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オフィス移転で見積もりを取得する際は、依頼の対象が広範囲に渡り、なおかつ頻度高く実施するものではないため、難しく感じる人も多いでしょう。
複数の業者から見積もりを取得し、金額や内容を確認した上で最善の選択をしたはずが、いざ移転してみると想定外に費用がかさんでしまうなど、後悔するケースが見受けられます。要因として、見積書を見るべきポイントがずれていたり、業者の良し悪しを判断する方法が誤っていたりすることなどが考えられます。
適切な業者へ見積もり依頼し、自社に最適な業者を選ぶには、何に着眼すべきかをしっかり把握しておくことが重要です。今回は、見積もりを取得する業者の見極め方や、見積書の記載内容で見るべきポイント、その他注意すべき点について解説します。

オフィスの引越しで見積もり対象となる費用の種類

オフィス移転の見積もりを依頼する前に、どのような費用が対象かを理解しておきましょう。

オフィス移転でかかる費用の詳細については、こちらで詳しく紹介しています。

＜関連記事＞
オフィス移転の費用はいくらかかる？算出の注意点や節約術も紹介

オフィス移転にかかる費用見積もりで大切な4つのポイント

オフィス移転費用の見積もりでは、次の4点を意識すると良いでしょう。。

1. オフィス移転の実績が豊富な業者に依頼する
2. 相見積もりで費用を比較する
3. 見積書の費用項目を細かく記載してもらう
4. サービス・補償内容をチェックし、不明点はヒアリングする

各ポイントについて解説します。

1.オフィス移転の実績が豊富な業者に依頼する

オフィス移転は、通常の引越しとは異なり、社内で連携しながら、多岐に渡るタスクを計画的に進めなければなりません。少しでも自社の負担を軽減できるように、オフィス移転の知識や経験を持つ業者へ依頼しましょう。依頼内容を全うするだけでなく、移転を効率化できる方法や注意すべき点をアドバイスしてくれる可能性があります。
過去の実績についてヒアリングする際は、オフィスの規模と費用を聞くとシミュレーションしやすくなります。

相見積もりで費用を比較する

1社だけでは費用が適正かどうか見極めづらいですが、相見積もりで複数業者の金額やサービス内容を比較検討することで、費用相場や妥当性がわかりやすくなります。業者によって、サービス範囲や費用算出方法が異なる場合もあるため、同等の条件で見積もりを依頼するようにしましょう。

見積書の費用項目を細かく記載してもらう

見積書の項目は、「一式」でまとめて記載する形式ではなく、内訳の詳細を記載してもらいましょう。作業とかかる費用が明確化されることで、優先順位付けや内製可能かどうかの検討がしやすくなります。また、細かく金額を出してもらうことで、サービスにかかる費用を確認できます。金額が明確になっているため予算も立てやすくなります。

細かく算出してもらう費用項目の例を以下に挙げます。

新オフィスのレイアウト設計費

• 新オフィスのレイアウト設計費
• 内装工事
• 電気工事
• 空調工事
• 電話線・LAN配線工事
• 什器・荷物の運搬
• オフィスの原状回復工事
• 不用品の廃棄

サービス・補償内容をチェックし、不明点はヒアリングする

サービス内容や補償内容をチェックし、不明点は業者へ積極的に聞きましょう。正式に依頼する前に、内容をクリアーにしておくことで、、後のトラブル防止にもつながります。また、項目ごとの要不要がわかり、適宜取捨選択することで無駄なコストで依頼できるようになります。
補償内容については、補償金額や対象を把握し、万が一補償対象のケースが発生しても迅速に対応できるようにしましょう。

見積もり時点で、想定していた作業や補償範囲が含まれていない場合は、再見積もりの依頼や別業者への依頼などの対策を立て、抜け漏れの無いようにします。

業者選びで注意すべき点

見積もり後に正式に発注する業者を選ぶ際、下記のうち1つでも該当する業者は避けた方が無難です。

• 発注するかどうかの結論を急かす
• 詳細な見積もりを出さない
• 質問に対する回答の内容が不明瞭
• それぞれ具体的な事例を交えて説明します。

結論を急かす業者はトラブル発生のリスクが高まる

業者によっては、「今日中に決めてもらえれば値引きします」「早めに申し込んでいただかないとご希望に沿えない場合がございます」などと言葉巧みに誘導し、すぐに結論を出させようとする場合もあります。

結論を急かされると、詳細まで意識が向かず、その場の感情で判断してしまう恐れがあるため、避けた方が良いでしょう。依頼後に契約内容などでトラブルになる確率が高まります。

反対に、じっくりと考える時間を与えてくれる業者は、顧客の立場を考え、親身になってくれる良心的な業者だと言えるでしょう。

詳細な見積もりが出せない業者は追加費用の請求が懸念される

見積もり時点で費用項目を細かく記載せず、「一式」で済ませるような業者は、想定外の作業が含まれていたり、逆に必要作業がオプションになったりする可能性が高まります。このような業者の場合も、再度選び直した方がよいでしょう。

質問への回答が不明瞭な業者は知見が浅い可能性あり

見積書の詳細について不明点や疑問点を質問した際、回答があやふやだったり、話題を逸らそうとしたりする業者は、オフィス移転に慣れていない可能性があります。移転に関する相談や変更などのコミュニケーションが取りづらかったり、思うような対応を取ってくれない可能性もあるため、避けた方が良いでしょう。
質問に対して根拠や説明を丁寧に提示してくれる業者は、オフィス移転についての知識や経験が充分にあり、安心して移転作業や手続きを任せられるでしょう。

今回のまとめ

ここまで、オフィス移転費用の見積もり依頼でチェックすべきポイントと、見積もり後の業者選びで注意したい点について解説しました。見積もり依頼や業者選定は慎重に進める必要があります。
オフィッコスでは、名古屋市周辺のレンタルオフィスや賃貸オフィス・事務所の物件情報を常時5万件以上確保し、各物件について、ネガティブな面も含め、あらゆる情報を丁寧にお伝えしています。オフィス移転に関する手続きのご相談や、入居後のアフターフォローなど、お気軽にご相談ください。