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賃貸オフィスで起こる不満と改善ポイント～男性編～
オフィスは、仕事をする人にとって重要な空間です。事務職や技術職などオフィス内で仕事をする人は、1日のうち寝ている時間を除いてほとんどの時間をオフィスで過ごすことになるでしょう。そんな多くの時間を過ごすオフィスを快適な空間にしたいと思うのは当然のことですし、快適な空間にできるかどうかで仕事の効率も大きく変わってきます。では、オフィス環境の改善点はどんなものがあるのでしょうか。
ここでは、オフィスで起こる不満と改善ポイントについて、主に男性視点から解説します。
男性視点の「オフィスのデスクまわりやレイアウト」の不満と改善ポイント
働く男性の中には、出勤してからのほとんどの時間をオフィス内の自分のデスクで過ごすという人も少なくありません。そうなってくると、オフィスに対する不満は必然的に自分のデスクまわりやそのレイアウトに集中します。では、どんな点に不満があり、その不満はどうやって改善すればいいのでしょうか。
パーソナルスペースを確保できていない
パーソナルスペースとは、安心できる自分と相手との間のスペースのことです。人はこのパーソナルスペースを侵害されると強いストレスを感じると言われています。もちろん、人によって感じ方は異なり、相手との関係性によって適切な距離感は変わってきますが、誰もがパーソナルスペースを持っていることは事実です。
仕事においては社会距離と呼ばれる1.2～3.5mのスペースを侵害されると、人は強いストレスを感じるとされています。つまり、デスクの配置が前後左右の人と近すぎると多くの人は強いストレスを感じるということです。一般的にパーソナルスペースの範囲は女性より男性のほうが広いと言われています。女性の場合は直径1.2mの範囲で正円にパーソナルスペースが広がっているのに対し、男性の場合は前方が1.5m、後方が0.8m、左右が10cm必要です。
つまり、男性は両隣から話しかけられたり距離を詰められたりするのは比較的平気ですが、正面からぐいぐいと近づいてこられたり、背後から突然話しかけられたりするのは苦手なのです。そのため、正面からの視線などが気になって集中力を欠いてしまうと、業務効率も悪くなってしまいます。この不満を改善するためには、プライベートな空間を確保する工夫やレイアウトの変更などが必要です。
例えばデスクの間にアクリル板などを設置して仕切ることで個別の空間を作ったり、レイアウトを「スクール式」や「背面対向式」などに変更したりすれば、十分なパーソナルスペースを確保できます。スクール式とは、学校の教室のようにデスクを一つの方向に向けて並べる方法で、背面対向式はデスクを背中合わせに設置するレイアウトの方法です。
スムーズな導線ができていない
オフィスにおいてはスムーズな導線も非常に重要です。例えば、コピー機までの距離が遠かったり通路の幅が確保できていなかったりすると、業務効率が悪くなりストレスの原因となります。こういった場合は、コピー機を頻繁に使用する部署や人のデスクをコピー機の近くに配置したり、通路の幅をきちんと確保したりするようなレイアウトへの変更が必要です。導線がスムーズになるとストレスが軽減されるため、業務効率が上がります。ただし、レイアウトを変更する際は、社員の意見をよく聞いて適正な配置などを考えることが大切です。
デスクや椅子が使いにくい
オフィスワーク中心の人にとって、デスクや椅子の使い勝手は非常に重要です。高さの合っていないデスクや座り心地の悪い椅子を使用していては、業務効率が悪くなってしまいます。使いやすいデスクと椅子を用意することが、改善の近道です。
従業員の人数分の新しいデスクや椅子を揃えるためには、それなりの経費が必要ですが、業務効率が上がることを考えれば会社にとって必要な出費と言えるでしょう。
男性視点の「休憩室」の不満と改善ポイント
オフィスは仕事以外でも使用されます。オフィスにいる間中ずっと仕事をしているわけではなく、途中に休憩を取ることも効率よく仕事をするためには必要です。そうすると、重要になるのが休憩室の環境や過ごしやすさです。オフィスで働く男性たちは休憩室に対して、どのような意見を持っているのか見ていきましょう。
休憩室なのにリラックスできない
人間の集中力には限界があり、大人が集中力を持続できる時間は約50分だと言われています。つまり、仕事において高いパフォーマンスを発揮するためには、適度な休憩を取ることが欠かせません。そして、休憩中はリラックスできる環境や空間作りが必要です。
集中しているときはある種の緊張状態にあるため、休憩でリラックスすることによって新たな集中力が得られ、高いパフォーマンスを発揮できるのです。休憩室は一息入れるための空間なので、その場所でリラックスできなければ休憩を取る意味がありません。
例えば、狭い休憩室でリラックスできるでしょうか。もちろん個人差はありますが、多くの人は狭い空間に圧迫感を感じるためなかなかリラックスできません。大きい男性が数人入っただけで狭いと感じてしまうようなスペースでは、休憩室の役割が果たせないのです。特に、男性従業員の多い会社でリフレッシュ効果を期待するなら、ゆっくり快適に過ごせるようなある程度の広さを保った休憩室が必要になります。
休憩室の設置場所が悪い
休憩室は設置する場所も非常に重要です。例えば、作業をする部屋から遠く離れた場所や別のフロアに休憩室が設置されている場合、休憩室に行くまでに時間がかかってしまいます。これではせっかく休憩室を設置しても、移動するのが面倒で休憩室を利用する人があまりいないということにもなりかねません。
一方で、休憩室が作業している部屋から近すぎると、他の人が働いている様子が気になったり人の出入りが気になったりしてリラックスできない可能性があります。休憩室を設置する場所は、作業している部屋から遠すぎず近すぎない場所が理想的です。全ての従業員が足を運びやすい場所に設置することで、休憩室の利用率が高まりリフレッシュ効果が期待できます。
休憩室のアイテムが充実していない
ある程度の広さを保ち作業している部屋から適度な距離にある休憩室であっても、そこにテーブルと椅子が並べてあるだけの休憩室だと、従業員としては物足りなさを感じてしまうかもしれません。アイテムがあることで、リラックスしやすくなります。
休憩室に軽食や飲み物の自動販売機やコーヒーサーバーなどが設置してあると、休憩時間がより快適で充実したものになります。休憩室で昼食をとる従業員もいることを考えると、給湯室を併設したり電子レンジを設置したりしてあるとさらに便利です。休憩室で過ごす時間が快適であればあるほど、高いリフレッシュ効果が期待できます。従業員の作業効率アップを考えるなら、休憩室に充実したアイテムの設置を検討することも必要です。
男性視点の「会議室」の不満と改善ポイント
どこの会社でも必ずと言っていいほど会議が行われます。会議室の使い勝手の良さも、仕事をスムーズに行うためには重要です。続いては、会議室の改善点を探ります。
会議室の音環境がよくない
会議といえば、以前は社内の会議室に集まって行うというのが一般的だったため、会議室の音環境が気になることはほとんどありませんでした。なぜなら、100人以上の人が入れる大きな会議室でもない限り、話している人の声が聞き取りづらいという状況はほとんどなかったからです。
しかし、新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、会議のスタイルは大きく様変わりしました。コロナウイルス感染防止のため、大勢の人が1カ所に集まる今までの会議スタイルは敬遠され、Web会議やビデオ会議という新しい会議のスタイルが浸透したのです。そのため、会議室における音環境は重要な問題の一つとなりました。
例えば、会社に出勤しているグループとリモートワークで在宅勤務しているグループがWeb会議やビデオ会議を行うとしましょう。その際、会社に出勤しているグループは社内の会議室に集まり、そこで在宅勤務しているグループとノートパソコンなどを使ってビデオ会議などを行うことになります。
もし会議室の音環境が悪い場合、周囲のノイズにより会議室で話している人の声が聞き取りづらくなることがよくあります。そうなると自宅から会議に参加している人は、会議室にいる人が話すたびに聞き返す必要が出てくるのです。一度や二度なら聞き返すことはできても、そう何度も聞き返すわけにもいかず、結局会議の内容がほとんど理解できなかったということにもなりかねません。
会議室内でのノイズは、椅子を引く音や紙をめくる音、人の声など小さなノイズが室内で反射を繰り返すことによって起こります。室内に響く音を吸収し反響を抑える効果がある布張りの椅子を使用する、壁をカーテンで覆う、床にカーペットを敷くなど会議室の音環境を改善する対策を取ることが必要です。
会議室の数が足りない
会社にはいくつもの部署があり、その部署ごとに会議を行うのが一般的です。しかし、社内の会議室の数は限られており、複数の部署が同じタイミングで会議を行うことになった場合は会議室が足りないという状況が発生します。物理的に会議室の数を簡単に増やすことはできません。
会議室予約システムなどを使って、会議室の予約や稼働状況などを管理し、会議のタイミングをずらすなど、会議室が足りないという状況を発生させない工夫が必要です。
今回のまとめ
今回は、オフィスで起こる不満と改善ポイントについて、主に男性視点から解説しました。内勤の男性たちにとって、オフィスは1日の時間の中でも特に多くの時間を過ごすことになる場所です。その場所に対する不満が溜まってしまうと、業務効率が悪くなってしまいかねません。業務効率を上げるためには、オフィスに対する不満をしっかりと聞いて改善することが必要です。今回ご紹介した改善ポイントを参考に、業務効率の上がる働きやすいオフィス作りを目指してみてはいかがでしょうか。
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