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賃貸物件の場合、定期的に契約更新を行い、利用を継続します。賃貸オフィスでは自動更新になっているケースも多いですが、更新期間ごとに契約内容を見直す事が大切です。設備の不具合や改善が必要な個所は、オーナーや管理会社に相談して改善を求めましょう。
ここでは、賃貸オフィスの契約更新時に見直したい内容や注意点について解説します。賃貸オフィスを利用している方は、トラブルを防止するためにもしっかり確認しておきましょう。

設備の不備があるなら賃貸オフィスをそのまま契約更新しないこと

賃貸オフィスを継続して利用したい方は、更新時期に契約内容の確認や見直しをおすすめします。賃貸オフィスの更新時に見直すべき契約内容を紹介しますので、それぞれの要点を確認してください。

賃貸オフィスの契約更新のタイミング

「普通借家契約」の賃貸オフィスの契約の更新は、契約書で定められた期間毎に行われます。物件によりますが２年毎に行われる場合が多いです。契約書で更新料が定められている場合は、更新のたびに更新料の支払いが必要となります。
「定期借家契約」の場合は、指定の年数を経過するとそのまま契約が終了するため、更新はありません。同じ賃貸オフィスで事業を続けたい場合は、貸主と合意のうえで再契約することになります。また、再契約して賃貸オフィスを借りる際に、再契約料がかかる場合もあるので注意してください。
更新の時期は契約によってそれぞれ異なるので、時期を見計らって契約内容を見直したい方は、今借りているオフィスの契約更新の時期を把握しておく必要があります。

更新手続きの一般的な流れと方法

契約更新は、貸主と合意することによりすることができます。このとき貸主側は正当な理由がなければ更新を拒否することはできません。更新時には、契約の契約料や保証会社へ支払う更新料、火災保険料の費用などがかかる場合もあるので注意が必要です。
賃貸オフィスの更新料は、物件により異なりますが、家賃の１ヶ月分の支払いが必要なケースが多いようです。保証会社へ支払う更新料や火災保険料の支払いも重なる場合もあるので、あらかじめ確認の上、費用を準備する必要があります。
保証会社によっては契約更新料がかからない場合もあるなど、個々の契約内容によってかかる費用は異なりますので、上記は１つの目安として捉えてください。

賃料の引き下げに関する相談は契約更新の時期に行う

賃貸オフィスの家賃が相場とかけ離れている場合は、契約更新の際に賃料の引き下げ交渉を行うのがおすすめです。ただし、必ずしも引き下げ交渉が成立するとは限らないので、大きな期待はせずに交渉を行ってください。
家賃の引き下げを要求する際は、値引きが妥当であることを証明しなければなりません。周辺地域の家賃相場を調べるなどしながら、どの程度の賃料の引き下げが妥当であるかを把握した上でオーナーと交渉する必要があります。
当事者間ではトラブルになってしまう場合もあるので、コンサル会社や賃貸オフィスを専門として扱っている仲介業者に交渉を相談する方法も検討してみましょう。
ただし、交渉を相談する場合も料金が発生するので、費用対効果をしっかりと見極めてからコンサル会社や仲介業者に依頼してください。

設備に関する契約内容のチェック

契約更新を行う際は、設備に関する契約内容を確認することも大切です。経年劣化による建物の不具合はないか、設備の不備がないか確認し、補修や新調が必要な場合は賃貸オフィスのオーナーや管理会社に改善を求めます。
通常、更新手続きは入居時と同じ条件で契約更新が行われます。設備に不備があるまま契約更新を行うと「現状に納得した上で契約を更新した」と判断される場合があるので注意してください。
設備や建物に不安や不満がある方は、契約更新のタイミングでオーナーや管理会社へ修繕を相談することをおすすめします。

設備の不備は改善要求して快適な賃貸オフィスにしよう

設備の不備を直して欲しい方は、遠慮せずオーナーや管理会社へ伝えましょう。設備の不備によって業務が怠ったり、事業の妨げになると、経営に影響を与えかねません。
設備の不備や不具合の改善要求について、注目したい3つのポイントをご紹介します。

オーナーは設備を修繕する義務がある

賃貸オフィスの貸主であるオーナーは、部屋を問題なく使用できるように設備に不備がある場合は修繕する義務が法律で定められています。賃貸オフィスの場合は収益を出す場所でもあることから、オーナーはきちんと事業として営業できる状態に建物を管理しなければなりません。
「古い建物だから仕方がない」と諦めてしまう方もいますが、整った環境でオフィスを運営するために家賃を支払っているので、気になる設備の不備や不具合はオーナーに報告してください。
設備に不備がある場合は、契約更新時期に改善を要求すると良いでしょう。

オーナーの修繕義務が発生する範囲を確認

賃貸オフィスの契約書には、設備の修繕に関する規定が定められています。オーナー負担の修繕義務の範囲はどこまでか、借主はどこまで自己負担で修繕を行うべきかが詳細に記載されているのでチェックしてみてください。
エアコンや給湯器など既存の設備が故障した場合は基本的にオーナー負担となりますが、蛍光灯の交換など消耗品の買い替えは貸主負担となるケースがほとんどです。

前の入居者が設置した設備の不具合は？

賃貸オフィスの前の借主が残していた設備の不具合については、基本的に修繕費用は借主の負担になります。エアコンをはじめとする空調設備や自動ドアなどの設備はオーナーの判断により、そのままの状態で次の借主に使用を認めているケースです。
これらは元々物件に備え付けられていたものでないので、万が一故障してもオーナーが修繕をする義務はありません。修繕が必要になった場合は、自己負担にて修繕することになります。
賃貸オフィスの賃貸契約書には設備に関する規定が物品ごとに定められているので、自分達で修繕すべきかどうか判断に迷う時は、賃貸契約書を確認してください。

借主が設備を破損した場合の費用負担

オーナーが修繕すべき設備でも、借主が破損や損壊した場合は借主負担での修繕となります。借主は原状回復義務を負っているので、退居する際は入居した時と同等の状態で部屋を明け渡さなければなりません。
設備の不備や不具合の要因が借主にあると判断された場合は、修繕費用を請求されるので注意が必要です。
ただし、経年劣化により設備が壊れやすくなっていた場合は、オーナー負担での修繕となる場合があります。どちらが費用の負担をすべきかを決めるのは難しいため、設備の専門業者が状態をチェックし、貸主と借主のどちらが費用を負担すべきか判断するのが一般的です。

改善要求を契約更新のタイミングで行う場合に注意したいこと

ここでは、賃貸オフィスの設備の改善を要求する際に注意したい3つのポイントをご紹介します。要点を確認し、オーナーや管理会社に相談する際の参考にしてください。

契約の更新方法について

賃貸オフィスの「普通借家契約」の更新には、法定更新と合意更新があります。
法定更新とは、貸主や借主が契約更新前に契約更新をしない旨や、契約の条件変更を求める旨の意思表示をしない場合に、もとの契約と同一の条件で契約を更新したとみなされる更新方法です。法定更新の場合、更新後の契約期間は定めがないものとなります。
なお、貸主は正当事由がないと契約の更新を拒むことはできません。そのため、借主が契約の更新を望む場合、貸主に正当事由がない限り、更新を行うことは可能です。
合意更新とは、貸主と借主が合意のうえで契約を更新する方法です。更新時期に設備の修繕や賃料の引き下げなど契約条件の変更を求めたい場合は、契約内容を見直したい旨を申し出て合意のうえで更新を行うようにしましょう。
なお、オフィス賃貸の契約では、契約書において契約期間満了前に貸主及び借主が別段の意思表示をしない場合、定められた期間で自動的に更新される旨の条項がある場合が多いため、更新前に契約書をよく確認しておきましょう。

設備を修繕するタイミング

オーナーや管理会社に設備の修繕を要求したい方は、修繕を行うタイミングを考える事が大切です。設備の不備により事業に影響を与えている場合は、契約更新の時期を待たずにオーナーや管理会社に修繕を相談しましょう。
修繕を行うかどうか、費用はどちらが負担するべきなのかを判断するには時間がかかる可能性があります。業者に修繕を依頼する場合も、見積りや工事の日程を調整するなど手間がかかるため、すぐにでも修繕が必要な場合は早めに相談してください。
急いで設備を整えなくても良い場合は、契約更新時期に相談しても構いません。更新時期はあくまでも契約内容の見直しをする1つの機会として捉え、早急に修繕が必要な場合は経営に大きな影響を与える前に行動に移すことをおすすめします。

契約更新の本来の目的を理解することも大切

本来、契約更新とは貸主と借主の信頼関係によって成立します。賃貸オフィスを貸す側は賃料の払い込みが正常に行われる他、故意による物件の破損や損壊に対するリスクを軽減するために契約書の取り交わしを行うのです。
借りる側としても、賃貸オフィスを問題なく快適に利用する権利を守るために、万が一のトラブルに備えて契約更新を行います。
貸主と借主はどちらも権利があり、物件を管理する義務があります。それらのルールを守ることを前提として、契約更新の信頼関係が成り立っていると言えるでしょう。
借主側が一方的に賃料の引き下げや設備の修繕を要求するのではなく、お互いが納得できる話し合いをすることが大切です。賃貸オフィスを継続して利用する場合、オーナーや管理会社と長く付き合うことになるので、信頼関係が損なわれないよう配慮してください。

今回のまとめ

賃貸オフィスの契約条件を見直したい方は、契約更新のタイミングでオーナーや管理会社に相談するのがおすすめです。正当な理由がないと契約内容を変更することはできないので、交渉をする際はきちんとした資料を提示してください。当事者間で交渉を行うのが不安な方は、コンサル会社や賃貸オフィス専門の仲介業者に交渉を相談する方法もあります。
設備の不備を早急に改善したい方は、更新時期を待たずに相談しても構いません。貸主と借主の両者は信頼関係で契約が成り立っていることも踏まえ、お互いが納得できるポイントを見つけながら交渉を行うことが大切です。

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