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オフィスの移転を検討する際には、社長を含む経営陣の意見や個性をしっかりと反映することが重要になってきます。その理由は、企業理念をしっかりとオフィスの内装やデザイン、レイアウトに落とし込むことで働きやすい環境を作り出せるからです。
ここでは、オフィス移転の際に上手に社長や経営陣の意見を反映させる方法をご紹介します。オフィスデザインに企業理念を取り入れるメリットや実際にオフィスデザインを考える際のポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所移転の目的を明確にして社長の意見との整合性を確認

オフィスや事務所の移転を考える際に、なぜ社長の意見を反映させることが重要なのでしょうか。その理由は、社長や経営陣の意見は企業理念に直結しているからです。企業として目指すべき働き方や企業のブランド価値を浸透させられるため、オフィスのデザインや内装、レイアウトを考える際に非常に大切なポイントとなります。
ここでは、オフィスや事務所移転をする際に重要なポイントを詳しくご紹介します。

オフィスデザインに企業理念を取り入れるメリット

まずは、オフィスデザインに企業理念を取り入れる3つのメリットを見ていきましょう。

働きやすい環境が整う

企業理念を浸透させることで、より働きやすい環境が整います。その理由は、社長や経営陣の意思決定に対して、理解を得やすくなるからです。企業全体としてのチームワーク力が高まり、業務に取り組みやすい環境が整備されます。
さらに、従業員としての自覚や責任感も生まれやすくなるため、コンプライアンス遵守の観点からも非常に効果的です。
働きやすい環境が整備されることで、従来よりも効率的に働ける環境を整えられ、結果として働き方改革の実現に繋がるでしょう。

従業員の帰属意識が高まる

企業理念をオフィスに浸透させることで、従業員の企業に対する帰属意識や満足度、そしてモチベーションの向上にいい影響を与えることが可能です。企業理念に触れる機会が増えることで、チームとして目指すべきゴールや目標についてすべての従業員が認識できるようになります。
チームとしての一体感が生まれるだけでなく、それぞれの従業員が企業における存在価値を実感できるでしょう。
従業員の帰属意識が高まることで人材の外部流出のリスクも抑えられ、優秀な人材を確保できる可能性があります。このように、企業の生産性を高めるためにもオフィスに企業理念を浸透させることは重要なのです。

企業イメージの定着が期待できる

企業理念をオフィス移転に反映することは、企業内だけでなく、対外的にも大きなメリットをもたらします。取引先や顧客、そして他の企業や社会全体に対して、自社の魅力を効果的にアピールできるからです。
企業としてのブランドイメージを世間に伝えることで、企業イメージを定着させる効果も期待できます。企業価値が上がることは、企業としての認知度が高まることも意味します。さらなる事業拡大や新規事業の参入にも大きなメリットをもたらすでしょう。

企業理念を浸透させるポイント

企業理念をオフィスに反映させるためには、全従業員が企業理念を理解することが重要です。ここからは、企業理念を浸透させるために知っておきたい3つのポイントをご紹介します。

誰に対してもわかりやすい言葉で表現する

企業理念は、誰に対しても分かりやすい言葉で表現することが大切です。専門的な用語や難しすぎる用語を使用してしまうと、従業員や社外の人たちに理解してもらえません。
さらに、抽象的すぎる表現も避けるべきです。具体的、かつ分かりやすい表現で企業理念を策定してください。

誰もが受け入れやすい内容にする

企業理念は、分かりやすさだけでなく、受け入れやすさも意識して策定することが大切です。企業としての利益のみにフォーカスした理念だと、多くの人に受け入れてもらえません。企業としての使命感や社会的な存在意義などを含めて考えることが重要です。

企業理念を可視化してデザインに落とし込む

企業理念を可視化して、オフィスのデザインに落とし込むのもおすすめです。
ただし、企業理念をプリントアウトしたものを掲示するのではなく、絵や彫刻などのアートで企業理念を表現したり、従業員のエピソードを張り出したりして、より企業理念を身近に感じられるような工夫を施してください。

オフィス・事務所内の問題点を洗い出し、社長とミーティングを行う

オフィスのデザインや内装、レイアウトを決めるためには、オフィスコンセプトを策定することが必要です。ここからは、オフィスコンセプトを決める際の手順をご紹介します。

移転やリニューアルの目的を明確にする

オフィスを移転する前に、移転の目的をはっきりとさせることが重要です。オフィス移転の権限を持つ社長や幹部の意見をしっかりと聞き取り、移転に関する目的を明確にしてください。
人員拡大によるスペース確保のためなのか、人材獲得や従業員の定着率の向上なのか、それとも維持費削減が目的なのかによって、オフィス移転時の条件を把握できるはずです。

従業員にヒアリングをして問題点を洗い出す

コンセプトを考える前に、従業員にヒアリングを行うことも大切です。ヒアリングは、総務や担当部署のみに行うのではなく、可能な限り全ての従業員を対象に実施してください。
ヒアリングが必要な理由は、現状のオフィスが抱える問題点や課題点を洗い出す必要があるからです。リアルな問題点を浮き彫りにして、それらをクリアにできるようなオフィス環境を整える必要があります。

企業コンセプトや企業理念を落とし込む

オフィスコンセプトは、従業員のヒアリングで明らかになった問題点だけを考えるのではなく、企業コンセプトや企業理念をしっかりと落とし込んでいきましょう。

オフィスコンセプトを設計やデザインに落とし込む

オフィスコンセプトが明確となったら、実際に設計やデザインに落とし込んでいきます。デザインする際は、基調となるメインカラーや企業カラーを決めたり、企業ロゴを作成したりして、オリジナリティ溢れるデザインとなるよう工夫してください。

社長の意見を反映させながらオフィスデザインを行う

オフィスコンセプトが決定したら、社長や経営陣の意見を上手に反映させながら、具体的なオフィスデザインを考えていきましょう。ここからは、オフィスデザインを考える際の手順についてご紹介します。

ゾーニングを決める

ゾーニングとは、実際に業務を行う執務空間や休憩スペースなどの共有空間など、用途や目的、機能によってスペースを区分けすることです。
ゾーニングをする際は、まず従業員数に適したオフィス面積を確保できているかを確認します。一般的に従業員一人あたりに必要な面積は10㎡と言われているため、これを基準としてオフィス面積を算出してください。その上で、各機能のスペース配分を決定していきます。従業員が作業する執務スペースは全体の50〜60%が一般的です。執務スペースの他に役員スペースや共有スペース、情報管理スペースなどの空間を確保していきます。
面積が足りない場合は、会議室を休憩スペースとして利用するなど運用方法を工夫したり、カーペットの色や素材を変えたり、背の低い家具を置くなどして狭い空間を有効活用してください。

動線計画を立てる

オフィスにおける動線とは、業務中に人が移動する経路のこと。動線を簡素化することによって従業員が移動しやすくなり、ストレス軽減や業務効率の向上などの効果が期待できます。
一般的に、メイン通路や座席同士の間は1,600mmの通路幅が必要です。さらに、従業員が働きやすいと感じるためには業務内容に合わせた動線計画を立ててください。動きやすい動線を確保することは、社員同士のコミュニケーションを活発にすることにも繋がります。
また、コロナウイルスによる感染症対策として、フィジカルディスタンスの確保も重要です。人と人の間に2,000mmの距離を取ることが推奨されています。オフィス内の移動方向を指定することで、密接リスクも避けられるでしょう。

家具や内装を決める

コンセプトやゾーニング、動線計画が全て決まったら、最後にオフィスの内装や家具を選定していきます。家具やインテリアから先に決めてしまうと、レイアウトがまとまりにくくなるため、全体的な方向性はもちろん、機能性もしっかりと考えた上で選ぶことが大切です。
初めに執務スペースのレイアウトや家具を決めてから、役員室や会議室、共有スペースなど他のスペースについて考えていくと、全体的に統一感のある雰囲気にまとめやすくなります。

災害対策についても考える

オフィスレイアウトを考える際は、地震や火災、水害などの災害対策を意識することも重要です。地震による揺れで家具が倒れないように工夫するのはもちろん、オフィス周辺の避難地域を周知することや防炎素材でできた布製品を選ぶことも意識してください。

今回のまとめ

今回は、オフィスを移転する際に上手に社長や経営陣の意見を取り入れるポイントをご紹介しました。社長や経営陣の考えや価値観は、企業理念や企業ポリシーに反映されているケースがほとんどです。オフィスコンセプトに企業理念を上手に取り込むことで、働きやすい環境が整うだけでなく、従業員の帰属意識が高まったり、企業イメージが定着しやすくなったりするなど、様々なメリットが得られます。
ぜひ今回ご紹介したポイントを参考にしていただき、自社のオフィスコンセプトを策定してみてはいかがでしょうか。

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