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コスト削減や業務の効率化！賃貸オフィスで拠点統合を行うメリット
ここ数年は、リモートワークの普及やフレックス制の浸透などから、オフィスの使われ方には大きな変化が見られています。出社頻度が下がり、「オフィス関連の経費を削減して、経営を見直したい」と考えている企業も多いのではないでしょうか。そこで、注目されているのが、複数あるオフィスを集約化する「賃貸オフィスでの拠点統合」です。
ここでは、賃貸オフィスで拠点統合を行うようになった流れと、統合するメリット、業務の効率化につながる理由についてご紹介します。
賃貸オフィスで拠点統合とは？
賃貸オフィスでの「拠点統合」とは、それぞれ拠点となる位置に点在させていたオフィス、あるいは支店や支社を一つの賃貸オフィスにまとめて統合することです。すべての拠点を集約して統合する場合もあれば、拠点の一部を統合する場合もあります。賃貸オフィスで拠点統合は、どのような流れで行われるようになってきたのでしょうか。
以前のオフィスは分散傾向にあった
コロナ禍以前におけるオフィスのあり方は、社員全員が同じ場所で勤務する従来型の「集約型オフィス」から始まり、多様な働き方を可能にしてリスクも分散できる「分散型オフィス」や「サテライトオフィス」へ移行してきました。
分散型では、効率的に営業活動を行って商圏を広げるための拠点とする他、通勤時間の短縮を図ることを目的にベッドタウン近郊にオフィスを設置するケースも見られています。また、分散型オフィスは災害発生時も、オフィス業務が完全に止まってしまうことを防げるため、BCP対策の一環としても取り入れられてきました。
オフィスの拠点統合が注目される背景
集約型オフィスからオフィス分散への流れがあった後、今またオフィスの拠点統合に注目が集まっています。大きな理由の一つは、コロナ禍でリモートワークを導入し、オフィス稼働率が低下したことです。リモートワークが定着して出社する人数が少なくなったからこそ、オフィスの拠点統合が可能になったと言えるでしょう。
また、リモートワークでは意思の疎通が不十分になりがちです。コミュニケーション不足で実際の業務に支障が出てしまった企業に対して、オフィスの拠点統合は効率的にビジネスを進めるための対策となり得ます。
他にも、大都市圏ではオフィスの賃料が高額になるため、コスト削減を目的としてオフィスの拠点統合を計画しているケースもあります。
オフィスの拠点集約のタイプ
オフィスの拠点統合を行う場合、どこまでの拠点を統合するべきかについては、企業によって様々です。ここでは、代表的な2つのパターンをご紹介します。
近隣の支社や支店を集約
近隣に点在する同じ企業の支店や支社などを1か所にまとめるタイプです。例えば、首都圏に点在する3拠点を集約するケースが挙げられます。また、2フロアに分かれていた別部署を1フロアに集約した場合も拠点統合と言えるでしょう。
統合後の拠点では、大きい方のオフィス、あるいは別途で新拠点を設けるケースが見られます。また、基本的に業務や規則などは同じであることから大きく業務効率が下がる心配が無く、費用対効果が高まりやすいパターンです。
グループ企業を集約
グループ会社の拠点をまとめると総社員数が増大するため、支店や支社の統合よりも多くのスペースが必要です。そのため、新しいオフィスに移転するケースが多く見られます。ある企業の事例では、グループ企業18社を1つのビルに集約していました。
ただし、グループ企業を集約した場合はオフィス内に異なる決裁ルートを持つ組織が共存することになるため、社内の会議室予約システムなどといった、細かなシステムの見直しが不可欠です。
拠点統合のメリットとデメリット
拠点統合にはメリットが多いですが、解決しなければならないデメリットもあります。それぞれを踏まえた上で、拠点統合の是非を検討してください。
拠点統合のメリット
大きなメリットはコミュニケーションの円滑化、それによる業務効率化、さらにコスト削減が挙げられます。
スムーズな意思疎通
同じフロアで働くことで、他部署あるいは他支店の社員とコミュニケーションが取れるようになります。また、コミュニケーションが活性化するとお互いの業務理解や協力が促進され、組織としての強化が強まるでしょう。
業務の効率化
拠点統合を実施すると、それぞれの拠点で行っていた業務をまとめられます。同社であれば同じ部署をまとめられるため、連絡不足や確認不足によるミスや業務遅延の削減につながり、作業効率が向上できるのです。
また、統合した拠点がそれぞれ行っていた業務のやり方の中には、より効率的な方法が使われていることも少なくありません。このような方法をルール化すれば、さらに業務効率の向上が見込めます。
コスト削減
拠点統合を行うと必要なオフィスの物件数自体が少なくなりますので、オフィスの賃料や光熱費などの維持費、建物のメンテナンスなどにかかる費用の削減が可能です。拠点統合で新しいオフィスをどの地域に置くかによっても賃貸オフィスの賃料は変動しますが、統合するオフィスの数が多いほど賃料が節約できます。
また、オフィスを維持する経費には光熱水費や通信費も削減できます。これらの費用には基本料金が生じており、拠点が分散されていればその拠点の数だけ基本料金を支払わなければなりません。一見小さな額に見えても年間では粗利益に大きな影響を与える固定費を、確実にカットできる点は大きなメリットだと言えるでしょう。
他にも、高価な備品の管理や、消耗品を交換する個数が減ることも経費削減につながります。さらに、会議や打ち合わせを行う場合も移動が不要となり、交通費と移動時間を節約できるのです。
働きやすさの追求
オフィスのレイアウト変更は、意見がまとまりにくく、時間と労力がかかるため後回しにしてしまいがちです。拠点統合をきっかけに働きやすいレイアウトを追求すれば、職場環境の改善を図れます。動線や備品の配置改善などはもとより、休憩スペースや個別ブースなどを取り入れるのも良いでしょう。
セキュリティリスクの減少
拠点統合をすることで、機密情報や個人情報を外部に持ち出す必要を減らせます。フロア全体、ビル全体を借りることもできますので、自社以外の社員の出入りがないのでシェアオフィスに比べると格段に安全です。窓や入り口に面している部署も少なくなるため、のぞき見や会議の音漏れといった物理的な漏洩も少なくなります。
拠点統合のデメリット
拠点統合で長期的なコスト削減効果が期待できますが、移転や整備などで一時的に大きなコストが発生するのがデメリットです。
移転費用
既に賃貸契約をしている既存のオフィスへ、他の拠点オフィスを移転する場合でも、物品の移動や整理などの移転コストはかかります。オフィス拠点統合のために大規模オフィスを契約すると、敷金や翌月の家賃などが必要となり、さらに初期費用がかさんでしまいかねません。都心の一等地などに新拠点を構えた場合、初期費用を含めたコストは統合前とさほど変わらないかもしれません。
また、オフィスの拠点統合をしてからも、遠方になった取引先への配送や社員の通勤手当などの支出が想定されます。これらの出費を削減するには、リモート商談やリモート勤務を活用するなどの工夫が挙げられます。
業務環境の整備
いくら準備をしていても、拠点統合をした直後はオフィスの運営がスムーズにいかないこともあります。オフィス内の大幅な模様替えや、システム変更に慣れるまでに時間が必要だからです。
とはいえ、拠点統合は業務の効率化や社内の環境改善を推進するチャンスでもあります。オフィスの拠点統合前には気づかなかった社内の課題や、改善方法を見つけて前向きに取り組んでいくことで、より多くの効果が望めるでしょう。
拠点統合で業務の効率化が図れる理由
拠点統合を行うことで、オフィスの固定費という大きなコスト削減はもちろん、オフィスのレイアウトの見直しによる作業効率改善、社員のコミュニケーション活性化による生産性向上などが期待できます。
コミュニケーションの活性化
拠点となるオフィスの物理的な距離が離れていると、どうしても社員同士のコミュニケーションが希薄になりがちです。オフィスの拠点統合で移動時間を考えずに容易にコミュニケーションが取れるようになると、他部署、あるいは他支店の社員との連携がスムーズかつ迅速になります。問い合わせやフォローなどが停滞しにくくなり、休憩スペースなどで行われる雑談から問題解決のヒントを得られるかもしれません。
オフィスレイアウトの刷新
オフィスの拠点統合という大変革と同時であれば、業務効率を左右しやすい執務室そのものの配置や、OA機器の設置場所や配線、デスクの置き方などを刷新できます。
例えば、執務室を時間差で複数の人が使えるフリーアドレスの配置にするのも一つの方法です。フリーアドレスにすると勤務時間が異なる人が時間差でデスクを使えるため、スペースの節約になるだけでなく、社員同士のコミュニケーションも広がりやすいというメリットがあります。
業務のスリム化
拠点が多数ある場合、その拠点ごとに経理や庶務の担当者を置く必要があります。しかし、少人数の拠点では1人が複数の業務を兼任することも少なくありません。特に経理は正確な処理が求められるため、兼任している社員に大きな負担をかけてしまいます。時間がかかる上にミスも起こりやすくなるでしょう。
拠点統合で各部署をまとめれば、特定の社員が兼任する必要が無くなります。双方が自分の業務に専念できるため、業務効率の向上が見込めるのです。
今回のまとめ
賃貸オフィスで拠点統合を行うと、オフィスの賃貸料という大きなコストを削減できることはもちろん、毎月支払う光熱水費や通信費の基本料金なども削減できます。さらに、セキュリティリスクの軽減や、社員同士のコミュニケーション活性化などの効果も見込めるのです。同時にオフィスレイアウトの刷新や部署の統合を実施すれば、社員のモチベーションや業務効率の向上に繋がるでしょう。
複数の拠点を有しているなら、オフィスの拠点統合を検討してみてはいかがでしょうか。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
