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柔軟で多様な働き方が注目されている中、急激に需要が高まっているのが「フレキシブルオフィス」です。感染症対策の一環としてフレキシブルオフィススタイルを導入する企業が増加しています。
ここでは、フレキシブルオフィスが需要拡大する理由についてご紹介します。フレキシブルオフィスの特徴やメリット、そして利用する際の流れやチェックすべきポイントなども詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

新しいオフィス・事務所の形態「フレキシブルオフィス」の需要拡大の理由

新しいオフィススタイルとして注目を集める「フレキシブルオフィス」が需要拡大する理由はどこにあるのでしょうか。あわせてフレキシブルオフィスの特徴や導入するメリットや成功させるポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてください。

フレキシブルオフィスとは？

フレキシブルオフィスとは、一般的なオフィスとは異なり企業に属する社員やフリーランスワーカーなど幅広い層のワーカーが利用するオフィスの総称です。
多種多様な形態で使用できるフレキシブルオフィスは、大企業はもちろんのこと、中小企業やスタートアップしたばかりのベンチャー企業、そしてフリーランスワーカーも数多く利用しています。
従来のオフィスのように長期契約をする必要がなく、独自の利用規約に基づいて柔軟に契約スタイルを変更できるのが特徴です。都市部を中心に展開されていましたが、近年は地方でも増加傾向にあります。
フレキシブルオフィスと一言で言っても、その種類は様々です。違う企業が同じ空間で業務を行う「コワーキングスペース」や総合受付やラウンジなどのサービス機能が付け加えられた「サービスオフィス」、本拠地とは異なる場所に支社として設ける「サテライトオフィス」などがあります。

フレキシブルオフィスが需要拡大している理由

コロナウイルスの影響があり、働き方の多様化が進んでいることが最も大きな理由です。
政府が打ち出す「働き方改革」や「コロナウイルス」の影響によってテレワークを導入する企業が増加しました。テレワークと聞くと、在宅勤務をイメージする方が多いかと思います。しかし、テレワークとはオフィスから離れた場所で働くスタイルを意味するため、作業する場所が自宅である必要はありません。
住環境によっては、自宅で作業するよりも集中できる環境の整ったフレキシブルオフィスの方が効率よく作業できると感じるワーカーも数多く存在します。そのような時代背景もあり、フレキシブルオフィスの需要が急拡大しているのです。
将来の見通しが立ちにくい状況の中でオフィスを構えることは、企業にとって大きなリスクになりかねません。座席数や部屋タイプなどを状況に応じて柔軟に変更できるフレキシブルオフィスを希望する企業はこれからも増えていくことが予想されます。

フレキシブルオフィスを利用するメリット

フレキシブルオフィスの概要や注目されている理由について理解できたところで、ここからはフレキシブルオフィスを利用するメリットについて見ていきましょう。

ランニングコストを削減できる

フレキシブルオフィスは従来のオフィスの面積よりも縮小できますし、内装工事や退去時の原状回復をする必要がないため、コストを大幅に削減できます。また、デスクやイスなどのオフィス家具や会議室などの設備などが事前に用意されているため、備品を用意する必要もありませんし、月単位で契約できるため必要な期間だけ利用できるのがメリットです。
複数の拠点を持ってビジネスをした企業をはじめ、出張や外回りが多く大きなオフィスを構える必要がない企業におすすめのワークスペースと言えるでしょう。

オフィスの移転や拡大・縮小にも柔軟に対応できる

フレキシブルオフィスは、オフィスの移転をはじめ、オフィス規模の拡大・縮小にも柔軟に対応できます。人員が増加したり、組織の変動があったりした場合でも状況に応じた対応が取れるでしょう。
契約から入居までがスムーズな点も、フレキシブルオフィスが人気を集めている理由の一つです。従来のオフィスのような各種手続きや入居審査、そして内装工事などが必要ありません。空き次第によっては契約後すぐに入居できますので、ロスタイムなく新しいオフィスを構えられます。
さらに、シェアオフィスやコワーキングスペースを利用すれば、利用人数が少なくても契約しやすいのもポイントです。プロジェクト内容や業務内容によって最適なワーキングスペースを確保できるでしょう。

多様な働き方を実現できる

フレキシブルオフィスは、従来のオフィスよりも多様な働き方を実現できます。新卒者や転職者の採用活動において大きなアピールポイントとなり、優秀な人材や即戦力のある人材を確保できるはずです。
さらに複数の拠点を持つことで、居住地の関係で採用できなかった人材にもアプローチできるのも企業にとって大きなメリットです。多様な働き方を実現する企業であるとアピールすることで、社員のエンゲージメント向上や離職率軽減も期待できます。
結婚や出産、介護など様々な理由で働き方を変えられることは、社員にとって重要なポイントです。

フレキシブルオフィスの導入を成功させるポイント

ここでは、フレキシブルオフィスをスムーズに導入するために押さえておきたいポイントをご紹介します。

最適なオフィスタイプを選択する

フレキシブルオフィスの導入を成功させるためには、業種や事業内容に合わせた最適なオフィスタイプを選ぶことが大切です。異業種との出会いや新規取引先の開拓を目指したい場合は「コワーキングスペース」、より高いセキュリティや機能性を重視する場合は「シェアオフィス」や「レンタルオフィス」をおすすめします。
それぞれのオフィスタイプの特徴を理解した上でオフィス選びを行ってください。

費用とサービス内容で比較検討する

フレキシブルオフィスの費用やサービス内容、利用規約は運営会社によって大きく異なります。
特に初期費用やランニングコストはしっかりと確認しましょう。新規契約手数料、オフィスの月額料金、そしてオプション料金を比較して、コストパフォーマンスの高いオフィスを選んでください。

フレキシブルオフィスを利用する際の流れ

ここからは、フレキシブルオフィスを契約して利用を開始するまでの流れについてご紹介します。

問い合わせと内見

利用を検討しているエリアにあるフレキシブルオフィスを検索していきます。賃貸情報サイトや賃貸オフィス検索サイトを駆使しながら気になるオフィスを探してみてください。興味のあるオフィスが見つかったら、メールや電話で空き状況を確認した上で内見申し込みをします。
問い合わせをする際は、利用予定の人数や利用を希望するオプションサービスについて質問される場合がありますので、わかる範囲で回答してください。内見当日は、オフィス周辺の環境やオフィス内の様子をしっかりと確認してください。

申し込み・入会審査

契約するオフィスが決まったら、必要書類を用意します。「会社概要書」や「会社登記謄本」、「印鑑証明」など様々な書類が必要ですので、なるべく早いタイミングでまとめて提出しましょう。
入会審査のないオフィスもありますが、多くのオフィスで審査が行われます。

契約をして利用スタート

無事に審査が通ったら、契約書を交わして新規契約料を支払います。オフィスの鍵をもらったらいよいよ利用開始です。パソコンなど必要な荷物を運び入れたらすぐに利用できます。

フレキシブルオフィスを内覧する際に確認すべき項目

フレキシブルオフィスの契約に失敗しないためにも、内覧時に確認しておくべきポイントをしっかりと押さえておきましょう。

立地・賃料

フレキシブルオフィスに限らず、オフィスの賃料は立地や入居するビルのグレードによって大きく変動します。社員の利便性を高めるためには駅近のオフィスがおすすめです。一等地を避けてオフィス選びをしてしまうと、賃料は下げられても交通費などのコストが上乗せされるだけでなく、社員のモチベーション低下にも繋がります。
そして、ビルグレードは社員の生産性や顧客の信頼感や安心感を高めるのに非常に重要なツールです。特に頻繁に来客のある場合は、ある程度ビルグレードも重視すべきでしょう。
このように、フレキシブルオフィスを選ぶ際は、立地やビルグレードと賃料のバランスを総合的に考えることが大切です。

セキュリティ

フレキシブルオフィスを選ぶ際に重要視したいのが、オフィスのセキュリティレベルです。フレキシブルオフィスの特性上、不特定多数の人間が出入りしますし、会議室などの設備は共用で使用します。そのため、建物全体のセキュリティ管理をはじめ、入退室システムの導入などを事前に確認しておいてください。
そして、利用する社員に対しても危機管理意識を持たせる教育をしていく必要があります。企業機密の情報を外部に漏らさないためにも、しっかりとしたセキュリティ対策を講じることが大切です。

受付スタッフの有無

フレキシブルオフィスを使用する際に、秘書や事務代行などのオプションサービスの利用を検討している方も多いかもしれません。その際に重要なのが受付スタッフの存在です。
電話の転送や宅配荷物の受け取り、お茶出しなど、様々な業務を請け負ってくれるスタッフが常勤しているか確認してください。

今回のまとめ

フレキシブルオフィスの需要拡大には、政府の打ち出す「働き方改革」や「コロナウイルスの流行」が大きく影響しています。フレキシブルオフィスには様々なメリットがあることから、今後も需要が高まると予想されているオフィス形態です。フレキシブルオフィスの運営会社によってランニングコストや設備、オプションサービスが大きく異なりますので、しっかり比較・検討を行い、自社に最適なオフィスを選ぶことをおすすめします。

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