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ニューノーマル時代の新しい働き方としてテレワークがあります。自由な働き方ができるとして注目されているテレワークですが、導入を成功させるカギは「円滑なコミュニケーション」です。離れた場所にいる者同士が良好な関係を築くためはもちろん、業務を効率よく進めていくためには円滑なコミュニケーションが必要不可欠だと言えるでしょう。
ここでは、テレワークにおける上手なコミュニケーションの取り方をご紹介します。ビデオ通話の活用方法やテレワークのミーティングを成功させるポイント、社内ポータルを活用するメリットについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所と同じミーティング成果を得るにはビデオ通話が効果的

テレワークを導入する企業が増えている中で、同僚や上司と対面せずにどのように仕事を進めればいいか分からない方も多いのではないでしょうか。特に、Web会議ではオフィス内で直接ミーティングのようにスムーズに進められないことも少なくありません。
ここでは、オフィスや事務所で行われるミーティングと同等の成果を得るためにおすすめのビデオ会議について詳しくご紹介します。

ビデオ通話やビデオチャットツールで実現できること

ビデオチャットツールとは、複数拠点のビデオ通話を実現するリモートワークには必要不可欠なITツールです。一般的なビデオチャットとは異なり、法人向けのビデオチャットツールでは、業務をスムーズに行うための便利機能が加わっており、様々なシーンで役立ちます。
ここでは、ビデオチャットツールを活用して実現できる3つのことをご紹介します。

会議の効率化

ビデオチャットツールを導入することによって、効率的な会議を実現できます。パソコンはもちろんのこと、タブレットやスマートフォンからも会議に参加できるため、Web環境が整っている場所であればいつでもどこからでも参加できるのが特徴です。
Web会議の入室用URLを作成して会議に招待するだけで手軽に会議を開催できます。小規模のミーティングはもちろん、大規模の会議まで様々な会議にも活用可能です。

Web会議やウェビナーの充実化

ビデオチャットツールには資料の共有機能などの便利機能が多数搭載されているため、オフラインの会議やセミナーと同じような感覚でWeb会議やウェビナーを開催できるでしょう。
ホワイトボード機能を活用することで説明の補足をしたり、資料を提示しながら解説をしたり、さらにはアンケート機能による採決ができたりと、あると便利な機能を利用できます。
ビデオチャットツールでは録画や録音も可能なため、会議やウェビナーに参加していない方に対する情報共有もしやすいのもうれしいポイントです。

商談や営業の効率化

オフラインの営業活動がしにくい中、ビデオチャットツールを活用した商談や営業も浸透しつつあります。特定のアプリやソフトをダウンロードしなくても、URLを共有するだけでビデオ通話が実現できるため、少ない手間で顧客や営業先の担当者とビデオ通話が実現できるでしょう。

ビデオ通話を取り入れるメリット

ビデオチャットツールなどを活用してビデオ通話を用いた業務を行うメリットをご紹介します。

コストや時間のロスを削減できる

ビデオ通話を取り入れる最大のメリットは、コストや時間の削減です。オフラインの会議を開くためには、会議室を押さえることはもちろん、交通費や宿泊費などのコストがかかってしまいます。
移動するための時間ロスも大きな損失と言わざるを得ません。ビデオ通話ではそれぞれの拠点にいながら会議や打ち合わせができるため、コストや時間のロスの軽減に大きく寄与するでしょう。

迅速な意思決定ができる

対面での会議を開催するためには、会議の開催日時の調整や確定作業に時間と手間がかかってしまいます。しかし、ビデオ通話による会議であれば、スケジュール調整もしやすくよりスピード感を持って会議を開催でき、迅速な意思決定が可能となるでしょう。

離れた場所にいるメンバーとも円滑なコミュニケーションが取れる

オフラインではなかなか会う機会がない相手でも、ビデオ通話を通して頻繁に顔を合わせることで、より円滑なコミュニケーションが図れるのも大きなメリットです。

使い慣れたデバイスやツールをそのまま活用できる

ビデオチャットツールは使い慣れたパソコンやタブレットなどを活用できるため、専用のデバイスを新たに用意する必要がありません。ソフトウェアやアプリをダウンロードするだけで利用できますので、誰でも簡単にビデオ通話ができるようになります。

ランニングコストが少なく導入しやすい

ビデオチャットツールの多くはクラウドタイプであることから、ビデオ通話を行うための専用の回線やデバイスが必要なく、ランニングコストを抑えられるのが大きなメリットの一つです。手軽に導入できるのもうれしいポイントだと言えるでしょう。

テレワークのミーティングのポイント

テレワークでミーティングを実施する際に覚えておきたいポイントをご紹介します。

会議システムやビデオチャットツールの使い方を把握する

テレワークでWeb会議を実施する際は、事前にビデオチャットツールの使い方を確認してください。画面表示の変更方法やチャット機能、ミュートの仕方など、基本的な操作方法をマスターしましょう。
その他にも、会議で使用する資料の準備も重要なポイントです。事前にPDFにして配布
するか、ビデオチャットツールに表示できるように準備しておいてください。

アイスブレイクの時間を大切にする

ビデオ会議はオフラインのミーティングとは異なり、それぞれの参加者が違う場所から参加するため、通常以上にアイスブレイクの時間が重要です。例えば、近況報告をしたり、明るく楽しい気持ちになれるニュースを共有したりして、和やかな雰囲気で会議がスタートできるようにしてください。
ただし、限られた時間の中で効率よく会議を進めるためにも、アイスブレイクの時間は長くても3分程度で短く切り上げることをおすすめします。

会議の目的や議題を明確にする

オフラインのミーティングと同様、会議の目的や議題について明確にしておくことが重要です。資料を添付するタイミングで事前に会議の目的や議題について参加者に伝えておくことで、参加者たちも目的意識を持って会議に参加できるでしょう。
その上で、会議の冒頭で目的や議題を再度共有することで、よりスムーズに会議を進められます。

事前に決めた会議のタイムラインに沿って話し合いを展開していく

Web会議では、事前に決めておいたタイムラインに沿って会議を進めていくことが鉄則です。説明、議論、話し合いの時間をざっくりとタイムラインで分けておくことで、時間を意識して話し合いを展開できるでしょう。
Web会議では、長くても1時間をリミットに考えて終了時間を設定しておくことをおすすめします。
ファシリテーターや進行役だけでなく、タイムキーパー役も決めておくことで、無駄な脱線を防いで会議の生産性を高めることが可能です。

オフィス・事務所のコミュニケーションで社内ポータルを利用するメリット

社内ポータルとは、社内のあらゆる情報にアクセスできる企業専用のポータルサイトのことです。Q&A機能、社内wiki機能、掲示板機能など様々な機能が搭載されているのが特徴であり、会社の情報を一元化することを目的としています。業務をする上で何か疑問に感じたら、社内ポータルにアクセスすることで必要な情報を誰でも簡単に引き出すことが可能です。
ここからは、社内ポータルを業務に活用するメリットをご紹介します。

業務効率がアップする

社内ポータルを活用することによって、情報共有が簡略化されるというメリットが得られます。
ポータルサイト内のコミュニケーション機能では定型文の記載が省略できますし、タスク管理機能を活用することでやるべきことが可視化され管理しやすくなるなど、業務効率アップに大きく貢献するでしょう。

社内の情報が一元化される

社内ポータルで情報を一元管理することで、情報の分散を防げます。
様々な情報があちらこちらに分散している状態の場合、情報を検索する度に時間を要してしまいかねません。しかし、ポータルサイト上で必要な情報をまとめて管理することで、課題の自己解決に繋がり、業務の効率化に大きく貢献できるのです。

コミュニケーションコストが削減できる

社内ポータルでは、任意のメンバーに向けて同じタイミングで情報共有されるため、同じ質問をされるようなことはありません。何か疑問を感じた場合は、まず社内ポータルを閲覧するように社員に促すことで、コミュニケーションコストを大幅に削減できるでしょう。

ペーパーレス化、テレワーク化を推進できる

社内ポータルを活用することによって、紙ベースでの情報発信をする必要がなくなるため、ペーパーレス化に大きく寄与します。さらに、社内の情報がデジタル化されることで、テレワーク化も推進でき、社員の多様な働き方を実現できるでしょう。

今回のまとめ

今回は、テレワークを導入する上で意識したい上手なコミュニケーションの取り方について詳しくご紹介しました。オフラインと同じような生産性を維持するためには、ビデオチャットツールを活用したビデオ通話が必要不可欠です。有意義なWeb会議を実現するためにも、ご紹介したポイントを意識して会議を実施することをおすすめします。
さらに、ペーパーレス化やテレワーク化を推進するためにも、様々な機能を搭載した便利な社内ポータルの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

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