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テレワーク導入に不可欠な「ICT」とは？クラウドサービスを有効活用
ICTツールとはどのようなものなのか、またICTツールを使うメリットや良く使われているICTツールなど、ICTツールに関する疑問を抱えている方は多いのではないでしょうか。
ここでは、ICTツールの特徴や、実際にテレワークを導入している企業が多く使っているICTツールについて解説します。WEB会議に使えるPC周辺のアクセサリについても解説するので、これからWEB会議を社内で取り入れる方や、WEB会議に課題を感じている方はぜひ参考にしてください。
オフィス・事務所の効率を維持するために使いたいICT
ICTとは、「Information and Communication Technology」の略で、日本語では情報通信技術と訳します。ITとほぼ同じ意味ではありますが、ITはコンピューターやインターネットの技術そのものを指す一方で、ICTは人と人、人とコンピューターが通信する応用技術のことを指す言葉です。
そして、ICTをより使いやすく便利にしたツールをICTツールと呼びます。ICTを使うとオフィスや事務所の効率を維持したり、より効率的に活用できるようになったりするでしょう。
ICTツールを導入するメリットは以下の4つです。
・ワークライフバランスを実現できる
・場所や環境に捉われず働くことができる
・労働生産性を向上できる
・従業員同士の情報共有に活用できる
それぞれについて解説します。
ワークライフバランスを実現できる
ワークライフバランスを重視した働き方を取り入れることで、社員が心身ともに健康な状態で働ける環境が実現できます。しかし、社員一人ひとりの状態を把握し、それぞれに合うワークライフバランスで働いてもらうことは困難かもしれません。
そこで、効果を発揮するのがICTツールです。業務の効率化や自動化により労働時間を削減でき、残業や休日出勤を減らせるため、ワークライフバランスの実現に繋がります。
場所や環境に捉われず働くことが出来る
近年では新型コロナウイルスの拡大を受けて、オフィス以外の場所でも働けるテレワークが多くの企業で導入されるようになりました。ICTツールを導入すれば、テレワークでどこでも働けるようになり、効率的かつ快適に業務できるようになります。
オフィスにかかっていた経費を削減できるので、テレワークを導入できる場合は積極的に進めてみると良いでしょう。
労働生産性を向上できる
短い労働で高い収益を上げるためには、労働生産性を上げることが必要不可欠です。そこで、ICTツールを導入してみることをおすすめします。業務が自動化、効率化できれば、これまでと同じ労働時間で多くの商品やサービスが開発でき、企業の成長に繋がるでしょう。
従業員同士の情報共有に活用できる
従業員同士の情報共有にもICTツールが活用できます。アナログ的な労働環境の場合、業務の進捗状況やトラブルなどの共有すべき情報を口頭で説明しなければならないため、手間がかかるだけでなく機会損失に繋がりかねません。
一方でICTツールが活用できれば、社内専用のチャットツールやクラウドサービスを利用して、スムーズな情報共有が可能です。スピーディーなコミュニケーションや正確性の高いやり取りを実現するためにもICTツールの導入は必要です。
よく使われているICTツールの種類
よく使われているICTツールは以下の5つです。
・テレワークツール
・コミュニケーションツール
・管理システムツール
・ペーパーレス化ツール
・モバイルワークツール
それぞれの特徴について解説していきます。
テレワークツール
テレワークツールは、在宅勤務を行う際に自宅やコワーキングスペースなどのオフィス以外の場所から、社内のファイルサーバーや業務アプリなどにアクセスするためのツールです。テレワークツールには4つの方式があるため、ここからはそれぞれについて解説します。
1つ目は、インターネット上に仮想の専用線を設置し、社内ネットワークに接続する「VPN方式」です。インターネットVPNやIP-VPN、広域イーサネット、エントリーVPNなどの種類があり、セキュリティ要件や費用に合わせて選択できます。
2つ目は、社内にある自分のPCの画面を手元にあるパソコンに表示して操作する「リモートデスクトップ方式」です。データが社外に流出する心配がなく、セキュリティの性能も高いです。しかし、通信環境によっては操作性を重く感じる場合もあります。
3つ目は、サーバー上に複数の仮想デスクトップを用意して、そこにアクセスする「仮想デスクトップ方式」です。リモートデスクトップ方式と同様に、データをサーバー外に持ち出さない運用ができます。通信技術の進歩により、現在は改善されていますが、以前までは操作時の遅延が問題になっていました。
4つ目は、業務に使用するデータや業務アプリケーションをすべてクラウド上に配置し、外部からアクセスする「クラウドアプリ方式」です。機器や設備の運用管理が不要で、データを一元管理できる強みがあります。しかし、転送するデータが大容量になりやすいという課題を抱えているため、通信環境には注意が必要です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールはZoomやGoogleMeetなどのオンライン会議ツールです。テレワークの場合、社員が各自離れた場所で働いているため、コミュニケーションが出社の場合に比べて不足してしまいます。それを補うのがコミュニケーションツールです。
先述したオンライン会議ツール以外にも、ChatworkやSlackなどと言ったチャットツールやSNSもコミュニケーションツールに含まれます。出張や対面営業が難しい状況が続いているため、最近ではオンライン会議ツールやWeb商談システムが注目を集めているのです。
管理システムツール
テレワーク時に課題になるのが勤怠管理とタスク管理です。分散して業務にあたっている場合、テレワーカーの勤怠管理が課題になるため、テレワークを導入できないという企業も少なくありません。
そのような状況に合わせて、「各テレワーカーが何時間働いていたのか」や「今、どの業務にあたっているのか」などを可視化できるのが管理システムツールです。また、タスク管理ツールも併せて活用すれば、テレワーク時代に適応した新たな人事評価システムを導入することも可能になるでしょう。
ペーパーレス化ツール
電子文書化システムなどの紙書類を電子化してペーパーレスを実現するのが、ペーパーレス化ツール。テレワーク実施において政府が必須条件と考えているのがペーパーレス化です。テレワークやリモートワークでは紙書類は作業の効率を大幅に下げてしまいかねません。
いきなり全ての書類を電子化するのは大変なので、まずは利用頻度の高い紙書類から電子化し、サーバー上の共有フォルダに保存するところから始めてみると良いでしょう。
モバイルワークツール
モバイル環境での安全な接続環境を確保するツールが、モバイルワークツールです。移動中や外出時、安全なWi-Fi環境が整備されていないとインターネットに接続できず、オフラインで作業するしかなくなってしまいます。そこで、モバイルワークツールを活用すれば、外出中でもパソコンやスマホから安全に社内データにアクセス可能です。
また、最近では空港やカフェなどの公共の場所で、万が一の紛失や盗難に備え、情報漏洩を防げるソリューションが誕生しています。
WEB会議に使えるパソコン周辺のアクセサリの種類
最近ではパソコンにマイクやカメラなどの、WEB会議に必要なアクセサリが内蔵されている場合がほとんどですが、使用環境や用途によっては内蔵されているものでは不十分な場合があります。
ここからは、WEB会議に使えるパソコン周辺のアクセサリの種類について解説します。
マイクスピーカー
複数人が集まってWEB会議を行う際には、参加人数と部屋の広さに応じたマイクスピーカーの用意が重要になります。今回のケースの場合は集音型のマイクスピーカーがおすすめです。マイクとスピーカーが一体になっており、パソコンにUSB接続するだけで、簡単に利用できる仕様のものがほとんど。会議の中心となる場所に設置しておけば、参加者全員の声をキレイに集音できます。
また、さらに参加人数が増え、10人以上で会議を行う場合はマイクとスピーカーが離れていてマイクを複数台連結できる拡張性を持った機器がおすすめです。部屋の後方の音声を逃すことなく集音できるため、スムーズなコミュニケーションを実現できるでしょう。
一方で、1人で参加する場合は自分の音声だけを集音できれば良いので、ヘッドセットがおすすめです。ヘッドセットであればWEB会議の音声も外部に漏れる心配がないため、オフィスの自席から参加している場合でも、周囲に迷惑をかける心配がありません。
WEBカメラ
パソコンによっては内蔵カメラの画質が悪い場合もあります。商談の際にカメラの画質が悪いと、印象が悪くなってしまうため、高画質で映像を相手に届けられるWEBカメラがおすすめです。
明るさや画質などの様々な性能がWEBカメラごとに異なるので、ご自身にあったWEBカメラを選ぶと良いでしょう。
照明
スマホやパソコン内蔵のカメラで会議に参加すると、周囲の明るさに関係なく顔が写り込んでしまいがちになってしまいます。このような時に使えるのが照明です。テレビやYouTubeの撮影、ライブ配信などでは印象を良くするために利用されているので、WEB会議でも取り入れてみることをおすすめします。
今回のまとめ
今回は、ICTツールとWEB会議に必要なパソコン周辺のアクセサリについて解説してきました。ICTツールはテレワークをする上では欠かせません。勤怠管理や社内コミュニケーション、オンライン作業できる環境の確保、セキュリティ面の強化など多くのメリットがあるため、早速活用してみると良いでしょう。
WEB会議は内蔵されているカメラやマイクで行うこともできますが、周辺機器のアクセサリを揃えるだけでWEB会議の質が上がります。WEB会議をより効果的に進めたいと考えている方は、本記事で紹介したアイテムを購入してみてください。
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