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自社オフィス・事務所にタッチダウンオフィスを設けるメリット
テレワーク導入にあたってタッチダウンオフィスを検討しているけれど、どこに作ればいいかわからないとお悩みではないでしょうか。タッチダウンオフィスとは社内にある自席以外の場所で仕事ができるスペースのことであり、設置すればいくつものメリットが得られます。
ここでは、タッチダウンオフィスの特徴や得られるメリットについて解説します。オフィスに導入する方法もお伝えしますので、社員の業務効率化を考えている方はぜひ参考にしてください。
オフィス・事務所内のタッチダウンオフィスの特徴
会社のタッチダウンオフィスにはどんな特徴があるのかがわからないと悩む方も多いでしょう。ここでは、2つの特徴について解説しますので、把握した上で導入を検討してみてください。
自席とは別の作業スペース
タッチダウンオフィスは自席とは異なる作業スペースのことです。本来はテレワークや出張者向けのスペースとして考えられたもので、会社とは別の場所に設けていました。駅前などに設置すれば会社よりも通いやすくなるため、一時的な仕事場として活用可能です。
また、外回り中にちょっとした時間ができた時にはそちらに立ち寄り、仕事を進められます。
社内にタッチダウンオフィスを導入する企業も増えており、社員の気分転換に活用しています。自席とは異なる場所で仕事をすれば、気分が変わってスムーズに進められるでしょう。社内にあれば仕事に必要な道具を別の場所に持っていくだけで仕事を続行できるため、業務もさほど滞りません。
社内での意見交換も可能
タッチダウンオフィスは社内の様々な人が集まる場なので、コミュニケーションの場にもなります。日常のコミュニケーションは部署内が主ですが、自席とは別の場で仕事をしていれば他部署の人とも交流が可能です。普段話さない人との会話の中にこれまでにはなかった意見が出てくる可能性もありますので、アイデアに煮詰まった時にも最適です。
タッチダウンオフィスの目的と効果
ここでは、自席とは異なる場所に作業スペースを設ける目的や、導入によって得られる効果・メリットについて解説します。
テレワーカーや出張者が手軽に立ち寄れる仕事場
駅前などにちょっとした仕事場を設ければ、普段在宅で仕事をしている人や出張者が隙間時間に立ち寄れます。タッチダウンオフィスは社外で仕事をしている人向けに作られるものです。
テレワーク中は自宅で仕事することが多いですが、状況によっては自宅で仕事ができない人もいるでしょう。その場合はカフェやファミレスといった場所で仕事をしなければなりませんが、人が大勢いる騒がしい場所では仕事もしにくくなります。会社とは別に仕事ができる場所を会社が設置していれば、カフェなどに行かずともそちらで仕事ができます。何らかの事情があって自宅でのテレワークが難しい人も、タッチダウンオフィスで作業が可能です。
また、出張者が手軽に立ち寄れる目的もあります。出張者は電車やバスなどを使って出張先に向かうことが多いものの、発車時刻によっては多少の空き時間ができてしまいます。会社に行く時間がなくても、駅前にタッチダウンオフィスがあればそちらでちょっとした仕事を片付けることが可能です。
社員の気持ちを切り替える場
自身の席で作業をしていて煮詰まってしまった際、別の場所に移動すれば良い気分転換になります。自席は毎日座るところなので、慣れた席でスムーズに作業を進められるでしょう。しかし、毎日同じ席に座っているとマンネリ化してしまい、斬新なアイデアもひらめきません。
タッチダウンオフィスがあればそちらで仕事ができるため、いつもとは違う環境で仕事を始められます。気分が大きく変わるため、新しい気持ちで作業に取り組むことが可能です。社外にスペースを設けるとそちらに移動する手間があるものの、オフィス内に設ければ社内移動だけで済みます。移動時間の短縮は、社内にタッチダウンオフィスを設ける目的のひとつです。
社員を分散させる
自席とは別の場所に席を設ければ、社員を分散させられるため感染症対策に役立ちます。ひとつの場所に社員が多くいるとウイルスが蔓延しやすくなり、クラスターが起きる可能性が高まります。社員を分散させれば蔓延を防げるでしょう。
感染力の強い病気が流行している時期は何らかの対策を講じなければなりません。しかし、ひとつの部屋にたくさんの社員がいると、対策をしても防ぎきれず、結果的に何人もの社員が休んでしまうことになるでしょう。会社全体の生産性が下がってしまうため、利益にも影響が出るのです。また、出社している社員の負担も増えるので悪循環に陥りかねません。
社員を分散させれば病気の蔓延を防げるだけでなく、生産性を維持できるメリットも得られます。
たくさんの人とコミュニケーションを取れる
タッチダウンオフィスは部署関係なく人が集まる場所なので、これまで話したことがなかった人ともコミュニケーションを取れます。職場は仕事をする場所ですが、様々な人と関わる場でもあるため、気軽に話せる人を1人でも作っておかなければなりません。
社内に仲の良い人がいないと、仕事に支障が出る恐れがあります。仕事に関する話がしにくい、伝達が上手くいかないなど様々なデメリットが発生しますので、場合によっては業務効率を下げてしまうかもしれません。
また、会社は毎日通う場なので、気軽に話せる人が1人もいないと楽しみもなくなります。社内に居心地の良さを感じられず、退職に繋がりやすくなりますので、社員同士のコミュニケーションは非常に重要です。
同じ部署内に気軽に話せる人がいなくても、他の部署に気が合う人が見つかれば居心地の良さを感じられるでしょう。タッチダウンオフィスは様々な人とコミュニケーションを取れる場となり、社員の離職率を下げる目的で導入することもおすすめです。
タッチダウンオフィスの導入方法
オフィス内に自席とは別の作業場を導入すると決めても、何から始めればいいかわからないのではないでしょうか。導入時に注意すべきポイントもありますので、ポイントに注意しながら進めていかなければなりません。
ここでは、タッチダウンオフィスの導入方法と導入時に気を付けるべきポイントを解説します。
タッチダウンオフィスの導入方法
自分の席とは別の席を用意するなら、まずは導入方法を押さえましょう。導入は以下の流れで行います。
・社内スペースの選定
・スペース内の片付け
・必要なオフィス家具の設置
・社員への周知
社内にタッチダウンオフィスとして活用できるスペースがあるか確認してください。スペースの広さは問わないものの、社員数が多いのなら広い場所を確保した方が良いでしょう。気分転換などの理由によって訪れる社員が多いと、スペースはすぐにいっぱいとなって入れない人も出てきます。
スペースが決まった後は、場所の片付けを行います。オフィス家具を設置しなければなりませんので、デスクなどを置けるよう不要なものを撤去してください。次に設置するデスクや椅子を選びましょう。デスクは社員が普段使っているものと同じでなくても構いません。大き目のテーブルを設置し、椅子をいくつか設置するだけで作業できます。コミュニケーションの活性化を目的とするなら、ウォーターサーバーなどを設置することもおすすめです。飲み物があればより居心地の良い空間となり、リラックスした状態で談笑できます。
部屋が整い次第、社員全員に周知をしてください。自席とは別の作業空間を導入した点、気分転換に活用して欲しい点、部署関係なく入室できる点を伝えましょう。スペースでの禁止事項があれば、周知の際に一緒に伝えておいてください。
できるだけコストを抑える
タッチダウンオフィスを導入する際は初期費用が高くなるため、できるだけコストを抑えることが重要です。自席とは別の仕事場を設けても、必ずしもみんなが利用するとは限りません。利用者が少なければ初期費用とランニングコストが無駄になってしまいますので、導入当初に必要なコストはできるだけ抑えた方が良いでしょう。
スペース設置後にたくさんの利用者がいて、スペース拡大の要望などがあればさらに設備を充実させることがおすすめです。利用者の有無は企業によって異なります。確実に成功するとは言い切れませんので、まずは低コストでスペースを用意してください。
機密の取り扱いを徹底させる
タッチダウンオフィスにはたくさんの人が集まりますので、機密情報の取り扱いを徹底するよう社員に周知してください。同じ会社で働く社員であっても、上の立場の人間だと社員が知りえない機密を抱えています。機密を持った状態でたくさんの人が集まる場に出向くとセキュリティリスクが高まるため、作業内容を慎重に考えることが大切です。
他の社員に知られても問題のない仕事のみを持ち込み、機密に関する仕事は自席で行うよう伝えればリスクを避けられます。部外秘の仕事も自席で行うよう伝えましょう。
導入する家具は目的別に選定する
作業スペースにデスクや椅子を導入する際は、目的に合った形状のものを選ぶようにしてください。自席以外で仕事ができるスペース＋コミュニケーションの場として活用する場合は、複数台のパソコンが置けるデスクと椅子を用意しましょう。作業スペースとしても、談笑の場としても活用できます。
コミュニケーション目的ではなく、社員の気分転換の場として作業スペースを用意するなら1人用のデスクと椅子をいくつか設置するだけでも構いません。短時間作業など、ちょっとした立ち寄りの際に利用してもらうのならスタンディングタイプのデスクでも良いでしょう。スタンディングタイプはコンパクトなので、狭いスペースであっても複数台設置できます。
今回のまとめ
タッチダウンオフィスとは、自身の席以外に作業ができるスペースのことです。オフィスとは別の場所に設けられることが多いものの、最近はオフィス内にスペースを導入する企業も増えています。
スペース導入にはテレワーカーなどが気軽に立ち寄れるスペースの提供、社員の気分転換、感染症流行時期に社員を分散させるといった目的があります。部署関係なく様々な人との会話を楽しめる、気分を変えて作業効率を向上させられるといったメリットも得られるため、業務効率に悩んでいる方は導入を検討することをおすすめします。
導入にあたっては、スペースの確保、部屋の片付けとデスクなどの設置、社員への周知という手順で進めます。進める際に気を付けておきたいポイントもありますので、ここを参考にスペースを立ち上げ、社員が快適に仕事をできるオフィスを目指してみてはいかがでしょうか。
