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フリーアドレス化をするにあたり、課題になるのが「電話の取り次ぎ」です。この課題を解決出来なかった結果、フリーアドレスを撤廃した企業も少なくありません。また、「電話の取り次ぎ」が課題となり、フリーアドレス化するか悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは、「電話の取り次ぎ」問題を解決する方法とデジタルコードレスフォンを導入する方法についてご紹介します。電話の取り次ぎがスムーズに行えるようになると、社員のストレスが軽減されるだけでなく、顧客満足度の向上が期待できますので、スムーズに行える環境を作りましょう。

電話の取り次ぎはフリーアドレス化の賃貸オフィスにおける課題の一つ

フリーアドレスは、コミュニケーションの活性化やモチベーションアップなどに繋がるため、多くの企業が取り入れるようになりました。しかし、フリーアドレスには「電話の取り次ぎ」という大きな課題があります。
フリーアドレスでは毎日社員のデスクが変わるので、固定電話での取り次ぎが難しくなります。比較的固定された席にいる人が受けたり、受付の人が受けたりしても、担当者がどの席で仕事をしているかは分からないので、スムーズな取り次ぎができません。
フリーアドレスは1980年代〜1990年代にかけて一度流行しましたが、当時は携帯電話がそこまで普及していなかったので固定電話でしか連絡が取れず、フリーアドレスは定着しませんでした。このような事例から固定電話との相性は悪いと言えるでしょう。

デジタルコードレスフォンを導入するなどの電話の取り次ぎ問題の解決方法

それでは、どのようにしたら電話の取り次ぎ問題を解決できるのでしょうか。ここからは、デジタルコードレスフォンの導入を始めとした5つの解決方法についてご紹介します。

デジタルコードレスフォン

電話の子機のような個人で持ち歩けるような電話機です。固定電話で電話を取った人が保留を行い、内線で担当者の端末に繋ぎます。
以下のような悩みを抱えている企業の場合、導入がおすすめです。
・社内のレイアウト変更や座席変更が頻繁に行われている
・フリーアドレスを採用する予定がある
・お客様からの外線着信を取り次ぐ際に長時間お待たせしてしまうケースが多い
・社外、社内の連絡に携帯電話を使用しているため、高額の通信費がかかっている
特徴は、社員一人ひとりが端末を持ち歩ける点と、どの場所にいても電話ができる点。担当者の居場所が分からなくても、電話番号さえ分かれば取り次げます。電話が来たら固定電話の位置まで戻る手間も省けるので、ストレスが軽減されるでしょう。移動しながら電話ができる点も強みです。

クラウドPBXを導入する

クラウドPBXとは、構内に置いていたPBX（構内交換機）をクラウド化し、インターネット上で通話や通信を行うことで、今までの電話環境を改善できるサービスです。場所を選ばずに通信環境を構築出来るだけでなく、設定をWebブラウザやアプリケーション上で簡単にできるのが特徴です。
クラウドPBXの導入をおすすめするケースは以下の3つです。
・設定変更や機能追加などの頻度が多い
・繁忙期、閑散期に応じてオペレーターのシフトを調整している
・在宅勤務や複数拠点での運用を検討している
また、クラウドPBXには以下の3つのメリットがあります。
1つ目は「導入時のコストを抑制出来る点」です。サーバー購入費や開発費などの初期費用が高額なオンプレミス型よりも、クラウドPBXは安価に導入できます。数十万円〜数百万円の導入コストがかかるオンプレミス型PBXに対し、クラウドPBXは月々の利用料金がかかり、座席の規模によって値段は変動しますが、数万円〜数十万円程度で導入出来るケースがほとんどです。高い導入コストをかけずに、数席・数アカウント程度から利用出来るため、とくに小規模事業者はクラウドPBXの導入メリットは大きいでしょう。
2つ目は「場所を問わない柔軟な運用ができる点」です。クラウドPBXはインターネットとPCのみ利用可能で、ブラウザで操作できる管理画面から機能の追加や設定変更などが行えます。そのため、場所に関係なく、業務環境に合わせた柔軟な対応が可能です。
3つ目は「豊富な機能と高い拡張性がある点」。CRMとの連携を始め、クラウドPBXには電話業務を効率化出来るさまざまな機能を備えた製品があります。近頃ではAI分野の進歩に伴い音声認識の活用も本格化しつつあり、通話内容をリアルタイムでテキスト化する機能も導入されています。

社用携帯を活用する

フリーアドレスを導入している企業では、社用携帯を内線代わりに使用している所が多くなってきています。社用携帯を全員に貸与し、ビジネス向けアプリやクラウドの連携としてではなく、一般的な通話機能やIP電話機能で内線を構築する手法です。法人向けの通話し放題プランの利用で、コストを抑えることもできます。
しかし、社用携帯は基本料がかかります。大企業ほど、私的利用の制限など目が行き届きにくくなるケースもあるので、導入する際はコストやルールを検討する必要があるでしょう。

座席管理システムの導入をする

座席管理システムとは、「座席管理」のための機能を搭載したサービスを指します。
「オフィスが混んでいて座る席が無い」「用がある社員の席が分からない」、「会議で必要になるまとまった席が確保できない」などの課題を解決することが可能です。座席管理以外にも、会議室の予約や予約状況の検索などさまざまな機能を搭載したシステムもあります。
座席管理システムには、4つのメリットがあります。
1つ目は、「人を探す時間を削減できる点」です。誰がどこに座って仕事をしているのかがフリーアドレスでは分かりません。座席管理システムを活用することで、探す相手がどこに居るのかをすぐに検索できます。そのため、社内を探し回る手間が省けます。
2つ目は「プロジェクト利用の促進が出来る点」です。プロジェクトのチームメンバーで集まりたい時に、ミーティング出来る席が空いていなくて、座席が決まらない事も珍しくありません。そこで、席を予約しておけば、スムーズにミーティングを始められます。
3つ目は「座席の利用率が向上する点」です。座席管理システムは座席の利用履歴を確認出来るので、座席の利用実績を元に、席の配置を決められます。空席が多い場合は席を撤去したり、利用率が高いエリアは座席率をアップさせたりするなどの活用が可能です。
4つ目は「オフィス利用の効率化が出来る点」です。多機能型では、会議室予約や受付管理、備品管理などのさまざまな機能が備わっています。会議室の利用や来客対応も効率化したい場合は、これらのシステムが搭載されているものを導入すると良いでしょう。

電話代行サービスを利用する

電話代行サービスを利用すると、外部の企業に電話代行を委託できます。また、やりとりの内容についてはLINEやChatworkなどで通知してもらえます。電話代行サービスを利用すると、電話に出る手間が無くなるので、業務をより効率的に進められるでしょう。仕事に没頭していても、電話対応をしているうちに集中力が切れてしまうことがあります。集中力を維持するためにも、電話対応を無くして生産性を向上させましょう。
また、電話の取り次ぎに対して、ストレスを感じている社員がいる場合は電話代行サービスの導入によりパフォーマンスが向上します。

デジタルコードレスフォンを導入するメリット

社用の電話をデジタルコードレスフォンにすると、以下の3つのメリットが得られます。
・移動しながら電話出来る
・機材を設置するスペースを抑えられる
・オフィスの部屋やフロアを有効活用出来る

移動しながら電話出来る

コードの長さを気にしなくて良くなるため、電波を受信できる範囲内で移動しながら通話や着信が可能。通話の相手に対応しながら書類を取りに行ったり、資料を探したりするなどの作業もできます。

機材を設置するスペースを抑えられる

この方法では社内に機材を置くスペースを用意する必要がありません。コードレスタイプは通常のビジネスフォンに比べ、コンパクトなものが多いので、オフィス内がスッキリするだけでなく、コードに足を引っ掛けてしまうリスクも軽減できます。

オフィスの部屋やフロアを有効活用出来る

デジタルコードレスフォンを導入することで、オフィスの部屋やフロアの有効活用が可能。コードレスのビジネスフォンの中にはアンテナさえ設置していれば、オフィス内で配線工事が不要な物もあります。電話の配線工事の為に、わざわざレイアウトの変更や席の配置は必要ありません。配線工事が出来ない部屋やフロアでも電話が利用出来るようになるので、オフィスの部屋やフロアの有効活用に繋がります。

デジタルコードレスフォンを導入するときのポイント

デジタルコードレスフォンを導入するときは、以下の3つのポイントを重視すれば、自社のニーズに合った最適な製品を見つけられます。
・使用する人数
・価格、予算
・対応機能
機能が優れているものを購入した場合、オーバースペックになってしまい使いこなせない危険性もあります。そのようなリスクを防ぐためにも、上記の3つの条件を自社で検討し、最も合った製品を選ぶと良いでしょう。

今回のまとめ

今回は、フリーアドレス化するうえで課題になる「電話の取り次ぎ」の解決方法について解説しました。デジタルコードレスフォンにするだけで、移動しながらの通話が実現したり、オフィスのスペースを有効活用できたりするなど多くのメリットがあります。
また、デジタルコードレスフォン以外にも、「電話の取り次ぎ」問題を解決する方法はあります。抱えている課題によっては不要なケースもあるので、自社の課題やかけられるコストと照らし合わせながら導入を検討してみてください。

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