオフィスに合ったICTツールの選び方
ICTツールは主に以下の5種類があります。それぞれの特徴を理解して、課題を解決できるツールを選んでください。
1つ目は、「コミュニケーションツール」。コミュニケーションツールはチャットとビデオ通話などの機能を持っているツールです。素早いコミュニケーションのやり取りを可能にするだけでなく、ファイルの共有などもできるため、フリーアドレスやテレワーク、固定デスクのそれぞれで働く社員同士で円滑に連絡を取り合うことができます。
2つ目は、「ナレッジ共有ツール」です。クリエイティブオフィスの導入に伴い、テレワークを採用している企業だと、特に個人のノウハウが属人化されやすくなっていますが、その問題を解決できるのがナレッジ共有ツールです。チャットツールだけでは、どうしても情報が流れてしまうという問題が発生しますが、ナレッジ共有ツールを活用することで、ナレッジを社内に蓄積できます。社内のナレッジが1箇所に集約されることで、社員全員がいつでもどこでも検索が可能になり、課題を自己解決できるようになるでしょう。
3つ目は、「ビデオ会議ツール」です。席がフリーアドレスの場合、すぐに話したい社員が近くにいるとは限りません。チャットツールをベースにコミュニケーションをしていても、すぐに会話して伝えたいケースもあるでしょう。そこで、対面しているように会話できるビデオ会議ツールを活用してください。ビデオ会議ツールでは、画面共有も可能なため、行って欲しい作業の指示も資料を共有しながら確認できます。
4つ目は、「ファイル共有ツール」です。クリエイティブオフィスでは、ペーパーレス化が必須であり、そのためにファイル共有ツールは欠かせません。社内文書や申請書類、契約書など社内には管理すべき書類が沢山あります。それらを全て電子化し、オンライン上に保存しておけば、いつでもどこでも確認できて業務効率化に繋がります。プロジェクトに必要な資料をクラウドサービス上にアップロードすれば、テレワークで働いている社員も効率的に働けるでしょう。
5つ目は、「タスク管理ツール」です。様々な環境で社員が働くクリエイティブオフィスでは、メンバーのタスクの進捗状況を可視化することは重要です。行っている業務内容の把握はもちろん、タスクの優先順位を明確にできます。また、指示を出す側も良いタイミングでアドバイスできます。シンプルなツールを活用して、チーム内のタスクを見える化し、業務を効率的に進めてください。
ICTツールを活用するために、注意すべきポイントは3つあります。これらのポイントを押さえて運用することで、ICTツールの恩恵を受けられるでしょう。
ICTツールを利用する目的を設定する
ICTツールを利用するためには、目的を設定しなければなりません。近年では、テレワーク向けのツールや業務自動化ツールなど、様々なICTツールが誕生しているので、自社の目的にあったツールを選ぶことが重要です。
ICTツールの活用手段を見極める
ICTツールは種類によって効果が異なります。同じようなツールでも強みや弱みがあります。そのため、自社の業態や社風にあった活用方法を見極めることが大切です。
ICTツールを複数利用する
ICTツールを1つ導入するだけで、全ての課題を解決できるわけではありません。充実した環境を構築するためには、ICTツールそれぞれの使い方を考えながら様々なツールを組み合わせ、より良い環境を構築する必要があります。
今回のまとめ
ICTツールを活用したクリエイティブオフィスでは、新しいアイデアの創出、従業員のモチベーション向上、業務の効率化、社内コミュニケーションの活性化という4つの効果が期待できます。ただし、これらの効果の恩恵を受けるためには、空間設計はもちろん、ツールの活用や社員への共有が欠かせません。
ICTツールには様々な種類があり、それぞれを組み合わせることで社内の課題を解決できます。ただし、闇雲に導入すれば良いわけではなく、目的を設定して活用手段を見極めることが重要です。
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