名古屋の賃貸オフィス・事務所・テナント探しなら(株)オフィッコスの「お役立ち情報」ページ

賃貸でオフィスや事務所を借りる場合、どのようなポイントに気をつけて物件選びをすれば良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。
賃貸のオフィスや事務所には様々なタイプの物件があります。自社に最適な物件を選ぶことでその後の業績にも大きく関わってくると言っても過言ではありません。
ここでは、オフィスや事務所を選ぶ際に押さえておきたい3つのポイントについて詳しくご紹介します。立地、初期費用、ランニングコストの3つの視点から最適な物件選びを行いましょう。

オフィス・事務所を借りる前に「初期費用」を計算しておく

オフィスや事務所を選ぶ際に、最も重要なのが「初期費用」や「月々のランニングコスト」を事前に計算しておくことです。ここでは、賃貸オフィスや事務所を借りる前に知っておきたい初期費用について詳しく解説します。

賃貸オフィスや事務所にかかる初期費用

賃貸オフィスや事務所を借りる際にかかる初期費用は大きく分けて次の7つがあります。

前賃料

前賃料とは、賃貸契約をする際にあらかじめ支払う家賃のことです。一般的には、入居する月とその翌月分の家賃を事前に支払います。
家賃が発生するタイミングが「契約日」からなのか、それとも「入居日」なのかは、物件によって異なります。契約する前段階で不動産業者に相談するのがおすすめです。

前共益費

共益費とは、トイレやエレベーター、階段、エントランスなど共同で使用する部分に対する維持費のことです。賃料と同じように、前もって入居する月と翌月分の共益費を支払う必要があります。

敷金（保証金）

一般的な賃貸物件と同様に、賃貸オフィスや事務所の場合も契約時に敷金がかかります。法人契約をする際は、敷金ではなく「保証金」と呼ばれるケースが一般的です。
法人契約をする場合の保証金の相場は、賃料の半年分から1年分とされています。この保証金を工面するのに苦労する事業者の方も少なくありません。保証金は契約を解除する際に返金されますが、減価償却分が差し引かれるため全額返金されないケースもあります。

礼金

一般的な賃貸オフィスの場合は礼金制度がありませんが、稀に礼金が必要な物件もあります。一般的な賃貸物件と同様に、貸主に対して支払われるもので、相場は賃料の1〜2ヶ月分です。礼金はあくまでも謝礼金として支払うもののため、退去時に返金されません。

火災保険料

賃貸オフィスや事務所は、契約時に必ず火災保険に加入しなければなりません。ほとんどのオフィスが2年契約であることから、2年契約する事業者が多いようです。賃貸面積や補償内容にもよりますが、保険料の相場は年間で1万2,000円〜2万円弱と考えてください。

仲介手数料

物件の仲介を担当してくれた不動産の仲介業者に対して支払う手数料のことです。この仲介手数料は国土交通省の規定では賃料の1ヶ月分の金額が上限とされており、賃貸オフィスの仲介手数料も賃料の1ヶ月分が相場とされています。

その他費用

賃貸オフィスを契約する際は、電気工事やネットワーク工事、そして内装や空調、防災など様々な工事が必要です。さらに、元々契約していたオフィスがある場合は原状復帰工事も必要ですし、デスクやチェア、そしてパソコンなどのアイテムを揃えなければなりません。
費用をなるべく抑えたい場合は「移転先の面積×100,000円」、機能性もデザイン性もこだわってオフィスを作りたい場合は「移転先の面積×300,000円」程度の費用が必要と考えてください。初期費用がどの程度かかるかを知るためにも、あらかじめ予算や目的を明確にしておくことが大切です。

賃貸オフィスの初期費用を安く抑えるポイント

賃貸オフィスや事務所を契約するためには、様々な費用がかかります。ここからは、初期費用を少しでも安く抑えるポイントについて詳しく見ていきましょう。

レンタルオフィスの利用を検討する

レンタルオフィスとは、デスクやチェアなどの備品をはじめ、インターネット回線など業務をする上で必要な備品や環境が整っているオフィスのことです。個人でも、法人でも契約が可能です。工事費用なども必要ないため、初期費用を大幅に削減できたり、秘書サービスを利用できたりと様々なメリットがあります。
しかし、内装やレイアウトを自由に変えられなかったり、個室以外は共有スペースを利用しなければならなかったりするため注意が必要です。長期で利用する場合は、費用がかさむことも考えられるため、一般的な賃貸オフィスの契約をおすすめします。

居抜き物件を活用する・フリーレント物件を中心に探す

居抜き物件とは、前の借主が使用していた状態のまま契約する物件のことです。パーテーションやデスクなどをそのまま利用できるケースもあり、施工コストの削減はもちろん、施工期間を短縮することにも繋がります。
そのほかにも、一定期間の家賃を無料で契約できる「フリーレント」の物件を検討するのもおすすめです。浮いた金額を初期費用に充てることができるので大きな節約が期待できるでしょう。

賃貸オフィスで初期費用を安く抑えるときの注意点

初期費用を抑えるために、敷金や礼金が安い物件を探す方も多いかもしれません。しかし、敷金や礼金が安く設定されている物件は、条件の悪い物件であるケースもあるため注意が必要です。駅からかなり離れた場所にあったり、周辺の騒音が気になったり、さらには築年数が古かったりなど様々な要因が考えられます。安いのには意味があると考え、慎重に物件探しをしてください。

家賃や駐車場代などの「ランニングコスト」を調べておく

賃貸オフィスを契約する際は、初期費用だけでなく毎月かかるランニングコストについてもきちんと調べておくことが大切です。

賃貸オフィスでかかる毎月のランニングコストについて

ランニングコストと聞くと、毎月の家賃を思い浮かべる方も多いかもしれませんが、それ以外にも様々な費用がかかってきます。
例えば、法人用パソコンやコピー機などのリース代、そして社用車がある場合は車のリース代や駐車場代、そして水道光熱費や広告宣伝費、スタッフへの給与や福利厚生費、交通費など様々な費用を工面しなければなりません。さらに、火災保険料や車検代、そして法人住民税など保険料や税金などもかかってきます。

賃貸オフィスのランニングコストを抑えるポイント

月々かかるランニングコストを少しでも安くして経費を抑えるためには、様々な工夫や対策が必要です。

最適な広さの物件を選ぶ

それぞれの社員が快適に業務にあたるためには、従業員1人あたりに対して10～13㎡の広さが必要と言われています。反対にそれ以上広い面積があると無駄なスペースが生まれてしまうということです。従業員の人数に合わせて最適な広さを計算してください。

フリーアドレス制度を導入する

業種や業界によっては、フリーアドレス制度を設けることで月々のランニングコストを抑えられるでしょう。例えば、営業や出張が多い企業の場合は、社員数分の広さを用意する必要がないかもしれません。
フリーアドレス制度を導入することで、社員にとっても企業にとっても働きやすい環境整備が可能です。

中古品やリース品をうまく活用する

パソコンやコピー機などのOA機器は新品を購入するのではなく、中古品やリース品を上手に活用することで初期費用やランニングコストを抑えられます。特に、電話やコピー機は寿命がかなり長いため、中古品であっても十分機能するものも多いのが特徴です。

従業員や来客者にとってアクセスしやすい「立地」であることが重要

最後に注目してほしいのが物件の立地についてです。どのエリアに拠点を構えるか、そして駅からの距離や車通勤の可否などを考慮しながら、最適な立地を決めてください。

立地のいい物件を選ぶメリット

立地のいい物件を選ぶことで次の3つのメリットがあります。

リクルート募集をしやすくなる

利便性の良い立地にオフィスを構えることで、リクルート募集をする際に非常に有効的です。新卒採用はもちろん、転職希望者も多く集まる可能性があり、希望の人材を採用できるチャンスが広がるでしょう。

従業員や来客の際もアクセスしやすい

いい立地に拠点を構えることは、従業員だけでなく来客にとっても大きなメリットです。電車通勤をする社員が多数の場合は、駅から近いエリアであればあるほど社員の満足度は高まりますし、最寄り駅が大きなターミナル駅であるほど利便性が高まるでしょう。
さらに、取引先や客先に訪問する機会が多い場合は、取引先が多く集まるエリア周辺にオフィスを構えるのもおすすめです。移動時間を短縮できるだけでなく、交通費削減にも繋がります。

一等地にあることで企業ブランディングにもつながる

いわゆる一等地と呼ばれるエリアにオフィスを構えることで、企業ブランディングにも大きく寄与することができます。一等地にオフィスがあることで信用性が高まり、高い企業価値が生まれる可能性があります。

立地のいい物件を選ぶ際に気をつけたいポイント

立地のいいエリアにオフィスを構えることは、社員にとっても企業にとってもメリットが少なくありません。しかし、立地のいい物件は賃料などのランニングコストの高い傾向があるため、いくつかのポイントに気をつけながら物件選びをする必要があります。
賃料が適切であるか、業務に相応しい広さが確保されているか、さらには業務が滞りなく行える周辺環境であるかという3つのポイントのバランスを考えながら物件選びをしていきましょう。

今回のまとめ

今回は、賃貸オフィスや事務所を選ぶ際に押さえておきたい3つのポイントについて詳しくご紹介しました。「初期費用」、「ランニングコスト」、そして「立地」の3つのポイントをバランスよく考えながら、物件探しをすることが大切です。業務効率を高めるためにも、貴社にとって最適な物件を探していきましょう。
名古屋エリアで賃貸オフィスや事務所をお探しの方や移転をお考えの方は、ぜひオフィッコスまでご相談ください。常時5万件以上の物件情報を元に、お客様に最適な物件をご提案いたします。