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ニューノーマル時代の働き方に合わせたオフィス・事務所のレイアウト
新型コロナウイルスの感染拡大の影響によって、日常の生活習慣だけでなくオフィスでの働き方が大きく変化しています。ウィズコロナやアフターコロナのニューノーマル時代に合わせてオフィスの在り方やオフィスレイアウトも考えていかなければなりません。
ここでは、ニューノーマル時代の働き方に合わせたオフィスや事務所のレイアウトについてご紹介します。
1.オンライン化によってオフィス・事務所のスペースを最適化
2.ニューノーマルの働き方はフリーアドレスのレイアウトで考える
3.オンライン化で不要となる会議室と必要になるパーソナルロッカー
4.今回のまとめ
オンライン化によってオフィス・事務所のスペースを最適化
ここでは、新しい生活様式が求められるニューノーマル時代において必要とされる新しい働き方をはじめ、業務のオンライン化によってオフィス・事務所のスペースを最適化するおすすめの方法についてご紹介します。
ニューノーマル時代に求められる新しい働き方
ニューノーマル時代に求められる新しい働き方として「テレワークの普及」と「業務のオンライン化」があります。
テレワーク
コロナウイルスの流行や働き方改革によって、様々な業種や業態においてテレワークが推進・普及されました。テレワークを推進するためには、デバイスを用意するのはもちろん、ネットワーク環境の整備や人事評価方法に関する変更も検討しなければなりません。
子育て世代や介護世代など、様々な事情からテレワークを希望する人が多いことからも社員の満足度が高まり、ニューノーマル時代の新しい働き方として定着していくでしょう。
業務のオンライン化
テレワークを導入することで、社員の所在や勤務状況が把握できなかったり、さらには対面のようにスムーズにコミュニケーションを取りにくくなったりと様々な弊害が生じてしまいます。
そのため、業務の効率化を図るためにも様々な業務のオンライン化が急務です。業務の進捗状況を確認するためにタスク管理ツールを始め、業務連絡をするためのチャットツールやWeb会議システムの導入を検討してください。
従業員同士のやり取りだけでなく、オフラインで行っていた営業やイベントなどもオンライン化する流れが主流となりつつあります。様々な手段を活用して、業務のオンライン化を推進してください。
オンライン化によってオフィスや事務所スペースを最適化する方法
ニューノーマル時代において、オフィスはどのように変化していくべきなのでしょうか？ここからは、オンライン化することによってオフィスや事務所スペースを最適化する方法について詳しくご紹介します。
既存のオフィスのレイアウトを変更や移転
ニューノーマル時代が到来する前は、社員の人数分のデスクスペースを設けるのが一般的でした。しかし、テレワークを採用することによって社員の出社日数が減少するため、オフィスのレイアウトの変更や移転を検討する企業が増加しました。
オフィスに必要な機能は残しつつ、社員が働きやすい環境を考えて整備することが求められています。
バーチャルオフィスの活用
バーチャルオフィスとは、文字通り仮想のオフィス空間のことであり、事業用に住所を貸し出すサービスを指します。テレワークを採用することで、既存のオフィスを解約してバーチャルオフィスを契約する企業が増えてきました。
バーチャルオフィスでは、住所貸しや郵便物受け取りなどの基本的なサービス以外にも、秘書代行や会議室の利用などのオプションサービスの利用も可能です。オフィスを借りるよりも低コストで済むため、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。
分散型オフィスの導入
ニューノーマル時代で注目されているのが「分散型オフィス」の存在です。複数の場所にワークスペースやサテライトオフィスを設けることで、オフィスを分散させるスタイルを指します。
社員が分散することで密を防げるだけでなく、社員の交通費や移動時間の軽減にも効果的です。地方在住者の採用はもちろんのこと、離職者軽減にも大きく寄与すると考えられています。
ニューノーマルの働き方はフリーアドレスのレイアウトで考える
ニューノーマル時代の働き方としてフリーアドレス制があります。フリーアドレス制には、密を避けて感染症対策となるだけでなく、その他にもメリットが少なくありません。
ここからは、フリーアドレス制を導入するメリットや導入を成功させるポイントについてご紹介します。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレス制を導入するメリットは次の通りです。
組織変更や人数変更に柔軟に対応できる
フリーアドレス制のオフィスでは、デスクなどのオフィスレイアウトが固定されていないため、組織変更や人数変更が生じた際も柔軟に対応できるのがポイントです。
大掛かりなレイアウト変更工事も必要ないため、その時の状況に合わせて臨機応変にレイアウトを考えられるでしょう。
コミュニケーションを促進できる
フリーアドレス制ではデスクやワークスペースが固定されていないため、日々様々な社員との交流が可能です。他部署の社員など、部署や役職の垣根を越えてコミュニケーションを図ることで、有益な情報共有や新たなアイディアを得られるでしょう。
自律的な働き方を促進できる
自ら考えて行動する力をつけることは、社会人として重要なスキル。社員が働きやすい環境を自分で選択したり、効率的に業務を推進するために行動したりすることで、社員の自律的な働き方を促進できるのも大きなメリットです。
フリーアドレス制の導入を成功させるポイント
ここからは、フリーアドレス制の導入を成功させる3つのポイントについてご紹介します。
目的を明確にし、社員に理解してもらう
フリーアドレス制を導入する際は、導入目的を明確にして社員に対してしっかりと説明する必要があります。
従来の働き方から大きく変わることに対して、不安に感じる社員は一定数存在します。そのため、アンケートや面談を実施して社員が抱える不安や疑問などをしっかりとヒアリングした上で、どのようなメリットがあるのか、そして不安要素を払拭する対策についても説明してください。
フリーアドレス制を運用し続けるためのシステムを構築する
フリーアドレス制を運用し続けるためのシステムを構築することが重要です。管理する担当者だけでなく、利用する社員を含めた仕組み作りを行ってください。
現場の意見を採用しながらシステム作りを行わないと、フリーアドレス制が形骸化してしまいかねませんので、注意が必要です。
社員が働きやすいサポートやツールを検討する
フリーアドレス制を実現するためには様々なサポート体制を整えることはもちろん、ツールの導入を検討しなければなりません。
フリーアドレス制を導入した際に必要となる設備や備品については後述しますので、ぜひ参考にしてください。
オンライン化で不要となる会議室と必要になるパーソナルロッカー
業務をオンライン化することで、不要となる設備はもちろん、必要となる設備や備品も出てきます。社員の働きやすい環境を整えるためにもぜひ参考にしてください。
オンライン化で不要となる設備
オンライン化で不要となる設備についてご紹介します。
会議室
実際にフリーアドレス制を導入した企業の多くは、会議室ではなく、オープンスペースを設置しています。予約が不要でいつでも思い立ったタイミングでスペースを利用できることから、時間の有効活用にも非常に役立つでしょう。
スタンディングテーブルのみを設置して、短時間で会議が終わるように工夫している企業も多く存在します。
社員人数分のデスク
フリーアドレス制を採用することによって、社員一人ひとりに対してデスクスペースを設ける必要がなくなります。一度に必要となる最大の座席数だけ確保すればいいため、オフィスの省スペース化を実現でき、オフィスの運用費用の大幅な削減にも貢献するでしょう。
書類棚
業務のオンライン化やフリーアドレス制度を導入することで、書類をデスク上で管理しなくなるため、ペーパーレス化が推進されます。そのため、これまで書類管理をしていた棚が不要となるだけでなく、紙や印刷にかかるコストも大幅に削減できるのです。
オンライン化であったら便利な設備
業務をオンライン化する際におすすめしたい設備や備品について詳しくご紹介します。
パーソナルロッカー
社員一人ひとりのデスクスペースがなくなることで、書類や文具などの細かな備品の保管や管理がしづらくなってしまいます。そのため、社員の備品を管理するためのパーソナルロッカーを設置してください。
盗難やセキュリティ対策として施錠できるタイプがおすすめです。
モバイルバッグ
フリーアドレス制を導入する際は、オフィス内でノートパソコンなどの荷物をまとめて持ち運べるモバイルバックの支給もおすすめです。業務に必要最低限のアイテムを収納することで余計なアイテムをオフィス内で保管しないように促すきっかけとなるでしょう。
集中できる個別ブース
それぞれの従業員専用のデスクがなかったり、会議室がなかったり、さらには自分の業務とは全く関係ない業務の担当者が隣に座っていたりすると、不要な会話が目立ってしまい仕事に集中できない社員も出てくるはずです。
そのため、集中したい社員むけの個別ブースを設けるなどの工夫を行ってください。
入退室管理や位置情報管理システム
業務のオンライン化やフリーアドレスの導入することによって、チームや上司・部下の所在や出社状況を把握できずに業務に支障が生じることも考えられます。
そのため、入退室管理システムや社員の位置情報を管理するシステムを導入して、セキュリティ対策を強化していきましょう。
感染症対策グッズ
大切な社員の健康管理の一環として、除菌スプレーやシート、マスクなどの感染症対策グッズの設置もおすすめです。
使用したデスクやイスなどの備品を拭いてもらうことで、社員全員が気持ちよく業務にあたれます。
今回のまとめ
今回は、ニューノーマル時代の働き方に合わせたオフィスや事務所のレイアウトについてご紹介しました。テレワークが推進されることで様々な業務のオンライン化が可能です。効率よく業務を行っていくためにも、今回ご紹介したポイントを押さえて働きやすい環境づくりを推進することをおすすめします。
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