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賃貸オフィスよりも便利に利用できる？モバイルオフィスのメリット
モバイルオフィスは、働き方改革やコロナ禍をきっかけに誕生した新しいオフィス形態です。モバイルオフィスの導入により社員の仕事への意欲が高まったといった事例もあるので、気になる方はさっそくモバイルオフィスの導入のメリットや方法をチェックしてみましょう。
ここでは、賃貸オフィスとモバイルオフィスの違い、モバイルオフィスのメリット・デメリットなどについて詳しく紹介します。働き方や業務形態の見直しをしたい方は、ぜひ参考にしてください。
賃貸オフィスとモバイルオフィスの違い
一昔前に比べ、現代ではオフィスの形が多様化しています。オフィスがあらゆる形で存在している背景には働き方改革があり、多くの企業が働く場所や時間の見直しを行いました。
コロナ禍も影響して、より多くの方が自分の働き方について考え直しています。最近はモバイルオフィスの需要も高まっているため、業種によっては積極的に採用しているケースも少なくありません。
モバイルオフィスとは一体どのようなオフィス形態なのか、よくわからない方も多いのが現状です。ここでは、賃貸オフィスとモバイルオフィスの違いについて詳しく解説します。
賃貸オフィスとは？
賃貸オフィスは、一般的な賃貸住宅と同じように場所や部屋を借りてオフィスを設ける形態です。毎月の家賃を支払うほか、入居には賃料の数ヶ月分を支払う必要があるため、オフィスの設置には多額の費用がかかります。
居住用の賃貸物件とは違い、内装は各企業で設計可能。企業のコンセプトカラーの壁紙に張り替えたり、必要に応じて内装工事を行ったりできるといった魅力も賃貸オフィスの特徴です。
ただし、退居する際には原状回復が基本となるため、入居と退居の両方のタイミングで費用がかかるので注意しなければなりません。
賃貸オフィスで使用するOA機器や設備は各自で揃えるので、オフィスを立ち上げる際は賃料の他にも様々な費用がかかります。インフラ整備も各企業が行うため、賃貸オフィスは費用面だけではなく、設備を整える時間もかかるため注意してください。
需要が高まるモバイルオフィス
モバイルオフィスは、インターネットを通じて各モバイル端末で業務を行う働き方です。テレワークや在宅ワークにも似ていますが、モバイル端末で仕事ができる環境であれば飲食店やコワーキングスペースなど、自分の好きな場所で働けるのがモバイルオフィスの大きな魅力です。
モバイルオフィスは「モバイルワーク」とも呼ばれています。オフィスそのものの形態ではなく、働き方の一つとして捉えると良いでしょう。インターネットやモバイル端末を通じて「会社から離れた場所で仕事をする働き方」といった意味では、テレワークと同じ働き方です。
モバイルオフィスは、その日の予定や気分に合わせて仕事をする場所を変えることができる新しい働き方です。
賃貸オフィスとモバイルオフィスの大きな違い
賃貸オフィスはオフィスそのものが存在するのに対し、モバイルオフィスは業務を行う決まった場所が存在しません。パソコンなどのインターネットが使える機器で仕事ができる環境であれば、場所を問わず働けるのがモバイルオフィスです。厳密には、賃貸オフィスなど実店舗のある企業でも、社員はモバイルオフィスの働き方が可能です。オフィスへ出勤が必要な場合は出社し、それ以外の日常的な業務はモバイルオフィスで行うといった働き方をしている方も少なくありません。
賃貸オフィスは現実に存在するオフィスであり、モバイルオフィスは働き方を示すものと理解するとわかりやすいでしょう。賃貸オフィスとモバイルオフィスのどちらも良し悪しがあるので、どちらが良いとは一概に言えません。モバイルオフィスは自分の望む働き方が叶う時代の象徴でもあるのです。
モバイルオフィスのメリットとデメリット
モバイルオフィスは社員にとって新鮮な働き方ですが、メリットだけではなくデメリットも存在します。モバイルオフィスの導入を検討する際には、メリットとデメリットをよく確認してから実行に移しましょう。
メリット：人材の幅が広がる
モバイルオフィスは働く場所を問わないので、地域に限定することなく人材を募集できます。異なる地域で活動している優秀な人材も、モバイルオフィスなら仕事を選ぶ選択肢の一つに入るかもしれません。優秀な人材を確保することで経営に良い影響を与えることができ、新規事業の拡大なども目指せます。即戦力が欲しい企業にとって、モバイルオフィスの導入は検討してみる価値のある項目です。
社員が引越しなどの理由で退社しなくてはならない場合も、モバイルオフィスなら人材を手放さずに済む可能性があります。雇用問題を抱えている企業は、積極的にモバイルオフィスを活用してみてください。
メリット：業務の効率化に期待ができる
社員それぞれが自分の好きな場所で仕事ができることで、生産性が上がる可能性があります。決まった場所と時間で働くよりも個々の生活と両立しやすいため、社員のモチベーションが上がったという企業も少なくありません。
社員一人ひとりが仕事にやりがいを持って取り組むことで、業務の効率化にも期待ができます。逐一会社に戻って顧客に連絡する必要がないので、スムーズな対応も可能です。
顧客満足度が高いと経営状態も上向きになる可能性があるため、状況に応じてモバイルオフィスを導入することをおすすめします。
デメリット：社員の勤怠管理が難しい
モバイルオフィスは社員それぞれが好きな場所で働くため、勤怠管理が難しくなります。労働時間であるにも関わらず業務を行っていなかったり、プライベートと混同してしまったりしている場合も、モバイルオフィスでは社員の勤務状況に目が届きません。きちんと勤怠管理を行った上で社員報酬の評価している場合は、モバイルオフィスを導入する前に対策方法を考えておくことが大切です。
モバイルオフィスという働き方においては、企業と社員の信頼関係が必須です。日によっては出社を義務化するなどして、上手にモバイルオフィスを取り入れてみてください。
デメリット：セキュリティのへの不安
どこでも仕事ができるのがモバイルオフィスの魅力ですが、機密情報や個人情報の取り扱いには注意が必要です。セキュリティが整備されていない環境で仕事をすると、パソコンがウイルスに感染したり、外部に情報が漏れたりする場合があります。
情報漏洩は経営に大きな打撃を与えるので、セキュリティ対策を徹底した上でモバイルオフィスを導入してください。ウイルスソフトの購入や更新を義務付け、社員それぞれがセキュリティ対策を十分に行っていることを確認してからモバイルオフィスを導入しましょう。
外出先でのパソコンの紛失やデータの誤送信などがないように、企業がしっかりと指導することが大切です。
モバイルオフィスの導入方法と注意点
モバイルオフィスの導入を前向きに検討している場合は、導入方法や注意点をよく確認する必要があります。特に、デメリットであるセキュリティ問題や勤怠管理方法をきちんと対策した上で次のステップに進んでください。経営や業務に影響を与えないためにも、ここではモバイルオフィスの導入方法と注意点について解説します。
Web会議システムの導入
モバイルオフィスを実現するためには、Web会議システムの導入が必須です。Web会議システムとは、インターネットを経由してビデオ通話やチャットでコミュニケーションを取る便利なシステムです。
近年、Zoomを始めとしたWeb会議システムが多く活用されており、モバイルオフィスやテレワーク、在宅ワークで使われています。Web会議システムにも様々なサービスがあるので、自社に合ったシステムを使用することが大切です。ビデオ通話やチャット機能の他にも、ファイルが転送できるか、イベントやセミナーなど大人数の通話も可能かなど、サービス内容をじっくりと比較検討してください。
Web会議システムは無料で使用できるサービスもありますが、有料であってもセキュリティ対策が万全なサービスの利用をおすすめします。Web会議システムを利用する人数や用途、使用方法などから自社に適したサービスを利用してください。
注意点：コミュニケーションが希薄化
モバイルオフィスを起用する場合、社員同士が直接コミュニケーションを取る機会が少なくなります。Web会議システムなどの通話やチャットが主なコミュニケーションツールになるため、相手の表情や言葉のニュアンスを汲み取りにくい傾向にあるのが難点です。コミュニケーションが満足にできない状態だと、認識の相違や誤解が産まれる場合があるので注意しなければなりません。
経営者はもちろん、社員それぞれがコミュニケーションに配慮することが大切です。業務上のトラブルはもちろん、社内の人間関係が複雑にならないための対策も行ってください。
可能であれば定期的な出社を求めたり、社員同士の絆を深めるイベントを開催したりしながらコミュニケーションが気薄になるのを防ぎましょう。
注意点：連携ミスの発生
モバイルオフィスを採用すると、多くの社員や役員が各々の場所で仕事します。社内で顔を合わせる機会がないため、それぞれが主体性を持って業務に取り組む姿勢が一層求められるでしょう。
社員みんなで話し合う機会が少ないので、モバイルオフィスは連携ミスの発生に注意してください。チャットやメールの送信を忘れたり、他の人が行うと思っていた業務が自分であったりといったミスが起こりやすいです。連携ミスが多く発生すると業務が滞るだけではなく、顧客に迷惑をかける可能性もあります。顧客からの評判を落とさないためにも、しっかりと連携を取りながら業務を進めることが大切です。
「連絡が来るのを待つ」のではなく、社員全員が自分から積極的に連絡や業務の確認ができる環境を整えてください。
今回のまとめ
モバイルオフィスは現代の新しい働き方の一つです。自分の好きな場所で働くことができるので、仕事へのモチベーションが上がったりリフレッシュしながら業務に取り組んだりできるのが魅力です。勤怠管理やセキュリティ問題への対策を行いながら、上手にモバイルオフィスを取り入れることで、経営状態にも良い影響を及ぼす可能性は十分にあります。ただし、社員同士が集まる場を設けるなどしてコミュニケーション不足を解消することも大切です。
モバイルオフィスはコスト削減にも繋がるので、経営方針を見直したい方にもおすすめです。気になるWeb会議システムをチェックし、モバイルオフィスの導入を具体的に検討してみてはいかがでしょうか。
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