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創業期におすすめのオフィス・事務所選びのポイントは「初期費用が安いこと」
何かビジネスを始める際や起業する際に重要なのが、オフィスや事務所選びです。オフィスや事務所と一口に言ってもその種類は様々ですが、創業期はなるべく初期費用やランニングコストを抑えた物件を選ぶと良いでしょう。
ここでは、創業時におすすめの初期費用の安い「レンタルオフィス」を選ぶメリットや探し方について詳しくご紹介します。これから起業をお考えの方はぜひ参考にしてください。
創業期のオフィス・事務所選びでは初期費用の安い物件がおすすめの理由
会社を創業する際に一番頭を悩ますのがオフィスや事務所選びです。賃貸オフィスを契約する際は莫大な初期費用がかかるため、会社の運営に大きなダメージを与えかねません。
そこで最近人気を集めているのが初期費用が安く契約できる「レンタルオフィス」です。レンタルオフィスとは、デスクやチェア、キャビネット、さらにはインターネットなどの環境が整っている貸事務所のことです。
ここでは、創業時のオフィスや事務所選びにレンタルオフィスをおすすめする5つの理由について詳しくご紹介します。
賃貸オフィスに比べて初期費用が安い
レンタルオフィスを利用する最大のメリットは、初期費用が安いことです。
賃貸オフィスを契約する際は、保証金や初期工事費用などの様々な費用がかかります。なかでも通常の賃貸物件の敷金に相当する「保証金」は月額賃料の6〜12ヶ月が相場とも言われており、事業を始める際の大きな負担となりかねません。
しかし、レンタルオフィスの場合は賃料の3ヶ月程度、もしくは保証金無料で利用できるため、大幅に初期費用を抑えられるでしょう。さらに、レンタルオフィスは内装や回線工事も不要で、デスクや椅子、そしてインターネット環境が整っているため、パソコンや電話さえあればすぐに仕事を始められるのが特徴です。
契約期間や人数の増員にも柔軟に対応できる
通常、賃貸オフィスは2年契約などの数年単位で契約を交わす必要があります。契約途中に解約をする場合、多額の違約金がかかるケースも少なくありません。
しかし、レンタルオフィスの場合は、契約期間の延長や解約にもフレキシブルに対応するところが多いため、急な人員増員などの環境変化にも対応しやすいでしょう。
オフィスの維持・管理の手間が省ける
賃貸オフィスを契約する場合、施設の維持・管理をする手間やコストがかかってしまいます。しかし、レンタルオフィスの場合は施設側が行うため、オフィス内での不具合が生じた場合も安心です。
さらに、レンタルオフィスには共有部が多いため、施設側がゴミ捨てやクリーニングも定期的に行うケースが少なくありません。常にきれいな状態でオフィスを利用できるのはありがたいポイントです。
便利なサービスを利用できる
レンタルオフィスの中には、便利なオプションサービスを提供しているところもあります。例えば、電話代行や秘書代行、さらにはカフェテリアサービスなどをオプションで利用可能です。少ない人員でスタートアップする際に事務作業などを外部委託できるのはとてもありがたいはずです。業務内容やニーズ、予算に応じてオプションサービスを有効活用してください。
条件のいい立地でオフィスを構えられる
一等地や駅近の賃貸オフィスを契約する場合、初期費用はもちろんのことランニングコストも高額になりがちです。
しかし、レンタルオフィスはコストを抑えながら条件のいい立地にオフィスを構えられます。一般的に、主要駅からアクセスしやすい好立地なエリアにあることが多いため、利便性が高く、働きやすい環境を整えられるでしょう。主要エリアなどの好立地にオフィスがあることで、クライアントからの信用力も高まり、企業ブランディングにも非常に効果的です。コストを抑えつつ、条件の良い物件に拠点を構えられるのは大きなメリットと言えます。
レンタルオフィスの探し方
初期費用を抑えながら、好条件の物件にオフィスを構えられるレンタルオフィスには、様々なメリットがあります。ここからは、レンタルオフィスの探し方についてご紹介します。
不動産会社が運営するポータルサイトで物件を検索する
レンタルオフィスの探し方は、一般的な賃貸物件と同様に不動産会社が運営するポータルサイトで物件を探してみてください。初めのうちは、大まかな条件で検索をしてみて、どのような物件があるかを物色するスタイルで構いません。検索をしている中でエリアや物件の条件がある程度定まってきたら、さらに細かな条件を設定して再度検索してみましょう。
気になる物件があったら直接不動産会社に問い合わせるのが鉄則です。万が一希望する物件に空きがない場合であっても、同じような条件の物件を紹介してくれる可能性もあります。
契約をする前は必ず直接物件に出向いて、オフィスの状態や周辺環境を確認することも忘れないでください。
レンタルオフィス選びで失敗しないためのチェックポイント
ここからは、レンタルオフィス選びで失敗しないために知っておきたい6つのチェックポイントについてご紹介します。
家賃以外のオプション料金や諸経費
レンタルオフィスは、初期費用や月々の利用料が安く抑えられている一方で、必要なサービスが表示金額に含まれていないケースがあるため注意しなければなりません。例えば、共益費や管理費、駐車場代などが該当します。そのほかにも、電話代行やコピー代金、会議室などの個室利用料、ネットワーク利用料などのサービスを利用する際も追加で料金が発生するケースもあります。
表示されている金額にどのようなサービスが含まれているかをしっかりと確認し、最終的なランニングコストをしっかりと確認してください。
契約期間や更新料、違約金などの規約
初期費用が安いレンタルオフィスですが、物件によっては高額な契約更新料や違約金が発生する場合もあります。そのため、契約前に契約期間や更新料、違約金に関する規約をしっかりと確認することが大切です。
部屋のタイプ
レンタルオフィスの部屋タイプは、大きく分けると「完全個室タイプ」と「半個室（間仕切り）タイプ」の2つです。半個室タイプとは、パーテーションで区切られている簡易的な作りになっているため、月々の利用料が安く設定されています。しかし、音漏れがあることによって業務に集中できないことやセキュリティ面で不安要素があるなどのデメリットがあるので注意が必要です。
予算や目的に合わせて、最適なオフィス選びをしてください。
立地や周辺環境
オフィスの立地の良さは業務の効率化はもちろん、その後の企業の成長にも大きく関わる大切な要素です。アクセスしやすいエリアにオフィスを構えることで、クライアントからの印象も良くなるでしょう。
立地だけでなく、オフィス周辺の環境もチェックする必要があります。繁華街にあったり、人通りの少なすぎる場所にあったりすることで、マイナスイメージを与えかねません。なるべく駅から近く、利便性の高いエリアを選ぶのが賢明です。
セキュリティ対策
レンタルオフィスは一般的な賃貸オフィスと比べて人の出入りが圧倒的に多いため、セキュリティ対策をしっかりと行っているレンタルオフィスを選ぶことが大切です。
セキュリティ会社と契約をしているか、そして鍵付きの個室であるかなどを確認して、安心・安全に利用できるオフィスであるか判断してください。
受付の有無
レンタルオフィスを契約する上で重要なのが、有人受付が設置されているかどうかです。最近では、シェアオフィスやコーワーキングスペースが増えたことにより、無人のオフィスも増加しています。
しかし、レンタルオフィスを利用する方のほとんどが1人あるいは少人数で契約をされているため、受付スタッフがある程度の業務を代行してくれるのはとても大きなメリットだと言えるでしょう。受付スタッフに業務を委託する際はオプション料金が発生するケースがほとんどですので、どの程度の金額が加算されるかどうかも併せて確認をしてください。
短期間で移転することも想定してオフィス・事務所を選ぶことが重要
創業時は初期費用をなるべく抑えて会社を運営することが重要です。業務スタイルや従業員数の変化に応じて短期間で移転をしなければならないケースも想定してオフィス・事務所選びをしてください。
一般的な賃貸オフィスは2年契約が一般的ですが、レンタルオフィスであれば数ヶ月単位の短期契約も可能です。さらに、法人登記できるレンタルオフィスも多く存在するため、法人登記の手続きを大幅に削減できるでしょう。
このように、レンタルオフィスは創業する事業者にとってとても利用価値の高いサービスなのです。
今回のまとめ
今回は、創業期におすすめのレンタルオフィスの特徴やメリットについて詳しくご紹介しました。ある程度の資金を準備して起業しても、創業期にはなるべくコストを抑えていくことが大切です。初期費用を抑えられ、契約期間なども柔軟に対応できるレンタルオフィスは、起業して間もない事業者にとってうれしいサービスなのでぜひ活用してみてください。ご紹介した選び方のポイントを押さえながら、最適なオフィスを探していくことをおすすめします。
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