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賃貸オフィス移転時に什器を見直す！什器選びのポイントと廃棄方法
オフィス引っ越しの際にデスクや椅子などを変えたいとお考えの方も多いのではないでしょうか。デスクや椅子、収納棚などをオフィス什器と言います。オフィス什器は使い勝手の良さやデザイン性など、いくつかのポイントをチェックした上で決めるのがおすすめです。
ここでは、オフィス什器を選ぶ時に見ておきたい4つのポイントについて解説します。レンタルやリースの違い、これまで使っていた家具の廃棄方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
自社の賃貸オフィスに合った什器を選ぶポイント
自社に必要なオフィス什器がどんなものか分からないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。導入しておきたい家具を見極める際には、いくつかのポイントをチェックすることが大切です。ここでは、オフィス什器を選ぶ際に見ておきたい4つのポイントを解説します。
必要な物かどうかを慎重に検討する
まずはオフィス内に必要な家具の候補を挙げることから始めます。社員が作業時に使う机や椅子だけでなく、書類を収納する収納棚も必須。フリーアドレスなどの自由席を導入している会社は、社員の私物を置ける移動可能な収納を用意しておくと便利です。
いくつかの候補を挙げたら、すべて必要かどうかを話し合いましょう。候補の中にはこれまで導入していた家具も入っているでしょうが、これまでの業務で使用頻度はどのくらいだったか、長期間使っていないものはないか確認してください。不要なものを再度導入しても、オフィスの空きスペースが狭くなるだけです。導入時のコストもかかるため、使う予定がないものは候補から外してください。
長期間使用可能かどうかを考える
オフィス什器は長期間使用することが考えられるので、長く使えるほどの耐久性があるかという点もチェックしてください。安いものは導入コストを抑えられるものの、すぐに破損してしまう恐れがあります。
何度も買い直していてはコストが高くなるため、初期投資が高くなっても耐久性に優れたものを選ぶのがおすすめです。一般的に、オフィス家具は住宅用の家具よりも壊れにくいとされています。5～7年ほど持つと言われているので、すぐに壊れる可能性は低いでしょう。
オフィス家具専門の店舗に行けば耐久性に優れた机や椅子などが多く見つかります。コストを重視せず、コスパと耐久性を兼ね備えたものを見つけてください。
什器の安全性と使いやすさを確認する
使用時の安全性が確保されているか、社員が使いやすさを実感できるかも確認しておきたいポイントです。バランスが悪く、ちょっとした衝撃で倒れてしまう什器は安全性が低いと言えるでしょう。
オフィス家具別に耐荷重や転倒防止などの工夫が施されているため、どんな機能が備わっているかチェックしてください。安全に利用できる工夫が施されている家具を選べば、社員が怪我をするリスクを最小限に抑えられます。
安全性と一緒に確認しておきたいのが使い勝手です。使いにくさを感じる家具は業務効率を下げてしまいます。作業時に時間がかかれば社員1人1人の生産性が下がるので、使いやすい設計のものを選ぶようにしてください。
予算に合わせて什器を選ぶ
オフィス什器選定前に、大体の予算を決めておくことも大切です。機能性や使いやすさ、安全性の工夫など求めるものが多くなればなるほど価格は高くなります。問題なく出せる範囲であればいいのですが、企業によっては予算オーバーになるかもしれません。
あらかじめ予算を決めておけば、希望する価格帯から条件に合うものが見つかります。オフィス家具は幅広いバリエーションが用意されているので、選択肢を絞っておかなければ選定に時間がかかります。
予算を決めた上で購入できるオフィス家具を検討してください。
賃貸オフィスの什器の「レンタル」と「リース」の違い
オフィス什器は必ずしも購入する必要はありません。レンタルやリースを活用して揃えることもできるため、購入が厳しい方は検討することをおすすめします。ここでは、レンタルとリースの概要、2つの違いについて見ていきましょう。
短期間の契約に最適なレンタル
レンタルは1日～2年ほどの短期間でオフィス家具を借りられるサービスです。レンタル会社にある家具の中から自由に選べるため、気に入るものが見つかれば購入せずに済みます。
レンタルのメリットは中途解約が可能な点です。1年ほど借りる予定であっても、半年後に他の家具に切り替えたいと思うこともあるかもしれません。そんな時は契約期間を短縮できるため、企業の都合に合わせて期間を変えられます。
ただし、借りるオフィス家具は大半が中古品なので、新品のきれいさを求める方には不向きです。使用後はクリーニングが行われるものの、真新しい状態にはならないのでよく検討してください。
希望する家具をリクエストできるリース
リースは2年以上の長期間借りられるサービスです。短期間の契約はできませんが、今後2年間はオフィス移転の予定がなければ借りた家具をずっと使えます。リース会社によって契約期間が異なるため、借りたい期間に合わせて選んでください。
リースのメリットは希望する家具をリクエストできる点です。販売されている家具から自由に商品を選び、リース会社に伝えます。リース会社がその商品を購入してから貸し出しとなるため、価格を抑えて新品のオフィス家具を使用できるのです。
ただし、オフィス家具の所有権はリース会社にあるため、企業の物として使えません。破損した場合は修理費用を請求されるので、社員1人1人が大切に使う必要があります。また、中途解約もできないので、借りる期間をしっかり検討した上で契約してください。
利用期間と選べるバリエーションが異なる
リースとレンタルは、利用期間と選べるバリエーションが異なります。リースは希望するオフィス家具を長期間借りられますが、レンタルは会社が所有するオフィス家具を短期間借りられるのが特徴です。
どちらも借りる点は一緒ですが、内容が大きく異なるためしっかり比較してください。どちらにメリットがあり、デメリットもあります。オフィス家具をどのくらいの期間借りるか、選択肢は多い方がいいのかなどを考慮した上で決めることが大切です。
どちらも合わない場合は購入も視野に入れる
リースとレンタルのどちらかで悩んでいるなら、購入も視野に入れて再度検討してください。購入は好きなオフィス家具を選べます。購入後は企業の物として使えるため、万が一破損しても修理費用を請求されることはありません。レンタル会社やリース会社に返却する必要もないので、期間を気にせず長く使えます。
購入のデメリットは費用が高くなる点です。リースやレンタルはある程度価格を抑えられるものの、購入は商品代金をそのまま払わなければなりません。
リースとレンタル、購入それぞれにメリットとデメリットがありますので、3つの中から最も条件に合っている方法でオフィス家具を揃えましょう。
オフィス移転時の什器の廃棄方法
オフィス什器を新しく変えるなら、これまで使っていたものを廃棄しなければなりません。什器は通常のごみとして出せないので、廃棄方法に従って処分することが必要です。ここでは、オフィス什器を廃棄する4つの方法について解説します。
自治体に依頼する
オフィスのある地域を管轄する自治体に連絡し、引き取ってもらう方法です。自治体に引き取ってもらう場合は、有料のシールを購入しなければなりません。コンビニでも取り扱っているので、捨てる数に合わせてシールを用意してください。
シールを貼った後は自治体から指定された場所に廃棄します。指定場所は様々ですが、近いところを言われるケースが多いため、椅子などであれば問題なく運べるでしょう。
大型の収納棚などは運搬時に怪我をする恐れがあるため、別の方法で廃棄するのがおすすめです。
廃棄物の取扱業者に依頼する
産業廃棄物収集運搬業許可を持つ業者に依頼し、引き取ってもらう方法です。業者に依頼すればオフィスまで家具を取りに来てもらえるので、社員で重たいオフィス家具を運ぶ必要はありません。
通常の家具であれば問題なく業者に任せられるものの、毒性のある廃棄物の場合は引き取りを拒否されます。拒否された場合はその産業廃棄物の取り扱いに特化した業者に再度依頼してください。
こちらは専門性のある業者への依頼となるため、費用が高くなりますので、コストを抑えたい方には不向きです。
廃棄物の処分場に持っていく
自社にトラックがあるなら、廃棄物の処分場に持っていくのもおすすめです。企業であれば、産業廃棄物処分場への持ち込みが可能。持ち込んだ際に会社名を出せば、処分の手続きができます。
捨てるものが少量なら、こちらの方法が最適です。ただし、捨てられるのは10キロ以下、30センチ以下と定められています。コンパクトなもの以外は受け付けてもらえないので、捨てるものが限られる点はデメリットです。
業者に買い取ってもらう
オフィス家具を取り扱う買取業者に依頼する方法です。地域にはオフィス家具を専門に取り扱う買取店がいくつかあるケースが多いので、買い取ってもらえるか尋ねてみてください。
買取業者は店舗での受付だけでなく、出張買取に対応しているところもあります。出張買取ならオフィスまで査定員が来てくれるので、家具を持ち込む必要もありません。不要なものをお金に変えられるため、企業にとって最も適した方法だと言えるでしょう。
ただし、買取業者の中には本来の価値以下の査定額を提示する悪徳なところもあります。追加費用を請求されるケースもあるので、優良業者かどうかを見極めることが大切です。
今回のまとめ
会社移転に伴い、オフィス什器を一新する場合には、会社にとって必要かどうか、安全性は確保されているか、予算内で購入できるかといった点をチェックすることが大切です。業務効率を下げないためにも、社員が使いやすさを感じられるかどうかという点も確認してください。
オフィス什器は購入の他に、リースやレンタルで借りることもできます。リースやレンタルは導入費用が安いメリットを得られる一方で、丁寧に使わなければならない、新品ではなく中古品といったデメリットもありますので、どの方法で導入するか慎重に検討しなければなりません。
これまで使っていたオフィス什器の廃棄方法は4つありますので、家具に合わせて方法を選ぶのがおすすめです。オフィスに合った新しい什器を取り入れ、快適な環境を作り上げてみてはいかがでしょうか。
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