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オフィス・事務所移転を円滑にするWBSとは？取り入れるメリットなど
オフィスや事務所の移転を検討しているけれど、スケジュールが上手く組み立てられないとお困りの方も多いのではないでしょうか。オフィス移転には様々な作業があるため、作業をどのように進めるかを考えなければなりません。最適なスケジュールを組む際におすすめなのが、WBS（Work Breakdown Structure）です。
ここでは、オフィス移転の際に活用したいWBSについて解説します。活用する上で得られるメリットと、使用時のコツもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
WBSとはタスクを分割してスケジュールを管理する手法のこと
WBSを聞いたことはあるけれど、どのようなものなのかがわからないと悩んでいる方も多いかもしれません。WBSは移転などの細かな作業が必要な時に活用できる手法です。ここではWBSの概要について紹介しますので、作業量が多い時にぜひ活用してみてください。
プロジェクト管理に必須のワークフレーム
WBSは細かな作業が必要なプロジェクトを進める際に欠かせないワークフレームです。きちんと管理しておかないと作業を見逃してしまうかもしれません。
WBSで作業内容をすべて洗い出し、ワークフレームに当てはめていけば漏れなくプロジェクトを進められます。短時間で終わる作業でも、必ず洗い出しておいてください。
WBSを進める手順
WBS作成は以下の流れで進みます。
・プロジェクトの目標を設定する
・発生する作業をすべて洗い出す
・作業に優先度をつける
・ワークフレームをダウンロードする
・社員別に作業を割り振る
進める際は、最初にプロジェクトにおける目標を設定してください。目標が定まっていないと、進行に必要な作業も洗い出せません。また、どの程度作業が必要かも把握しづらいため、事前に話し合っておきましょう。
目標が定まったら、次はプロジェクトに必要な作業をすべて洗い出します。プロジェクト開始から完了までには様々な作業が必要です。参加メンバー全員で行う作業もあれば、個別で進めていく作業もありますので、メンバー全員で何が必要かを考えておいてください。
作業をすべて洗い出した後は、1つ1つの作業に優先度を付けましょう。重要な作業に関しては高い優先度を設定することが大切です。また、個人の作業が終わるまで社員全員の作業に取り掛かれないものに関しても、高い優先度を付けるようにしてください。
インターネット上には簡潔なものから作業を細分化できるものまで、幅広くWBSのテンプレートがありますので、初めての場合はダウンロードすることがお勧めです。テンプレートに作業を入力し、参加メンバー全員に通達します。個人タスクがある場合でもWBSを通達しておけば何をすべきかがわかるため、社員が困ることもありません。
WBSをオフィス・事務所移転に活用するメリット
オフィス移転の際にWBSを活用したいけれど、使用する上でどんなメリットが得られるの？と気になっている方も多いのではないでしょうか。オフィス移転は必要な作業が多く、どうしても漏れが出やすくなります。WBSを活用すれば漏れなく作業を終えられるでしょう。
ここでは、移転時にWBSを活用するメリットについて解説します。
移転に必要な作業を把握しやすい
WBSで移転に必要な作業をすべて洗い出しておけば、何が必要かすぐに把握できます。何をすべきか理解していても、日にちが経つとどうしても細かな作業を忘れてしまいかねません。優先度の低い作業だったとしても、忘れてしまうと進行に影響が出てしまいます。
また、自分が何をすべきかを社員それぞれが把握できるため、スケジュールに合わせて進めやすくなるでしょう。
社員それぞれがスムーズに作業を進められる
WBSがあれば、社員それぞれがすべきことをすぐに把握できるため、進行もスムーズに進みます。社員それぞれに作業が割り振られていても、メモなしで全作業を終えることは難しいでしょう。1つの作業に取り掛かっていると、どうしても他の作業のことを忘れてしまうからです。
作業漏れが起こればプロジェクト進行に影響が出るだけでなく、社員の士気も下がります。ミスをしてしまった社員が責任を感じてしまうため、場合によっては離職率を高めてしまうかもしれません。
WBS作成後は、社員全員に気を配ることが大切です。作業の進捗状況の確認はもちろん、指定日までに作業を終えられるかについても確認しておいてください。特に作業量が多い社員は負担も大きいため、作業状況を逐一確認することが重要です。
不明点の確認が容易になる
WBSは部署別に作業を割り振ることができるため、どの部署がどの作業を担っているか把握できます。自身が行う作業を進めるには、他部署の作業完了まで待たなければならないといったケースもあるでしょう。
どの部署が担当しているかがわかっていればいいものの、わからない場合は上司などに確認しなければなりません。その都度確認していては、作業進行に影響が出てしまいます。
WBSで担当部署を把握できれば、すぐに作業進行の確認ができます。進捗状況も確認できるようにしておけば、部署への確認なしで作業に取り掛かれるでしょう。
また、移転作業において気になることがあれば、担当部署を確認した上で質問できます。作業を入力する際は、担当部署と担当者名を入力しておくと便利です。
WBSを活用する際のコツ
オフィス移転にWBSを活用するのなら、コツを押さえておくのがおすすめです。コツを押さえて作成していけば、移転作業進行時のリスクを抑えられます。ここでは、作成前に知っておくべき4つのコツを解説します。
作成時はプロジェクト参加メンバー全員で話し合う
WBSを作成する際は、プロジェクトに参加するメンバー全員を招集してください。移転に必要な大まかな作業は1人でも洗い出せますが、1つの作業を細分化する際に時間がかかります。1人では予測できないリスクも、複数人で考えれば様々な問題が浮かび上がるかもしれません。
また、WBSは1つの作業を細かく分解し、割り振ることが目的です。作業の細分化ができていなければ漏れが生じる恐れがありますので、作業がスムーズに進みません。オフィス移転は社員全員に関わる作業なので、部署別に大まかな作業を割り振り、それぞれで細分化してもらうこともおすすめです。
マインドマップを活用する
必要な作業の洗い出しに困ったときは、作業に関連するキーワードからすべきことを考案し、深堀りしていくマインドマップを活用しましょう。
キーワードから連想される作業を考えていけば、小さなことにも気付きやすくなります。また、細かな作業もすべて洗い出せば、完成度の高いWBSに仕上がります。
あらかじめ目標を設定しておく
オフィス移転における目標をあらかじめ設定しておいてください。新しいオフィスに移して作業効率を高めたい、社員全員が居心地の良さを感じられるオフィスにするといったことです。目標があれば目標別に作業を決められるため、WBS作成もスムーズに進みます。
目標を決めたら、次は目標を達成するために必要な作業を考えましょう。WBSには細かい作業についても入力する必要があるので、何が目標達成のために必要なのか、あらかじめ決めておかなければなりません。社員間で必要な作業を話し合い、作業別に社員を割り振っておいてください。
また、作業それぞれに期日を設けることも大切です。期日を設けておかなければいつまでに作業を完了すればいいかがわかりにくいため、社員が困惑してしまいます。
社員全員が確認できるWBSに作業進捗状況も入力できれば、他の人への確認なしで作業を進められて便利です。
初めて移転する場合は作業を先行させる
初めて移転作業を行う場合は、1つ1つの作業を先行させましょう。WBS作成時は、作業で起こりうるリスクも考えなければなりません。しかし、慣れていない作業だとリスクを見つけることが難しいため、思いがけないトラブルが起こる可能性があります。作業を先行させて行えば、トラブルへ対処への余裕が生まれます。
作業時に起こったトラブルについては、作成したWBSに入力しておいてください。次にオフィス移転をする際、発生したリスクを考慮しながらWBS作成を進められます。
自社に適したテンプレートを作成する
WBSを作成したことでオフィス移転がスムーズに進んだのであれば、自社に適したテンプレートを作成することがおすすめです。インターネット上には様々なテンプレートがあるものの、企業によっては使いづらさを感じるかもしれません。
WBS作成を一度経験すれば使い勝手がわかりますので、使いやすさを感じられるテンプレートを作成してみましょう。テンプレートはオフィス移転だけでなく、プロジェクト進行にも役立ちます。これまでプロジェクト進行時にWBSを使ったことがない方も、作成すれば円滑に仕事を進められるでしょう。
今回のまとめ
オフィス移転時に活用できるWBSは、プロジェクト進行に必要な作業を細分化して割り振るものです。作業をする上で必要なことを細かく分けて社員に割り振れば、漏れなく仕事が進みます。作業の細分化によって起こりうるリスクも想定できるでしょう。
WBS作成によって作業の可視化や作業効率の向上といったメリットを得られます。不明点がある場合も、WBSがしっかりと作成されていればスムーズに解決できます。
作成時は1人ではなく、複数人で作成することも重要です。複数人で作業の細分化やリスク想定を行えば様々な意見が出るため、意見をもとにオフィス移転に活用できるWBSを作成することをおすすめします。
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