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オフィス・事務所のコストを削減するためにすべきこととは？
オフィスや事務所を維持するためには経費が必要です。事業を運営していく財源は限られているので、堅実に運営していかなければなりません。経営状況が悪化している会社や利益が思うように上がらないといった会社は、まず経費を見直すことが大切です。
経費が経営を圧迫している状況であれば、現状を打破するためにもしっかりとオフィスや事務所の運営方法を考えてみてはいかがでしょうか。
ここでは、オフィスや事務所のコストダウン方法をご紹介します。経費削減の具体的な方法についても解説しますので、事業を運営している方はぜひ参考にしてください。
まずはコストを調べて現状を把握する
オフィスや事務所を運営していくには少なからずコストがかかります。運営コストが必要以上に高いと利益が少なくなるため、経営そのものに影響を与えかねません。利益をきちんと確保するためにも、必要な経費と不必要な経費を洗い出し、経営方法を今一度見直すことが大切です。
まずは今どのくらいのコストがかかっているのか、経営現状を把握してください。
OA機器やコピー機などの経費
オフィスや事務所を運営していくには、OA機器やコピー機、インク代や用紙代は欠かせません。運営コストがかさんで悩んでいる方は、使用機器や物品にかかる経費を洗い出しましょう。コピー用紙の質を下げたり、ペーパーレスを取り入れるだけでも経費の節約になります。従業員の数が多ければ多いほど、このような細かな経費削減の効果を実感しやすい傾向にあるので、試しに実施してみてはいかがでしょうか。
梱包材を使用する会社では物品の仕入れ先を変えたり、別の梱包材を起用するなどして経費を削減する方法もあります。
少しでも運営コストを抑えたい方は、細かな経費までしっかりと見直しをしてみましょう。
家賃の見直し
オフィスや事務所の家賃も大きな出費です。大幅なコストダウンを目指すなら、思い切ってオフィスや事務所の場所を変えるのも方法の1つです。今よりも安い家賃のオフィスや事務所に引っ越せば経費の大きな割合を占める固定費が軽減できます。
今よりも規模の小さいオフィスや事務所に引越し、可能な限りリモートワークを取り入れるなどしながら家賃にかかる費用を節約してはいかがでしょうか。オフィスや事務所へ出入りする従業員の数が減れば、必然と光熱費も下がります。光熱費にたくさんの経費を費やしている会社も少なくありません。電力会社を見直すことで経費削減に繋がる場合もあるので、ぜひ検討してみてください。
オフィスや事務所の場所を変える場合、引越しには様々な費用がかかります。初期費用が必要になるため、先立つお金がないとできない経費削減方法です。懐に余裕ができてから引越しをするなど、きちんと計画を立ててから実行してください。
人件費の把握
人件費は経費の中でも大きなコストが充てられています。経費削減をするならば、まずは人件費の見直しをしてはいかがでしょうか。しかしながら、必要な人材を手放すわけにはいきませんので、人件費の中でも削れる経費を探すことが大切です。
例えば、採用にかかるコストは高い傾向にあります。求人広告の費用や会社説明会にかかる費用が経営を圧迫しているケースも少なくありません。毎年求人を行っている会社であれば、採用コストを見直してみることをおすすめします。採用コストを下げるためには、新規人材発掘をする手間や費用を削るために離職率を下げる努力が必要です。従業員が働きやすい環境を整え、1人1人が仕事にやりがいを感じる環境を整えましょう。
離職率が下がれば求人募集の頻度や求人にかかる経費が削減できるので、今一度労働環境を見直してみてください。
コスト見直しの注意点
オフィスや事務所の経費はできるだけ削りたいところですが、必要経費まで削らないように注意してください。業務に必要な物品の質を下げることで作業効率が下がるのであれば、かえって経営コストが高くつく可能性もあります。
また、経費を削減したことにより従業員への負担が増えれば、離職率が上がる可能性も出てきます。離職する従業員が増えると、それだけ採用コストも増すことになるので、働き手の環境を守りながらコストダウンすることが大切です。
経費を削りたい方は、じっくりと必要経費と削減できる経費を見極めてから実行してください。経費を削るべきかどうか悩むべきものは、専門家に相談するのも1つの方法です。
オフィス・事務所のオフィス機器の無線化やクラウドサービス導入を検討
オフィス機器を無線化したり、クラウドサービスを上手に活用することで経営コストを抑えられる可能性があります。オフィス機器の無線化やクラウドサービスの活用はコストダウン以外にも嬉しいメリットがあるので、それぞれの魅力をしっかりチェックしてください。
オフィス機器の無線化
オフィス機器の無線化とは、有線LANで繋いでいたパソコンやコピー機などを無線LANに切り替えることを指します。無線LANでオフィス機器を利用することにより、配線や設置にかかる初期費用を削減できます。アクセスポイントを増設したい場合も有線LANよりも費用が安く済むので、オフィス機器を多く扱っている会社は、無線化を検討してみてはいかがでしょうか。
また、配線を気にせずインターネットを利用できるので、タブレット端末やノートパソコンで移動しながら作業ができるのも嬉しいポイントです。作業場所を問わず業務に取り掛かれる環境を整えることで、従業員の負担を減らせる可能性もあります。ミーティングに必要な書類も、タブレット端末やノートパソコンがあれば紙を持ち歩く必要はありません。印刷代がかさんでいるオフィスや事務所の場合、無線LANに切り替えてペーパーレスを実施して経費削減に取り組むことをおすすめします。
無線LANは作業効率が上がるメリットもあるので、コストダウンと兼ねて検討してみてください。
クラウドサービスの活用
クラウドサービスを利用することで、経費を削減できる可能性があります。例えば、紙面で行っていた会計作業にクラウドサービスを利用すれば、書類作りにかかる様々な紙面代や書類の保管場所にかかる費用を節約することが可能です。クラウドサービスの会計ソフトを活用することで作業効率も上がり、従業員の負担が軽減することで離職率の低下やモチベーションを高める可能性もあります。
これまで会計作業にだけ徹していた人材も、会計ソフトで業務の効率が上がれば勤務時間を短縮したり別の業務に取り掛かれるので、人件費を節約できるでしょう。
また、最近はFAXもインターネットを介して送信する方法が一般的です。既にFAXでのやり取りを廃止している会社も多いので、一層のことFAX機器を撤廃するのも経費削減の1つの方法です。
また、契約書の管理が行えるクラウドサービスや、固定電話として使えるクラウドサービスも普及しているので、少しでも経費を節約したい方はぜひ活用してみてください。
その他に検討したい削減できるオフィスのコスト例
経費を削減する方法は様々な手が考えられますが、実際にコストダウンに成功した例を3つ紹介します。最近では多くの会社が取り入れているコストダウン方法なので、便利なツールやサービスは積極的に活用するのがおすすめです。
アウトソーシングを利用する
アウトソーシングとは、社内で行っている業務を外部に委託する方法です。フリーランスで活躍する人材に専門的な業務を依頼することで、経費を削減できる可能性があります。税務に関する業務や会計、ホームページの管理は専門的な知識が必要です。技術や知識のない従業員に専門的な業務を任せている場合、他の業務が遅れるなどといった不効率な状態に陥っているかもしれません。アウトソーシングを利用し、専門的な知識や技術を身に付けた人材に業務を委託した方が効率が良くなる可能性があります。
また、業務が捗ることで従業員の残業や勤務時間を削減できれば、コストダウンにも繋がるかもしれません。ただし、アウトソーシングを利用してかえってコストや業務が増したといった例もあるので、費用対効果をしっかり見極めてから業務を委託してください。
マーケティングツールを使用する
Web広告やメルマガ、ホームページの運営などのマーケティングツールを活用することで経費削減できる場合があります。
営業先に直接訪問したり、テレアポで営業を行ったりしながら新規顧客を獲得している会社では、時間や営業に必要な経費がかかります。一方、マーケティングツールは初期費用がかかるものの、関わる人材が少なく済むため人件費や営業にかかる費用が抑えられるでしょう。
実際にマーケティングツールを取り入れたことで経費削減に繋がったといった事例もあるので、自社でマーケティングツールを活用した場合どのくらい経費を節約できるか実際に計算してみてください。
業務のIT化も検討
必要に応じて業務をIT化することで、コストを削減できる可能性があります。顧客管理や経費の管理をIT化することで、より人材をコア業務に充てられる他、人件費の削減にも繋がるでしょう。
例えば、自動応答システムを取り入れれば、顧客対応をしている従業員の負担が減るだけではなく、顧客の利便性を高める効果にも期待ができます。事務的な作業だけではなく生産ラインでも多くITが活躍しており、ITならではの正確性が業務の効率化や顧客満足度を高めます。ただ単に人件費を減らすのではなく、IT化により節約できた人材を新しい事業に当てることで利益が増えたといった事例も多く見受けられます。
IT化にも費用はかかりますが、先の長い自社の未来のためにコストダウンや利益向上を目指して導入を検討してみてはいかがでしょうか。
今回のまとめ
会社の経営を上手く回すためには、限られた財源で業務を遂行することが大切です。経費がかさんで経営状況が悪化している場合、まずは人件費や家賃などの経費の見直しを行う必要があります。オフィスの無線化やクラウドサービスの活用によって人件費が間接的に削減できる可能性があるので、前向きに導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、アウトソーシングやマーケティングツール、業務のIT化もコストダウンの方法の1つです。業務内容によっては大きな節約に繋がる場合もあるので、ぜひ便利なツールやサービスを活用してみてください。
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