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お役立ち情報
オフィス・事務所に多目的スペースを設けることで得られるメリット
海外のおしゃれなオフィスで良く目にする「多目的スペース」は、環境を変えて頭をリフレッシュしたり、業務に集中したりする際にとても役立つスペースです。
ここでは、近年オフィスや事務所で注目を集めている「多目的スペース」について詳しくご紹介します。多目的スペースを設置するメリットやおすすめポイントをはじめ、設置する際に注意すべきポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてください。
オフィス・事務所のコミュニケーションを活性化させる多目的スペース
ここからは、多目的スペースがどのようなスペースかを詳しくみていきましょう。多目的スペースが注目を集めるようになった背景についても詳しく解説します。
多目的スペースとは
多目的スペースとは、社員一人ひとりがリラックスして過ごすために設けられる空間のことで、またの名を「リフレッシュスペース」や「フリースペース」とも言います。
一般的なオフィスの休憩室や食堂よりも、より居心地が良く、リラックスできる空間を意識して作られたスペースのため、社員の満足度を高める効果が期待されると今様々な業種や業界から注目されているのです。
オフィス・事務所に多目的スペースが広がった背景
多目的スペースが急速に広まった背景として「働き方改革」と「社風PR」の2つの要因が考えられます。
コロナ禍で様々な企業が在宅ワークやリモートワークを導入する中、社員同士の関わりや交流の重要性を感じる企業が増えました。同じチームや部署の仲間同士のコミュニケーションはもちろんのこと、それ以外の社員とも交流にも活用できます。
働き改革に加えて、社員の働く環境を整備・工夫して企業ブランド力を高めるために、オフィスの様子をホームページなどに掲載する企業が急増していることも、多目的スペースが人気を集める要因の一つです。
多目的スペースを設けることで得られる効果
ここでは、多目的スペースを設置することで得られる効果について考えていきましょう。
社員の生産性や集中力向上
オフィスの環境が整うことで業務を円滑に進められ、多くの従業員が集中した状態を維持しやすくなります。多目的スペースを利用してリラックスできる時間を意識的に設けることで、集中力をより早く回復できるでしょう。執務室から物理的に離れることでオンオフの切り替えをしやすく、業務効率アップが期待できます。
人は誰しも、1日の集中力には限界がつきものです。緊張をほぐしてリラックスできる空間を作ることで社員一人ひとりのパフォーマンス最大化につながり、結果として企業全体の生産性を高められます。
社員同士のコミュニケーションの活性化
多目的スペースを設けることで、社員同士のコミュニケーションが活発になります。居心地の良い空間を作ることで自然と人が集まるようになり、部署を越えて交流することが可能です。情報交換の場としても非常に有効なスペースとして活用できます。
多目的スペースを設置することでサボってしまう人が続出するのではないかと懸念する声は少なくありません。しかし、雑談を楽しめるオフィスは確実に雰囲気が良くなりますし、社内の一体感も生まれやすいでしょう。何気ない会話を通して新たなアイディアが生まれることも考えられます。コロナ禍において対面での交流機会が激減する中、多目的スペースが果たす役割は非常に大きいのです。
社員の定着率アップや企業ブランディングになる
オフィス内に多目的スペースを設けることで、会社の印象アップに繋がります。例えば、居心地の良い空間やリフレッシュするための設備を設けることによって、現場で働く社員は会社から大切にされているという実感や満足感が得られるでしょう。社内の雰囲気や居心地が良くなることで社員のエンゲージメントが高まり、定着率アップが期待できます。
おしゃれな空間があることによって、社内の人材だけでなく社外の人にも好印象を与えられるため、採用活動において有利に働くことも考えられるでしょう。優秀な人材が集まりやすくなり、企業にとっても大きなプラスです。
さらに、多目的スペースを来訪者との打ち合わせスペースとして活用すれば、来訪者に対して自社の魅力をアピールできるでしょう。
多目的スペースを導入する時のポイント
多目的スペースを設置することで様々なメリットがあると分かりましたが、ただ設置すればいいというものではありません。ここからは、多目的スペースを導入する際に気をつけたいポイントについてご紹介します。
多目的スペースに対する社内での共通認識を作る
多目的スペースは、居心地の良い空間を作ることによってパフォーマンスを上げることが最大の目的です。
しかし、業務中に休息を取ることやリラックスすることに対して背徳感を覚える人も少なくありません。勤勉な日本人にとって「仕事中に休むことはご法度」という潜在的な意識が強く存在するのです。
そこで、休むことによってより効率が上がったり、今までにない斬新なアイディアが生まれたりなど様々なメリットが生まれるという共通認識を社内で作る必要があります。
社員の声や意見を積極的に採用する
多目的スペースは、社員に使ってもらうことで初めて存在意義を持ちます。そのため、多くの社員に使いたいと思ってもらえるような工夫を行うことが大切です。そこで、社員へのアンケートを実施して、社員が求める多目的スペースのイメージや設備についてリサーチをしていきましょう。
多目的スペースに設置する設備として人気なのが、ウォーターサーバーやコーヒーサーバーなどのドリンク系設備です。無料ドリンクや安い価格でドリンクを提供する福利厚生は、多くの企業で採用されています。その他にもゆったりとくつろげるソファをはじめ、雑誌やビジネス本を収納した本棚を設置することで、よりリラックスできる空間を演出することが可能です。
さらに、打ち合わせに活用できるプロジェクターやスピーカーなどのアイテムも便利で実用的。最近では、社員の健康維持を目的に運動器具などを設置するオフィスも増えてきているようです。
社員の満足度を高い憩いの場を作り上げるためにも、現場から寄せられるより多くの意見を採用していってください。
十分なスペースを確保する
より多くの社員に愛される空間にするためにも、執務室からある程度離れたエリアに多目的スペースを設置していきましょう。オンとオフの切り替えをスムーズにするためにも物理的な距離を確保することは非常に大切です。業務中の音や従業員の声が聞こえにくいエリアに設置することをおすすめします。
さらに開放感のある空間づくりも非常に大切なポイントです。例えば、窓に面した場所に設置することで自然光が程良く差し込み、外の景色も楽しめます。
イスやソファやデスクとの間隔も広めにとってパーソナルスペースを確保するためにも、ある程度広めの空間を用意してください。動きやすさや設備の使いやすさ、そして安全面にも考慮した空間づくりをしていきましょう。
リラックスできるレイアウトを考える
使用する社員がくつろげる空間にするために、リラックスできるレイアウトを考えていきましょう。座り心地の良いソファなどの使い心地の良い家具を選んだり、ゆったりとした時間を過ごすためのカフェスペースやミニキッチンを設けたりなど、作業効率が上がるような工夫を施してください。
多目的スペースは世代を超えたコミュニケーションの場として活用するためには、カフェテーブルや対面のソファ席を設置するなど、社員たちの会話が弾むようなレイアウトを考えることも大切です。
さらに、集中して作業に取り組みたい社員のために多目的スペースを活用するのもおすすめです。じっくりと考え事ができたり、アイディアを練ったりするためのソロスペースを設けることで、社員の生産性を上げられるでしょう。
集中するためのスペースを確保したい場合は、カウンター席のレイアウトがおすすめです。窓際に沿ってカウンターを設置することで程良い開放感があり、気分転換にもなります。
スペースを区切らない
多目的スペースを設置する際にパーテションなどを使って空間を区切る企業が多く見受けられます。しかし、社員が気軽に出入りできるようにするためにもなるべくスペースを区切らないようにしてください。壁で仕切らないフリースペースの方が利用しやすく、いつでも誰でも使用できる空間として親しまれるはずです。
業務スペースと雰囲気をガラリと変えてみる
業務デスク周辺と多目的スペースの雰囲気や家具のテイストを変えるのもオンオフの切り替えがしやすくなるため非常におすすめです。特に壁紙の色などの配色を変えることは非常に有効な手段です。色は人間の心理に大きく影響を与える要素ですので、多目的スペースの配色を意識してレイアウトを考えてください。コミュニケーションを活発にしたい、社員同士の交流を図りたい場合は、柑橘系の爽やかでポップなカラーがおすすめです。リラックスを目的にする場合は寒色系のカラーを検討してください。
その他にも、スペース内に観葉植物を設置するなどして、社員の心理的ストレスを緩和し、いい空気を循環させるのもおすすめです。適度に緑を感じられる空間は非常にリラックス効果があるため、社員の集中力を高める効果も期待できます。
今回のまとめ
多目的スペースを設置することによって、業務パフォーマンス性が高まったり、社員の定着率や企業ブランディングにも効果があったりと、様々なメリットが得られます。しかし、ただ設置するだけでは一般的な休憩室とさほど変わらない設備となってしまい、様々な恩恵を受けられません。多目的スペースを考える際は、ご紹介した注意点やポイントをしっかりと念頭に置いて居心地の良い空間づくりをしていくことをおすすめします。
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