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賃貸オフィスのレイアウトを変えようと思っているけれど、今はどんなレイアウトが多いのか気になっている方も多いかもしれません。企業でよく見られるのは島型レイアウトですが、最近はユニバーサルレイアウトを選ぶ企業が増えています。
ここでは、ユニバーサルレイアウトについて詳しく解説します。なぜこの配列が多くなっているのか、その理由についてもご紹介しますので、デスクの配置方法に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

横並びがユニバーサルレイアウトの大きな特徴

ユニバーサルレイアウトは、社員の机を横並びに配列するレイアウト方法です。企業の社員デスクと聞くと、社員が向かい合せで座り、サイドに役職のある人が座る形をイメージする方も多いかもしれません。その並びは島型レイアウトと言われ、一般的な机の設置方法となっています。
机を横に並べると業務に支障が出るのではと思われるかもしれませんが、オフィス内をすっきりとさせる、作業効率を向上させるといったメリットが得られます。横並びにする際は部署別に人がまとまるものの、前後に他の部署の社員が座っています。何らかの用事がある場合は前にいる人を呼ぶ、または後ろを振り向くことで用事を済ませられるので、異動にかかる時間を短縮できるのです。向かいに他の社員が座っていなければ、視線が気にならなくなるので業務に集中しやすい環境ができあがります。誰かの視線を感じるとプレッシャーとなり、業務に集中できなくなる人もいます。横一列に配列されれば前からの視線は一切なくなりますので、目の前の仕事をしっかりとこなせるでしょう。

ユニバーサルレイアウトが賃貸オフィスで増加している理由

近年、ユニバーサルレイアウトを採用する企業は増加しています。これまで主流だった対向式とは大きく異なるものの、なぜ採用する企業が増えているのかが気になるところです。ここでは、なぜ多くの企業に横並びの配置が選ばれるのか解説します。

大規模なレイアウト変更を行わずに済む

デスクを横一列に配列しておけば、企業内で組織変更があった際にも大規模な配置変更を行わずに済みます。会社では定期的に組織変更が行われ、部署を異動する人も出てくるでしょう。対向型の場合は人数の増減に合わせてデスクを増やさなければならず、人数によっては配置自体変える必要があります。
ユニバーサルレイアウトであれば社員は自身の荷物を持って、使用するデスクを変えるだけで済みます。人数の増減によってはデスクを増やさなければなりませんが、対向式よりも異動が楽に済みます。
より移動を楽にしたいなら、デスク脇に置けるキャスター付きの収納を導入することがおすすめです。収納には社員の私物を入れられるため、デスクに引き出しなどが付いていなくても荷物を整理整頓できます。キャスター付きならデスク間移動もスムーズに行えるでしょう。
急な組織変更や部署の人数増減にも対応しやすいことから、採用する企業が増えているのです。

作業動線を確保しやすい

デスクを横に配列すると、作業動線を確保しやすくなります。前述したように、座る場所は部署によってまとまっていますが、前後には他の部署の社員が座っています。作業の流れを考慮した上で座る場所を決めれば、仕事が効率よく進むでしょう。
例えば、商品の企画部門とデザイン部門があるとすると、企画を通した上でデザイン部門へと進みます。企画部門の前後にデザイン部門の机を設置すれば、すぐに書類や資料を渡すことが可能です。
ミーティングが必要な際は場所や時間の連絡もスムーズです。簡単なミーティングであれば自席でそのまま話せますので、わざわざ移動して話をする必要もなくなります。
島型の場合は、必ず他の部署のところに足を運ぶ必要があります。企業によっては他の部屋にまで向かう必要がありますので、移動時間によって作業効率が落ちてしまうかもしれません。横一列に机を設置すれば、作業動線によって時間短縮が可能です。

備品管理をスムーズに行える

横一列にデスクを配列すれば、社内の備品管理もスムーズに進みます。島型のように部署が1つのかたまりになると、それぞれで備品管理を行わなければなりません。1つの部屋に1つの部署であれば管理もしやすいでしょう。しかし、1つの部屋に複数の部署がある場合はどこに備品があるのか、自身の部署で使う備品はどこに置いてあるのかなど分からない点がいくつも出てきてしまいます。
デスクが横一列に並んでいれば、オフィスの壁に沿って備品棚を設置するだけで済みます。デスクは部署でまとまっているので、部署の近くに備品棚を置けば他部署と混同することもありません。部署関係なく使う備品に関しては、共有の棚を用意しておくと便利です。

オフィス全体がすっきりする

借りているオフィスの部屋が狭い場合にも、横並びの配列がおすすめです。狭い室内で島型の設置をすると、乱雑でまとまりのない印象になってしまいます。部署が少なければ問題はないものの、多い場合は移動ルートの確保も難しくなるでしょう。スムーズな移動は作業効率にも関係します。通りやすいルートが確保されていれば用事を済ませてすぐに自席に戻れますので、オフィス全体をすっきりさせておくことが重要です。
室内に机を横並びにすれば、両サイド、またはどちらかにスペースができます。空きスペースに移動ルートを確保し、備品を入れておく収納棚やプリンターなどを配置すると良いでしょう。
横一列に机を並べる際は、デスク間を社員がスムーズに移動できる広さを確保することも大切です。デスク間の広さが狭いと移動しづらくなりますので、社員もストレスが溜まってしまいます。

ユニバーサルレイアウトの効果とは？各部署との連携にも効果的

社員デスクを島型から横配列にすることで、良い効果を実感している企業も数多く存在します。デスク配置に悩んでいる方も、どのような効果が得られるかを知れば配置の決め手になるでしょう。ここでは、ユニバーサルレイアウトがもたらす4つの効果を解説します。

社員が業務に集中しやすくなる

企業の生産性を上げる目的でもユニバーサルレイアウトはおすすめです。机を横一列に配列すると、前からの視線がなくなります。誰かが前に座っていると、前に座っている人に見られているのではと思い、プレッシャーを感じてしまいます。また、従来の配置方法だとすぐに近くに上司が座っており、上司は全体を見渡せる場所にいるため、こちらもプレッシャーになってしまうのです。緊張感を覚えやすい人はストレスが溜まり、業務効率が落ちる恐れがあります。
横一列だと社員は同じ方向を向いて座ることになりますので、前に座っている人の背中しか見えません。上司も横並びに座っているため、他の人からの視線を気にすることがなくなるのです。横に座っている社員も同じ方向を向いているのでさほど気にならないかもしれませんが、気になる方は机に置ける小さいパーテーションを導入してください。小さめのパーテーションでもコンパクトな空間ができあがるため、横からの視線も気にならなくなります。

多くの人とコミュニケーションが取れる

机を横一列に並べておけば、自分とはまったく関連のない部署にいる人とも接点を持てるようになります。座っている机の前後左右には様々な人がいますので、これまで話したことはなかったけれど、話してみるととても気が合うという人が見つかるかもしれません。
会社は仕事をする場ですが、ただ仕事をこなすだけではストレスが溜まってしまいます。社内に気の合う人がいれば休憩時間に雑談をしてストレスを和らげられるため、話していて楽しいと思える人を見つけることも大切です。また、関わりのない人と話す中で新たなアイデアをひらめく可能性もあります。関連のない仕事に就いているからこそ、思いがけない案を教えてくれるかもしれません。仕事で煮詰まっていても、その案によって仕事がスピーディになるでしょう。
様々な人と話す機会を持てば、社員に良い影響を与えます。ストレス緩和やアイデアの考案だけでなく、楽しい職場だと思えるようになりますので、社員の離職率に悩む企業にもおすすめです。

オフィス家具のコストを下げられる

社員デスクを横配列にする場合は、すべての机を同じものにしておきましょう。横配列の状態で1つでも形が違う机が紛れていると、その机だけで浮いてしまい、まとまりがなくなってしまいます。また、設置するオフィス家具が異なるとその分コストが上がる恐れもありますので、企業収益にも影響します。社員が使うデスクは、すべて同じものを選んでください。横配列におすすめなのが連結できるタイプのデスクです。連結できるタイプは同じ型を選ばなければ上手くつなげられませんので、違う型を選ばないようにしてください。
社員全員の机を同じものにすればコストダウンのメリットの他、異動後も素早く環境に馴染めるメリットを得られます。これまで使用していた机が異なると、馴染むまで作業効率が下がってしまいます。社員全員で同じ机を使っていれば、異動後もすぐに環境に馴染めるでしょう。
社員が使うオフィス家具には机や椅子、個人用の収納棚があります。椅子や収納も全員が同じものを使うことでまとまりが得られるものの、社員からは不満が出るかもしれません。椅子は型によっていくつかのカラーバリエーションが用意されていますので、社員の希望を聞いた上で揃えるのがおすすめです。

オフィス変更によって社員が戸惑うことがない

横並びの配列に変えた後は、大規模な配置変更や配線工事の必要がなくなるため、社員が戸惑うこともなくなります。オフィス内の机や収納棚など、置いている場所が変わると多くの人が戸惑ってしまいかねません。特に勤務歴が長い人は以前の設置場所に自然と足を運んでしまうため、二度手間になってしまうのです。
従来の方法だと組織変更や人数増減に合わせてその都度配置変更の必要があるものの、横一列にすれば机を増減するだけで変更に対応できます。人数増減のたびに配置を大きく変える必要がなくなるのです。
しかし、従来の配置方法から横一列に変える際は、オフィス家具の配置変更やパソコンなどの配線を変えなければなりません。そのため、室内の印象は大きく変わるでしょう。慣れるまでに時間はかかりますが、慣れてしまえばその後は大幅な変更なく業務を行えます。

今回のまとめ

オフィスの机配置を決める際、横一列に机を並べるユニバーサルレイアウトを採用する企業が増えています。横に並べることで室内全体がすっきりとした印象になり、余裕のある移動ルートも確保することが可能です。また、作業動線を考えて座る場所を決定すれば、作業時の移動時間短縮などにつながりますので、業務効率を向上させられるでしょう。
その他にも、向かいに座っている人や上司からの視線を気にせずに済むといったメリットもあります。視線が気になって仕事に集中できなかった人も、配列を変えればリラックスした状態で作業に取り組めます。
組織変更の際に社員の机移動が楽になる、配置変更後は配線などの大規模な工事が必要ない、オフィス家具のコストを下げられるといったメリットもあります。従来の配置では得られなかったメリットを感じられますので、ぜひ採用を検討してみてください。

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