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現在のオフィスを効率良く変えたいけれど、どうすればいいか分からないとお困りの方も多いのではないでしょうか。社員の生産性を向上させる、または業務効率を良くしたいとお考えなら、スマートオフィスの導入がおすすめです。
ここでは、スマートオフィスの概要と得られるメリットについて解説します。スマートオフィスの良さを発揮するためのポイントについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス・事務所にAIを導入してスマートオフィスを実現

現在の業務効率をより良くしたいと考えるなら、スマートオフィスの導入がおすすめです。環境を整えるためにも、まずはスマートオフィスの概要について理解しておきましょう。ここでは、スマートオフィスとはどのようなオフィスなのかご紹介します。

最新のIT技術を導入したオフィス

スマートオフィスとは、最新のIT技術を取り入れたオフィスのことです。IT技術には営業や顧客、会計管理システムなどがあり、それらをすでに導入している企業も少なくありません。
システムを導入し、連携すれば業務効率は大きく向上させられます。社員の仕事も捗りますが、スマートオフィスはそれだけに留まりません。
例えば、室内の空調や照明をセンサーで管理することによって、人の手を加えずに快適な状態にできます。機械が自動的に感知して調整してくれるため、社員にとって常に快適な環境が整うという訳です。
また、会議室の空室管理などもAIに任せることができます。社員のスケジュールに合わせて会議室の管理を行えば、予約の取り忘れを防ぐことが可能。来客時に顧客を待たせることもないので、企業評判を落とす恐れもありません。
このように、AIの力を借りて環境整備を行うのが、スマートオフィスなのです。

業務効率の向上や社員の快適さを上げる目的がある

スマートオフィスには、最新のシステム導入や連携、さらに空調や照明の管理を機械に任せることで、社員の働きやすさを向上させる目的があります。
人の手を使えばちょうどいい室温や照明の明るさにすることは可能ですが、時間帯やその日の気温に合わせて温度調整を行わなければならないため、毎日行うのは手間がかかります。照明の明るさも、日光が入ってくるかどうかに応じて調整する必要がありますので、時間に合わせて変えなければなりません。
こうした手間をすべてAIに任せれば、社員は業務に集中できます。何もせずとも快適な作業環境が整いますので、社員にとって大きなメリットがあると言えるでしょう。

AIはチャットにも自動対応！スマートオフィス化のメリット

スマートオフィスはIT技術の導入、連携によって優れた業務効率を実現します。社員にとって働きやすい環境を整えられるため、企業にとっても社員にとっても大きなメリットが得られるでしょう。ここでは、導入によって得られる4つのメリットをご紹介します。

社員の業務効率や生産性を向上させる

スマートオフィスの最も大きなメリットは、社員の生産性と業務効率を大きく向上させられる点です。企業には管理しなければならないデータが数多くあるため、人の手で管理するとなると手間がかかります。
管理する情報別にシステムを導入すれば、AIがすべて管理してくれるので社員の手間がなくなります。システム同士を連携させればさらに業務効率がアップするため、これまでの作業工数を大幅に削減できるでしょう。
また、チャットなどのAI自動受付システムを導入すれば、さらに社員の手間を省けます。企業への問い合わせ時、AIが質問内容に応じて回答してくれれば社員が対応せずに済むので、これまで対応していた時間を業務に充てることができ、生産性の向上も図ることができます。

会社の居心地の良さを実現して満足度を高める

多くの社員が居心地の良さを感じられるオフィスは、満足度の高い企業とも言えるでしょう。企業にとって社員は必要不可欠な存在です。社員がいなくなれば業務も滞るため、会社に大きな損失を与えます。
業務環境の改善は、便利になるほど社員の居心地の良さを上げてくれます。細かな作業の多い環境だとやるべきことがいくつもあるため、作業の手間や工数の多さによってストレスを感じてしまいかねません。作業漏れがないかといったプレッシャーもかかるため、社員にとって居心地の悪い環境になってしまうのです。
スマートオフィスを実現すれば、細かな作業はすべてAIに任せられます。余計なストレスから解放され、業務にだけ集中できるので、働く上での満足感を得られるでしょう。

業務によってはテレワークを可能に

会社への出社が必要ない業務は、テレワークにすることも可能です。しかし、テレワークは会社支給のパソコンがあればすぐにでも導入できる訳ではありません。社外で業務を行う際は、勤怠管理や成果物の納品システム、社員同士のコミュニケーションツールなど様々なものを用意しなければならないのです。
スマートオフィスの導入には、情報管理システムや高速ネットワークなどが必要です。管理システム導入の際には、勤怠管理や成果物の納品システムなども一緒に導入しましょう。必要なシステムが揃えば、テレワークを始められる部署もどんどん増えていきます。テレワークにはま感染症対策や出勤時間の削減、落ち着く環境での作業など、社員にとって魅力的なメリットがいくつも備わっているため、社員の意見を取り入れた上で実施するのがおすすめです。

企業の評判を高められる

スマートオフィスの導入により、作業効率の良い職場環境として評判を高められるでしょう。IT技術を導入して作業効率を向上させるのなら、企業PRの際に必ず発信してください。導入して作業効率の向上を実現した際は、事例も取り上げるのがおすすめです。
自社内の社員が働きやすさを感じられる環境は、他社の社員も魅力を感じる可能性が高まります。就活生向けのPRで紹介すれば、優秀な人材も集まりやすくなるでしょう。
また、取引先からの評判も良くなるかもしれません。会議室の空室管理や情報管理システムの連携など、余分な工数のない環境は社員の生産性を上げます。生産性の向上は取引先にとってもメリットになるため、信用度の高い企業だと認められるでしょう。

スマートオフィス化でオフィスのパフォーマンス向上に繋げるポイント

スマートオフィスにするために様々なシステムを導入したものの、中々業務効率が上がらないと悩む方も少なくありません。そのような場合に備えて、パフォーマンス向上のポイントを押さえておきましょう。ここでは、オフィスのパフォーマンスを向上させる3つのポイントについて解説します。

段階的にシステムを導入していく

導入するシステムは慎重に検討し、段階的に取り入れることが大切です。最新技術を用いたシステムはとても魅力的ですが、謳い文句に流されるままどんどん取り入れると上手に活用できない恐れがあります。
まずは、自社にどんなシステムが必要かを考えてみてください。システムごとに実現できることが異なるため、余分な工数が発生しているところに活用できるものを導入候補に挙げます。いくつかの候補が上がると思うので、候補別に良いと思えるシステムも見つけておいてください。
全てのシステムを一気に導入するのはおすすめできません。システムは初期設定が必要なだけでなく、一定期間は稼働時にエラーが出ないかなどを確かめる必要があるからです。エラー確認と一緒に、稼働によって業務効率の改善が実現しているかという点もチェックしてください。
段階的にシステムを導入していけば、1つ1つのシステムを細かく確認できます。不具合時のエラーマニュアルも作成できるため、スマートオフィスを最大限に活かせるのです。

エラー時に確認するマニュアルを整備しておく

スマートオフィスはネットワークを最大限に使うため、様々な不具合が起こる恐れがあります。稼働から一定期間はいくつものエラーに悩まされることがあるので、エラーのたびに改善方法を模索し、マニュアルにまとめておきましょう。
ネットワーク環境の不備の他、IT機器が故障する可能性もあります。自社内で対処できる場合もあれば、購入元に確認しなければならないケースもあるため、エラー内容に合わせて瞬時に判断することが重要です。
エラー時のマニュアルはとても貴重であり、その後の業務に役立ちます。不具合が出た後にいつまでも復旧しなければ、業務が滞ってしまうでしょう。すぐに改善できれば業務は支障なく進むため、パフォーマンス向上のためにも詳しいマニュアルを整備しておいてください。

セキュリティ対策を入念に行う

スマートオフィスは、様々な情報管理をAIに委ねるため、情報が洩れないよう対策をしておくことが大切です。情報管理システムには自社内社員の情報だけでなく、顧客情報も含まれています。それらが流出したとなると企業が大損害を受けるだけでなく、信用も失うため企業存続が危うくなりかねません。
また、スマートオフィスはシステムやネットワーク上に様々な情報を入力します。不正アクセスされないよう、厳重なセキュリティを用意しましょう。導入したものの使用しないIoT機器に関してはネットワークを切っておいてください。ネットワークを遮断しておけば、不正アクセスの恐れはありません。
さらに、社員へのセキュリティ教育も実施してください。テレワーク前に実施しておけば、どのようにして成果物を納品するか、どこのネットワーク環境につなげばいいかといった判断ができます。情報はどこから洩れるか分かりません。高度な技術を持ったハッカーによる不正アクセスの心配もありますので、セキュリティ対策を入念に行ってください。

今回のまとめ

スマートオフィスとは、最新のIT技術を導入しているオフィスです。導入することで業務効率の向上、社員が働きやすさを感じられる環境に整えるといった目的があります。
いくつかの作業をAIに任せれば、その分社員は別の業務に集中できます。オフィスの利便性を上げれば居心地の良さも感じられるため、社員の満足度も高められるでしょう。その他に企業評判を上げる、テレワークを導入できるといったメリットも得られます。
スマートオフィス導入時は、情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策を入念に行わなければなりません。段階的にシステムを導入していけばスムーズに環境を整えられるので、必要な技術をよく検討し、業務効率を向上させていくことをおすすめします。

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