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賃貸オフィスでのオフィスレイアウトの際に図面作成をおすすめする理由
賃貸オフィスで理想のオフィスレイアウトを実現するためには、図面の作成が欠かせません。特に、広い1室をパーティションなどで区切って利用する際は、どこからどこまでをどのような用途で使用するかを決めなければならず、それぞれのエリアを明確にした図面が必須と言えるでしょう。図面は社内のメンバー間でイメージを共有する場合にも役立ちます。また、オフィスのデザインを外注する場合も、イメージを伝えやすくなるのです。
ここでは、オフィスレイアウトの図面作成について解説します。
賃貸オフィスのレイアウトを検討する際のポイントは図面作成
賃貸オフィスのレイアウトは効率や生産性を左右する要素の一つです。そのため、オフィス家具やOA機器の配置、あるいは配線などを十分に検討する必要があります。
これらを考える際に役立つのがレイアウト図面です。オフィスに勤務する社員たちの意見を取り入れながらレイアウト図面を作成すれば、各部署の業務にマッチした最適なレイアウトや動線などを実現できます。図面には具体的な物の配置まで書き込むため、移転後に物を配置する作業もスムーズに進むでしょう。ここでは、オフィスのレイアウト図面作成を実施する前に行う「ゾーニング」について解説します。
自社で必要なスペースをゾーニングする
ゾーニングとは、空間を用途別に分けて配置することです。例えば、オフィス全体のゾーニングで必要になるスペース（空間）には以下のものが挙げられます。
・来客用のスペース
・社員だけが利用するスペース
・来客も従業員も利用可能なスペース
・資料管理やセキュリティのために利用するスペース
来客用のスペース例
来客用のスペースで挙げられるのは、応接室、接待室、来客用会議室などです。これらの場にはテーブルとイスが必要となるため、それらを置いても圧迫感を与えないほどのスペースが必要です。
社員だけが利用できるスペース
給湯室、会議室、役員室、執務スペース、休憩スペースなどが挙げられます。会社の中で最も大きな割合を占め、設置するオフィス家具も多いでしょう。また、各部署の社員数によっても必要となるスペースが変わります。
来客と社員の両方が利用可能なスペース
会議室、トイレ、エントランス、食堂やカフェ（必要な場合）、喫煙室（必要な場合）などです。来客と社員の双方が利用可能なスペースは、お互いが快適に利用できるようなレイアウトを検討してください。具体的には、食堂やカフェならば開放的なスペースと少人数で打ち合わせができるスペースの両方を設ける、エントランスならば企業理念を伝えられるカラーやロゴ、製品陳列などが挙げられるでしょう。
資料管理やセキュリティに関するスペース
顧客情報や企業データを取り扱う場合には、徹底したセキュリティ対策が求められます。例えば、紙の資料を保管するスペースは来客が使うスペースから離れたエリアに置く、出入口に監視カメラを設置するなどです。
賃貸オフィスのレイアウトはコンセプトを決めてから
オフィスのゾーニングが決定したら、賃貸オフィスのレイアウトについてコンセプトを決定します。どのようなオフィスにしたいのかを深掘りしていくステップです。コンセプトを決定すると、より働き方に適したレイアウトを実現できるようになります。ここでは、コンセプトの決め方と、その後に決めるべき項目を解説します。
オフィスレイアウトのコンセプトとは
コンセプトとは、「目的」や「理想の形」です。より良いオフィスレイアウトを実現するには、コンセプトを決める必要があります。そこで効果的なのが、最初に経営者と従業員の両方の立場から、現在のオフィスレイアウトで感じている課題を抽出することです。なんとなくデザインを重視して新しいオフィスレイアウトを決めるのではなく、このデザインやこの空間を作るとこの課題が解決できるという方向で追求していけば、今よりも働きやすいレイアウトが実現できます。
オフィスのコンセプトとともに決めておきたい項目
オフィスのコンセプトが定まったら、テーマとカラーも合わせて決めておきましょう。
テーマ
例えば、「風通しが良好なオフィス」「フレキシビリティ（柔軟性）が高いオープンなオフィス」「カフェのようにお洒落なオフィス」など大まかで構いません。
イメージカラー
自社のイメージカラーをオフィスレイアウトに効果的に取り入れることをおすすめします。コーポレートカラーがあれば、その中から選んでも構いません。イメージカラーはオフィスレイアウトのデザインに統一性を持たせるのみならず、企業のブランディングの役にも立ちます。2～3色くらいの基本的な色（ベースカラー）をアクセントとして付け加えると、統一性のあるデザインになります。
また、色が与える印象に注目してイメージカラーを選ぶのも一つの方法です。例えば、赤は情熱的でリーダーシップの印象があるので、ベンチャー企業のようなチャレンジングな企業に向いています。また、青は知的でクールな印象があるので金融機関などの堅実な企業でよく使われる色です。自社の業種や理念にマッチしたカラーを選ぶことが大切です。
オフィスレイアウトのコンセプトを決める際の注意点
オフィスレイアウトのコンセプトは理想の形ではありますが、業務を妨げる、あるいは効率を落としてしまっては意味がありません。コンセプトを決める時に注意すべきポイントについて解説します。
社員の声を取り入れる
経営陣だけでコンセプトを決めてしまうのはおすすめしません。社員が持つ悩みや不満などの課題を改善できるコンセプトでなければ意味がないからです。社員の執務環境を知らない経営陣では、「どのようなオフィスであれば働きやすいか」「どのような要素がオフィスには必要か」などを判断するのは難しいでしょう。
また、コンセプトは当然オフィスレイアウトにも影響します。「個人で作業可能なスペースが必要か」「大人数で会議できる場が複数あったほうが便利か」「コミュニケーションを取りやすい机の配置にする必要があるか」なども、もちろん社員の意見が重要です。
コンセプトを決める前に、ヒアリングやアンケートを通じて社員の声を集めておいてください。
オフィスに必要な要素を書き出す
コンセプトを決めるにしても、絶対条件である「業務を滞りなく進められるか」は満たさなければなりません。そのため、業務に必要となる要素を挙げていきます。オフィスに必要な要素の一例は以下の通りです。
・収納（引き出しなど）の数
・机や椅子の数
・パソコンや電話の数
・機器や、OAの数
・コンセントの数
他にも、「通路の幅はどのくらいか」「個人で作業可能なスペースがあるか」「チーム（複数人）で作業可能なスペースがあるか」「リフレッシュができるスペースがあるか」「パーソナルスペースはどのくらいあればよいか」など細かい要素も書き出しておきましょう。
スペースの配分を考える
「ブランディング」や「リフレッシュ」などをコンセプトに掲げた場合、来客向けスペースやリラックススペースを広く取りすぎて執務スペースが減る恐れがあります。そのため、コンセプトの検討時には、社員のパーソナルスペースの確保と、各スペースのバランスといった面からも問題が無いかを考えなければなりません。この2点について解説します。
社員のパーソナルスペース
社員にとって快適なオフィスを実現するには、それぞれの社員がストレスを感じずに業務を遂行できるだけのスペースが必要です。そのため、社員ひとりあたりのスペースを適切に確保したレイアウトを目指しましょう。具体的には、一人当り12.26㎡（3.71坪）のスペース確保が目安です。
社員100人の企業であったとしたら、12.26×100＝1,226㎡のスペースが必要になります。ここまでの規模のスペース確保が困難な場合は、一人当たり11.04㎡（3.34坪）までは確保することをおすすめします。このスペースは、フリーアドレス制の導入などで最低限確保するべきパーソナルスペースの広さと同等です。
各スペースの配分
各スペースの割り振りを偏らせないように、各スペースの配分率（オフィス全体に対する割合）の目安を知っておきましょう。一般的なオフィススペースの配分率は以下の通りです。
執務室：50〜60％
役員室：5〜8％
休憩室：6〜8％
収納スペース：4〜5％
資料管理・セキュリティスペース：10〜15％
コンセプトを決めてから家具などの選定と配置を行う
コンセプトが明確に定まれば、必要なスペースや家具などの選定と配置がしやすくなります。例えば、机や椅子などのオフィス家具単体に魅力を感じて先にチョイスしてしまうと、オフィスのコンセプトにマッチしなかったり、利便性（使い勝手）が悪くなったりする可能性があるのです。あらかじめオフィスのコンセプトやスペースの広さを決めてから、オフィス家具を選んでください。
また、コンセプトはレイアウトに大きく影響します。例えば、「コミュニケーションの活性化」をコンセプトにした場合、「対向式レイアウト方式」や「フリーアドレス」が効果的です。対向式レイアウトとは、机を向かい合せたものを横にして部署ごとに並べてグループ化する配置方法で、狭いオフィスでも多くのデスクを置けるため、部署内でのコミュニケーションが取りやすくなります。フリーアドレスとは、自分の席という考え方をなくして、固定席を設定しないで社員各自がそれぞれ空いている席や自由な席で仕事をする配置です。毎日違う社員と隣り合わせるため、部署内の全員とコミュニケーションを取りやすくなります。
今回のまとめ
オフィスレイアウトを検討する場合は、図面作成が必要不可欠です。イメージしているレイアウトを可視化でき、決定したスペースの配分や物の配置などを書き込んで共有できます。しかし、図面を作成する前に「コンセプト」をしっかり決めておくことの方が重要です。オフィスのコンセプトにどのようなメッセージを込めるか、そのメッセージをどのような形にするかなど重要な意思決定が必要ですが、コンセプトを実現したレイアウトは社員満足度やブランディングなどの向上が期待できます。
オフィスのリニューアルや移転の際には、コンセプトの設定と図面作成を取り入れてみてはいかがでしょうか。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
