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賃貸オフィスでの固定電話の必要性と各電話回線の特徴
携帯電話やスマートフォンの普及により、家庭での固定電話の普及率は年々減少傾向にあります。企業でも働き方の多様化によって、テレワークや在宅勤務といった選択肢が増えたため、企業の固定電話のあり方も見直されているのが現状です。新しく会社を立ち上げる時や、オフィスの移転などのタイミングで固定電話の必要性を検討する企業も少なくありません。
ここでは、オフィスにおける固定電話の必要性、電話回線の種類や特徴などをご紹介します。
賃貸オフィスにおける固定電話の必要性
携帯電話やスマートフォン、インターネットの急激な普及に伴い、オフィスの固定電話の必要性を疑問視する声も少なくありません。オフィスには欠かせないと思っていた固定電話は、本当に必要なのでしょうか。
オフィスの固定電話は必要？
法人で固定電話を導入するメリットの一つが「社会的な信頼性を得られる」点ではないでしょうか。固定電話があれば、拠点を置いて事業を展開していることが確認できる安心感があります。ホームページに記載された電話番号が携帯電話の番号というだけで、連絡するのを躊躇する人も一定数存在しているのです。顧客や取引先に関しても、しっかりとした固定電話の方が安心材料に繋がり、ビジネスが円滑に進みやすい場合もあります。
また、各種手続きや番号管理が容易にできるといった点も、固定電話設置の大きなメリットです。登記や口座開設などの手続きには電話番号が必要になり、番号が変更になった場合は再度手続きをしなければなりません。しかし、固定電話の場合違う市町村に移転しない限り一度取得してしまえば変わらないため、手続きをし直す手間が省けます。法人の契約関連を固定電話でまとめることで、管理がしやすくなるというのもメリットの一つです。
内線やFAXの使用が可能
固定電話を設置することで、内線やFAXが使用できます。同一社内で連絡を取りたい場合、内線番号だけで社内通話ができるのは大きなメリットです。大きな規模の企業ほど、利便性を実感できるでしょう。
ペーパーレス化が近年進んでいますが、ビジネス上ではFAXの使用が重要な場面もあります。FAXをメールで受信できるシステムもありますが、固定電話のFAXと比較するとランニングコストがかかるので、導入には十分な検討が必要です。
携帯電話への移行
固定電話をスマートフォンなどに移行すれば、企業側が固定電話を設置する必要はありません。しかし、移行には端末の購入やITツール使用料などの経費が発生します。さらに、使用方法などを社員に周知するための教育などを行わなければなりません。固定電話からスマートフォンへの移行は、労力が必要になるというデメリットもあります。
このような理由から、固定電話の廃止をとどまる企業も多いのです。
仕事とプライベートを分ける
オフィスに固定電話を設置することで、仕事とプライベートの切り替えが容易になります。個人用の携帯番号をホームページに記載していると、営業時間外にも電話がかかってくる場合があり、仕事とプライベートの線引きができません。仕事とプライベートをきっちり分けたいといった場合は固定電話の設置が有効です。
プライバシーを考慮
固定電話がない場合、担当者や代表者の携帯番号をホームページなどに記載することになります。顧客や取引先からの連絡がダイレクトになり、迅速な対応が可能ですが、プライバシー面を考慮するとあまりおすすめできません。
不特定多数の人が個人の携帯番号を知ることになり、24時間電話がかけられる状態になってしまいます。業務に関係のないイタズラ電話などもあるため注意が必要です。
固定電話を賃貸オフィスに設けるデメリット
オフィスに固定電話を設置する場合、デメリットもありますので、それらを考慮した上で固定電話の設置を検討してください。
電話の取り次ぎにロスが出る
オフィスにかかってきた電話は、手が空いている人が対応するのが一般的です。今取りかかっている業務をいったん止めて電話対応する必要があります。他の人宛の電話であった場合、取り次ぐまでに時間を割くことになり、業務効率上マイナスになるでしょう。
使用できる場所が限られる
固定電話は、設置されている場所でしか使用できません。外出中やテレワーク時はもちろん、離席時にも使用不可です。携帯電話のように持ち歩くことができないため、迅速な対応ができない場合があります。
伝達ミスが起こりやすい
固定電話に限らず、音声のコミュニケーションツールは伝達ミスが発生しやすい点がデメリットです。電話で伝言を頼んでいたのに、正確に伝わっていないという経験をした方も多いのではないでしょうか。重要案件だった場合、伝達ミスは後の業務に大きな影響を与えかねません。
コストが発生する
固定電話を設置する場合、導入や維持には費用が発生します。新設工事はもちろん、回線を増設するとその都度工事が必要です。月々の基本料も回線ごとに発生するので、大規模な企業ほどコストは嵩みます。
固定電話回線の種類とそれぞれの特徴
オフィスに固定電話を導入する際に重要なのが電話回線の種類です。主な回線は4種類ありますので、それぞれの特徴をご紹介します。
アナログ回線
アナログ信号によって通信する電話回線のことです。銅線を使用して音声をそのまま伝達する回線です。ダイヤル回線とプッシュ回線の2種類あり、電話局の交換方式が違います。あらゆる場所に設置でき、停電や災害時にも使用できることがメリットです。しかし、回線数が多いと費用が割高になる可能性があります。
デジタル回線
デジタル回線（IDSN回線）はアナログ回線と同じく銅線を利用します。音声がデジタル信号（データ）として相手に届くことで、ノイズが軽減された音声通話が可能になりました。アナログ回線よりもデータ通信が早いことが特徴です。1回線で2チャンネル分の通信ができる（電話とFAXなど）ので、多くの企業が導入しています。2024年1月に廃止されることが決定しました。
光回線
現在利用されている電話回線の中で、最も主流なのが「光回線」です。
アナログ回線やIDSN回線で利用されている銅線（メタル回線）ではなく、光ファイバーを利用します。
光ファイバーの最大のメリットは、他の回線よりも圧倒的な速さの通信速度と安定性です。大容量のデータの転送が可能で、通話音声もクリアに聞こえるため電話・インターネット回線の主流になりました。月額使用料も安いのがメリットですが、停電時には利用できない場合もあります。また、光コンセントがない場合は工事が必要です。
IP回線
インターネットプロトコルを使用した通信回線がIP回線です。IP電話は電話番号が「050」から始まります。基本料金や通話料が安く、どこにかけても一定の料金ということでコストパフォーマンスが優れていると言えるでしょう。音声をデジタル化することで、通話品質が劣化しにくく、テレビ電話ができることもポイントです。
電話機を買い替える必要がなく、番号入手も簡単にできます。ネット回線が不安定な場合は繋がりにくいため、ネット環境の整備が必要です。また、停電時には利用できなくなり、特番（110番や119番など）には繋がりません。
固定電話の代替案
固定電話に代わるコミュニケーションツールをいくつかご紹介します。
電話受付代行
依頼者の代わりに電話の応対をしてくれるのが「電話代行業者」です。固定電話の既存番号を転送する場合や、新しく番号を取得して使用する方法もあります。受電内容をメールで共有してくれる、勧誘や営業にも対応するなど、サービス内容は業者によって様々です。比較検討してみると良いでしょう。
携帯電話・スマートフォンの活用
固定電話から携帯電話やスマートフォンへの移行を検討している企業も多いかもしれません。働く場所や時間を選ばない、作業効率を向上できる、複数のデバイスを持つ必要がなくなるなど、メリットは多々あります。しかし、公私の切り替えが難しい、通話料の自己負担になる可能性がある、セキュリティ面が不安、などのデメリット対策が必要です。
チャットツールの導入
チャットツールは社内外問わず使用でき、伝達ミスの防止や時間の有効活用に役立つ便利なコミュニケーションツールです。手軽さや利便性などから多くの企業で導入されています。サービス内容によっては音声通話が可能なものもあり、社員同士のやりとりにおすすめです。
CIT
CITとは、パソコンなどのコンピュータと電話やFAXを連携させるシステムのことです。CITと社内で使用しているSFA（Sales Force Automation＝営業支援システム）やCRM（Customer Relationship Management＝カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）などと連携させることによって、電話業務を効率化することが可能です。
CITの主な機能として、録音機能、着信履歴機能、ポップアップ機能などがあります。ポップアップ機能は、電話番号や顧客情報などを検索し、パソコンの画面上に表示する機能です。電話対応をする前に相手の情報を確認することができ、迅速で適切な応対が可能になります。
今回のまとめ
今回は、オフィスにおける固定電話の必要性や設置する上でのデメリット、回線の種類などをご紹介しました。スマートフォンやインターネットが普及している現代では、オフィスでの固定電話の必要性は薄れつつあります。固定電話を設置することによるメリットも多くありますが、作業環境の妨げになる場合もあるので注意が必要です。
固定電話以外のツールを導入することで、社員が働きやすくなる可能性もあります。業務内容や企業の規模、労働環境などを考慮した上で、設置を検討すると良いでしょう。
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