名古屋の賃貸オフィス・事務所・テナント探しなら(株)オフィッコスの「お役立ち情報」ページ

省スペースで行えるスタンディングミーティングを取り入れたいけれど、どうすればいいかわからないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。様々なメリットが得られる一方で導入時に注意したいポイントもあるため、事前に確認しておくことが大切です。
ここでは、自社内にスタンディングミーティングを取り入れる際のポイントを解説します。ポイントを考慮することで得られるメリットについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所でのスタンディングミーティングでは目的を共有しておく

オフィスにこれまでとは異なるミーティングスタイルを取り入れるなら、事前に会議内容を周知しておくのがおすすめです。通常の会議は日時と場所を指定され、参加者が揃い次第議論を始めるといった流れです。しかし、長時間の会議に向いていないため、できるだけ早く議論を進める必要があります。
なぜミーティング前に内容を共有しておいた方が良いのでしょうか。ここでは、その理由と、共有によって得られるメリットについて解説します。

事前共有で意見のとりまとめが可能

会議前に何について話し合うか共有しておくことで、参加者それぞれが目的に対する意見をまとめられます。意見をまとめておけば会議スタート時に素早く意見交換ができるため、会議にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。
事前に目的を共有せずに行われる会議だと、スタート時に目的について話すことになるため、そこから個々の意見をまとめなければなりません。素早く意見をまとめられる人であれば良いですが、熟考した上で貴重な意見を出す人もいるため、会議時間内にまとめられない可能性があります。
事前共有によってそれぞれが目的についてしっかりと考えられるので、熟考タイプの人も焦らず意見交換が行えるでしょう。

スピード重視の会議に役立つ

会議時間があまり取れない時でも、議題の事前共有によって素早く話し合いを終えられます。参加者はそれぞれ業務があるため、途中で離席せざるを得ないケースもあるでしょう。
立ち通しの会議は短時間に適したスタイルなので、素早く終えれば業務に支障も出ませんし、事前共有によって取りまとめた意見を素早く交換し、結論を出せるため会議がダラダラと長引く恐れもありません。

コミュニケーションが活発になる

目的について会議前に共有しておけば、参加者同士のコミュニケーションも活性化するでしょう。一つの目的に対して意見を考えたものの、ほかの人の意見がどうか気になると感じる時もあります。
会議の場だと聞きづらくても、会議前に共有されておけば、参加者と話し合いながら個人の意見を事前にまとめることが可能です。
会議前に聞くことができなくても、ミーティング時に意見交換ができます。通常の会議に比べて参加者との距離感が近いため、話しやすいでしょう。
さほど意見がまとまっていなくても、隣にいる人と話し合えば、自身の意見をより有意義なものに変えられるかもしれません。

目的を共有するだけでなく実施時間も決めておく

会議を行う時は、内容の共有だけでなく、会議時間を知らせておくことも必要です。会議の際は会議室などのスペースを借りるため、時間を決めて進めなければなりません。しかし、ダラダラと長引くと同じ議題でまた会議をしなければならないので、二度手間になってしまうため注意が必要です。
ここでは、実施時間を決めておくことで得られるメリットを解説します。

社員のスケジュール管理に役立つ

会議の開始から終了までの時間を決め、前もって知らせておけば会議前後のスケジュール管理に役立ちます。社員はそれぞれ業務を抱えており、中には納期が迫っているものもあります。会議に時間を取られると残業しなければならず、社員の負担が大きくなってしまいかねません。
会議時間が分かっていれば、それを元にスケジュールを組みやすくなります。加えて、短時間で終了する会議なので、会議に時間を取られることなく、自身の業務を片づけることが可能です。

それぞれが積極的に発言するようになる

会議前に実施時間を知らせておけば、限られた時間内で意見を伝えなければならないので、参加者全員の発言を促せます。
スタンディングミーティングでは、会議前に意見のとりまとめが可能です。しかし、短時間で会議が終了するとなると、取りまとめた意見を発言できるかは分かりません。
社員それぞれが積極的に自身の意見を発言し、議論を深めていけるので、短時間でも有意義な時間となります。

会議に必要のないことをしなくなる

会議時間を短時間に設定しておけば、会議に必要な議論だけを徹底的に話し合えます。会議時間を長く設定している着席型の会議では、社員が内職を行うケースも珍しくありません。内職とは、自身が抱える業務を会議の場で行うことです。
複数の社員が内職をしていると意見交換に参加する人が限られるため、議論も進まず、結論が出ないまま会議は持ち越しとなりかねません。
短時間の会議なら、内職をする隙がないですし、参加者同士の距離感が近いため、内職をしているとすぐに周りの人に知られてしまいます。また、時間が設定されていることから長引く恐れもないため、他の業務に支障も出にくいでしょう。

スタンディングミーティングのスペースを設けるときのポイント

これからスタンディングミーティングを導入する予定の方は、導入時のポイントを参考に準備を進めるのがおすすめです。必要なポイントを満たしていけば、使い勝手に優れたミーティングスペースを設置できます。
ここでは、スタンディングミーティングスペースを導入するときに気を付けたい4つのポイントについて解説します。

作業スペース内に場所を設ける

ミーティングスペースは社員の作業スペースがある部屋の中に設置してください。スタンディングミーティングは省スペースでもスムーズに会議が行える点が魅力です。業務を行う部屋の中にスペースを設ければ、会議室に移動する時間を短縮できます。
立って行う会議なので、椅子は必要ありません。スペースの広さに合わせてデスクの大きさも変えられるため、あまりスペースがない場合は小さめのオフィス家具を用意してみてはいかがでしょうか。
現在業務スペースにまったく空きがない場合は、社員のデスクレイアウトの変更をすることもおすすめです。デスクの配置を換えればスペースに余裕が持てるため、ちょっとしたスペースを確保できるでしょう。

使い勝手の良いデスクを用意する

会議の際に使うデスクは、可動式、昇降機能などが付属したものを選ぶのがおすすめです。
スタンディングミーティングは決められたスペース内で行うため、一度デスクを配置すれば位置を変えることはほとんどありません。しかし、自社内で大規模なレイアウト変更を行うとなると、ミーティングスペースが変更される可能性もあるでしょう。
キャスターがついていなければ重たいデスクを配置先まで運ばなければならないので、手間がかかります。可動式のデスクを選んでおけば、必要に応じて手軽に運べます。
デスクに昇降機能が付いていれば、会議用デスクとしても、休憩用デスクとしても活用できます。業務スペースが狭く、社員の作業用デスクを置くだけで埋まってしまうという企業も少なくありません。
そういった企業は休憩スペースの確保も難しいため、昇降機能が付属したデスクを活用して様々なシーンに活用するのがおすすめです。高くすればスタンディングミーティングに、低くして周りに椅子を置けば休憩スペースとして使えます。

ホワイトボードやディスプレイを準備する

有意義な会議にするためにも、情報を可視化できるアイテムを一緒に導入しておきましょう。意見交換を行っても、複数の社員の意見を覚えることは難しいかもしれません。それぞれの意見をまとめられるホワイトボードがあれば、情報を整理しながら会議を進めていけます。
会議中にパソコン内のデータを使って説明をする場合は、ディスプレイを設置するのもおすすめです。ただし、ディスプレイをどこに設置するかという大きな問題があります。
大型のディスプレイは壁に設置することが可能ですが、デスク周辺に壁がなければ導入できません。小型のディスプレイはデスク上に設置できますが、コンパクトなデスクだと社員がメモを取るスペースを確保しづらくなります。
ホワイトボードは可動式で、使わない時は収納しておくことが可能です。デスクにホワイトボードが付属しているものもありますので、確保できるスペースの広さに合わせて導入するアイテムも決めてください。

必要に応じて椅子も配置する

状況に応じて椅子に座れるよう、近くに椅子を準備しておくのもおすすめです。スタンディングミーティングは立って行う会議ですが、年配の方や足腰が悪い方は短時間でも立つのが辛いかもしれません。
足や腰がつらい状況で会議に集中することは難しく、場合によっては体調不良を伴います。短時間で集中的に意見交換を行う場でつらさや痛みに思考が邪魔されると、生産性が下がってしまうのです。
近くに椅子を配置しておけば、つらさを感じた時に着席できます。無理のない状態で参加すれば会議にも集中できるので、参加者全員から有意義な意見が聞けるでしょう。
高さのあるデスクは椅子を収納できるスペースがあるものもありますので、社内に年配の人がいる、または足腰の悪い人がいる場合はそちらを選んでください。

今回のまとめ

スタンディングミーティングとは、立ったまま短時間で会議を行うことです。着席時の会議のように長引く恐れが少なく、省スペースで行えるメリットがあります。業務スペースに会議場所を設ければ、会議室への移動時間も短縮可能です。
会議を行う時は、事前に目的と実施時間を共有してください。参加者が目的を把握しておけば、事前に意見をまとめておけるので短時間で有意義な意見交換が行えます。実施時間を決めておけば社員がスケジュール管理もしやすくなるため、業務効率の改善にも繋がるでしょう。
会議場所を設ける際は、業務スペース内に用意するのがおすすめです。会議時間になったらすぐに移動して始められるので、時間を効率よく使えます。使い勝手に優れたデスクと情報整理に活用できるアイテムを導入すれば、会議をよりスムーズに進められるでしょう。
社内の業務効率を向上させたい、会議時間を短縮したいと考えている方は、スタンディングミーティングを導入して状況を改善してみてはいかがでしょうか。

名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。