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ポイントは物の定位置？賃貸オフィスのデスク上を整理整頓するためのコツ
「デスク上の整理整頓が出来なくて困っている」という方も多いのではないでしょうか。しかし、整理整頓はちょっとしたコツやポイントを押さえておくことで簡単にできます。
ここでは、デスク上を整理整頓するコツやポイントをご紹介するので、オフィスの整理整頓のやり方に困っている方はぜひ実践してみてください。また、デスク上を整理整頓するのに便利なアイテムもご紹介するので、気になるアイテムがあれば取り入れてみましょう。
賃貸オフィスのデスク上を整理整頓する上で知っておきたいコツ
「整理整頓しよう」と言われても何から取り掛かれば良いか分からない方もいらっしゃるかもしれません。まずは、不要な物と必要な物に分けてください。整理整頓のコツを5つご紹介します。
整理する時は使わないものを撤去する
デスク上には大きく分けて、以下の3つのものがあります。
・今使う物
・いつか使う物
・使う予定がない物
ここでご紹介する方法は、「トヨタ式デスク整理術」と呼ばれる有名な整理整頓のコツです。今使う物は、今日もしくは明日使うような物です。例えば、パソコンなどの仕事道具や、提出に必要な書類、プレゼン資料などが当てはまります。これらは、ご自身が最も分かりやすい位置で管理するのがおすすめです。
いつか使う物は、1ヶ月後や3ヶ月後など期限を設けて仕分けしましょう。仕分けをする際は出来る限り期限を短くして下さい。期間が長すぎる場合、管理が大変になるので、デスクの整理がなかなかできなくなってしまいます。また、その期限が終わったら、すぐに処分することが大切です。
使う予定がない物は今すぐに処分しましょう。しかし、会社の所有物のような処分して良いか分からない物は、処分の決裁権がある方に確認してから行うようにしてください。
良く使う物と使わない物で置き場を分ける
先ほど紹介したコツで整理が完了したら、残っている物を使用頻度で仕分けていきます。仕分ける際は、「毎日使う物」、「2、3日に一回使う物」、「1週間に1回程度使う物」のように細かく仕分けてください。使用頻度が高い物から、いつでも手の届くデスク上や近くの棚に置き、あまり使わない物は倉庫やロッカーなどにしまっておきましょう。
場合によっては、あまり使わない物が急遽必要になるケースもあるので、ご自身で把握できる場所で管理することをおすすめします。
物の定位置を決める
デスクで利用した物は置きっ放しにするのではなく、片付ける習慣を身に着ける必要があります。また、全社員共有で使うような文房具や備品などは、定位置を決めておかなければなりません。定位置が決まっていない場合、探すのに時間がかかったり、見つからなくて再発注をしなければいけなくなったりするなどのデメリットがあるので、必ず定位置を決めてください。
探したり発注したりする時間は無駄です。たった数十秒だとしても、全社員がそこに時間を費やしてしまうと、大きな人件費と時間の無駄になってしまいかねません。そのため、使用頻度が低い物は全員で共有して使い、定位置を決めて全社員が把握できるようにしておきましょう。
書類を整理する
書類は意識的に整理しないとどんどん増えてしまいます。書類をしっかり整理し、デスクを使いやすくするためには、専用のファイルを利用するなどの対策をする必要があります。おすすめの方法は、案件ごとにファイリングし、クリアーホルダーで見出しをつけておく方法です。見出しをつけておくと、その時に必要な書類を簡単に探し出せます。
また、最近では紙の書類をスマホなどのカメラで読み込むだけで、PDFの書類としてクラウドに保存できるアプリやソフトもあります。紙での管理が不要な物などは、PDFとしてクラウドで管理しておくと、整理する必要もないので整理が苦手な方におすすめです。
デスク上を整理整頓するためのポイント
デスクの一部を整理するだけでは、使いたい物がすぐに見つかる状態にはなりません。ここからは、デスク上を整理整頓するためのポイントを3つご紹介します。
頻繁に使う物だけをデスクに置く
デスクの上には頻繁に使う物だけを置くようにしてください。普段使用しない物をデスクの上に置いておくと乱雑になりやすく、集中力の低下に繋がります。書類が乱雑になりやすい場合は、保存が必要な書類と不要な書類で分けてみると良いでしょう。保存が不要な書類は、ナレムコの法則に従って、すべて処分してしまうのも1つの方法です。
ナレムコの法則とは、自分が保管している書類を半年後に利用する割合は10%、1年後には1%まで下がると検証されている法則のこと。一定期間経過した古い書類は定期的に処分することで、不要な書類をデスク上に溜め込まなくなるので整理整頓しやすくなります。
書類や文具は立てて置く
デスク上の書類や文具は平積みにするのではなく、立てて置くようにしましょう。書類を平積みにしてしまうと、探すのに時間がかかってしまうため、立てて保管できるボックスを設置するのがおすすめ。また、どのような書類が管理されているのかを分かりやすくするために、ラベルを貼るのも効果的です。
ボールペンやホッチキスなどの文具は、ペン立てに保管しましょう。文具は小さく乱雑になりやすいため、あらかじめ定位置を決めておくと探す手間が省けます。
終業後はデスクを全て片付ける
常にスッキリとしたデスクの状態を保つためには、毎日終業後の整理整頓を習慣化することが大切です。デスク上にはパソコンと電話だけを残し、書類や文具などはすべて定位置に戻します。
終業後の整理整頓が習慣になれば、毎日デスクの環境をリセットできるため、乱雑になるリスクを避けられます。その日使う物だけをデスク上に置くようにするだけで、作業がより捗るでしょう。
デスク上の整理整頓でおすすめのアイテム
デスク上を整理整頓するためには、アイテム選びも重要です。ここからは、おすすめのアイテムとテクニックについて解説します。
ファイルボックス
進行中の書類や使用頻度の高い書類などは、ファイルボックスにまとめて使う時だけデスクに出すようにすると、仕事道具が散らかる心配がありません。また、在宅ワークの方であれば、家の中で場所を移動して仕事をする時にも便利です。
ツールボックス
使わない時はスッキリとした箱になるのがツールボックスです。ボックスを開くと、ペン立てや付箋入れなど細かな仕切りがあるものを指します。文具の定位置を決めやすく、収納力もあります。シンプルなデザインのものがほとんどなので、オフィスでも使いやすいでしょう。
バンカーズボックス
すぐには使用しないけれど保管しておきたい書類などは、出しておいても絵になるバンカーズボックスに入れ、コンテナに並べて収納するのがおすすめです。耐荷重約30kgと頑丈なボックスなので、たくさん書類を入れることが可能。また、複数並べる際には同じようなテイストのもので統一すると、空間が整然とした印象になります。
ノートパソコン用スタンド
ノートパソコンの置き場に困っている方も多いのではないでしょうか。もちろん、そのまま置けますが、パソコンスタンドを利用して本のように立てて収納すると、空間が格段にスッキリします。PCを使わないときはデスクを広々と使えるので、仕事効率アップが期待できるでしょう。
ケーブルホルダー
デスク周りを整理整頓するうえで欠かせないのがケーブルの収納です。何本もケーブルを使う方であれば、ケーブルホルダーを利用するのがおすすめ。ホルダーの口に通すだけでケーブルが固定されるので、整頓できるだけではなくケーブルが落下するストレスも無くしてくれるアイテムです。
ケーブルトレー、ケーブルボックス
デスクトップを使用している方は、パソコンの配線収納にも気をつけたいところです。パソコンの配線は各ケーブルを束ねてから、ケーブルトレーやケーブルボックスなどの収納アイテムを上に置き隠すようにすると、デスク周りがスッキリします。また、コードレスで導入できるマウスやキーボードの導入もおすすめです。
100均や無印良品で揃えるのがおすすめ
コストパフォーマンスを重視する場合は100均、見た目の美しさや統一感を重視するなら無印良品がおすすめです。
無印良品では、収納グッズ以外にも文房具やメモ帳などが揃えられるので、デスク周りの雑貨を統一可能。モノトーンカラーで統一することで、おしゃれな雰囲気を作り出せます。
文房具はペン立てを利用する
文房具はペン立てを利用すると良いでしょう。引き出しの中にしまっておくと、どうしてもスペースをとってしまいます。また、「気づかないうちに同じペンを何本も持っていた」という事態にもなりかねません。
文房具はペン立ての中に入れられる分だけと決めておけば、見た目もスッキリしますし、余計な文房具を増やさなくて済むでしょう。
引き出しの中はトレーで収納する
デスク上の整理をするうえで、引き出しの中の整理も欠かせません。入っている物が少ない場合は引き出し内であちこちに動いてしまい、逆に多い場合はどこに何があるのか把握しづらくなります。
そこで、トレーを使って仕切りを作ってあげると、小さなものでも見やすく収納出来ます。ただしトレーを購入する際は、引き出しの中に入るサイズかを確認することを忘れないようにしてください。
今回のまとめ
今回は、オフィスのデスク上を整理整頓するためのコツやポイント、おすすめアイテムについて解説しました。日々忙しくしているとデスク上はすぐに散らかってしまいます。本記事で紹介したコツやポイントを踏まえて、まずは快適な環境づくりに努めましょう。その上で、整理整頓が当たり前になるよう初めは意識的に行うようにしてください。
また、今回ご紹介したおすすめアイテムを使うと簡単にデスク上を整理整頓できますので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
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