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賃貸オフィスに設置するオフィス家具をリース契約するメリット・デメリットとは？
オフィスを開設するとなれば、テーブルや椅子などの家具が必要です。事業所によってはロッカーや金庫なども用意します。オフィスで必要となる家具をすべて購入すれば、初期費用が高くなり会社の負担が増えるでしょう。費用を抑えて家具を揃える方法のひとつにオフィス家具レンタルがあります。毎月決まった金額で契約して家具を使用でき、短期契約ならレンタル、長期契約ならばリースという違いがあるので注意が必要です。
この記事では、オフィスで家具をリースすると、どのようなメリットとデメリットがあるのかご紹介します。
オフィス家具をリース契約するメリット
オフィス家具は数年単位という長期間で借りられます。オフィス家具をリース契約する主なメリットは以下の通りです。
家具導入費用を抑えられる
オフィス家具リースの大きなメリットと言えば、導入の初期費用を抑えられる点です。例えばデスクや椅子をまとめて導入するにしても、購入したときよりもリースのほうが費用は安くなります。デスク3台、椅子3つ、デスク用照明をまとめてリースしても月々の契約額は10,000円前後です。またリース料金は毎月いくらと決まっているので、必要となる家具が決まれば、毎月の予算を立てやすいことも魅力と言えるでしょう。
気に入った家具は買い取りが可能
リース会社によっては購入制度を設けています。リースした家具が気に入れば購入できる仕組みです。家具の使い勝手を知ってから購入できるので、最初から買うよりも失敗が少ないでしょう。家具選びの際に、実際にオフィスへ設置してみたい場合や、使い勝手を確かめたい場合にも便利です。
家具選びの手間を省ける
リース契約の場合、オフィスに必要な家具を必要な台数だけまとめてリースできます。わざわざ家具屋数店舗を回って、必要となる家具を揃える必要がないため、効率的です。気に入った家具があるなら、一つずつリースもできます。
家具が古くなればすぐ交換できる
何年も家具を使用していると、使用頻度によって劣化したり、デザインなどが古くなったりしていきます。リースでは家具ごとに耐久年数を考慮して契約する期間を決めるので、古くなった家具は新しい家具と取り替えられるのです。契約期間終了と同時に新しい家具と交換でき、常に新しい家具を備えられます。
家具の増減が手軽にできる
もしも、社員数の増減があれば、必要な分は追加でリースし、不要な分はリース会社に返却するだけです。購入した場合には、組み立ても自身で行う必要があり、処分する際も産業廃棄物扱いとなることや、リサイクルするにしても手間がかかります。リースの場合は組み上がった状態の家具がオフィスに届くため、その手間を省ける点も魅力です。
好みの家具を揃えられる
オフィス家具のリース会社では、様々な種類の家具が用意されているため、オフィスの雰囲気に合った家具を選べます。家具を購入するとなれば、予算の関係で導入する家具を妥協して選ぶ場合もあるかもしれません。リースの場合は、好みの家具を自由に選べるという点がメリットです。
オフィス家具をリース契約するデメリット
オフィス家具のリースは初期費用を抑えられるなどのメリットがありますが、その反面デメリットもあります。
途中解約はできない
リースには契約期間があり、契約期間終了までは途中解約ができません。もしも途中で解約したいとなれば、残りの契約期間分のリース料も支払う必要があります。最初に契約するときは、何年使うかよく考えてから契約すると良いでしょう。途中でリースを解約し、その後新しい家具を購入した場合、リース料の余分に支払う結果になります。また、違約金が発生することもあるため、リース会社に確認が必要です。
契約時に「この家具も必要だからリースしておくか」と安易にリースする家具を追加すると、後で必要ないということになりかねません。お金のかかりそうな家具だけリースして、椅子やデスクライトは購入するという方法もあります。
購入した方が安いケースもある
契約期間が長くなるほど、購入したほうが安くなりやすいです。3年や5年と長期契約ならば、契約期間中の総額を計算し購入するのとどちらが安いか比較しておきましょう。リース会社によっては、契約時の初期費用、契約終了後の返却費用が発生し、組み立て梱包する家具があれば開梱組立料も発生します。リースを利用するには、毎月のリース料以外にどんな費用が発生するのかも確認したほうが良いでしょう。リース料以外も計算に入れると、総額が思いのほか高くなるかもしれません。
破損や故障した場合の費用を負担する必要もある
リースした家具を破損または故障させた場合は、修理や交換費用が契約者負担としているリース会社もあります。契約する前には、破損や故障での対応についても確認してください。もちろん借りている期間中の家具の掃除などは、契約者側が行います。
好みの家具がない場合もある
リース会社によっては、家具の品揃えが悪いこともあります。好みの家具がなければ、リース会社が用意している家具から選ぶか、家具屋で気に入ったものを購入するかのどちらかです。または機能性重視家具はA社からリース、デザイン重視はB社からリースと、いくつかのリース会社を使い分ける方法もあります。
ちなみに、リース契約を行う場合は、審査を通過しなければなりません。ローンほど審査は厳しくありませんが、数項目の審査があります。主に代表取締役や会社の滞納歴、企業年数、代表取締役の年齢ですが、リース会社によって審査内容が異なります。特に企業年数が短く、滞納歴が長いほど審査は通りにくい傾向にあるため、注意が必要です。
家具の所有権はリース会社
オフィス家具をリースしても、家具の所有権はリース会社にあります。リース契約終了後は、家具を返却するか契約期間更新するかのどちらかです。中には、家具を買い取ることができる契約プランやシステムのリース会社もありますので、買い取りを考えている場合は契約時に確認してください。
オフィス家具をリース契約するときの手順と予備知識
ここでは、実際にオフィス家具をリースする際の契約手順をご紹介します。主な手順は以下の通りです。
1、家具の選定
2、納期や価格の確認
3、リースの申し込み
4、リース料金支払い
5、契約締結
6、家具納品
家具の選定
まずは利用したいリース会社を探し、一覧から家具を選びます。注文方法はウェブサイトの他、FAXなどで指定の申込書に記入して送信する方法などリース会社によって様々です。商品に関してウェブサイトの場合は一覧ページ、またはカタログが用意されている場合もあります。
納期や価格の確認
希望する家具を選択したら、リース額の総額が表示されるため確認してください。その際に契約期間と予算内であるかどうか、商品の納期に関しても確認しておくと安心です。
リースの申し込み
次にリース申し込み手続きとして、契約者であるお客さま情報の入力に進みます。入力し申し込みが完了すると審査が開始されるので、契約完了まで数日待ちましょう。審査通過となると、メールなどで審査結果と共に入金依頼などの連絡が来ます。
リース料金支払い・家具納品・契約締結
審査結果の連絡と共に、いつ家具が配送されるか、リース料の金額や支払い方法、支払期限などが記載されたメールが届きます。期限までにリース料を支払いましょう。
初回入金確認後に家具は発送となり、オフィスまで届きます。その後、契約書も届くので内容を確認してください。
契約期間終了後について
リース契約期間が終了すれば、期間の再更新が可能です。更新も買い取りもしない場合は、リースした家具を返却しなければなりません。通常は返却のための費用が発生しますが、家具の個数によって返却料金が変動するので契約時に確認してください。ちなみに多くのリース会社では、動産保険をつけているため、不意に故障させてしまったときなどは修理費を保険で賄えます。
リース会社を利用するならば、動産保険があるかどうか確認すると良いでしょう。
リース契約の際に知っておくと役に立つ知識
オフィス家具をリース契約する際、初めての場合は特に迷うこともあるかもしれません。ここでは、契約時に知っておくと役に立つ知識や予備知識をご紹介します。
家具のリクエストができる
リース会社によっては、ホームページに掲載していない家具があればリクエストが可能です。ホームページや問い合わせ窓口にリクエスト受付とあれば、電話やメールでこんな家具を使いたいと相談してみてください。
経費として計上できる
家具を会社で購入したならば、固定資産となるために耐用年数に応じて減価償却します。つまり、毎年会計で減価償却して計算しないといけません。リースならば会社の持ち物とはならないため、経費として計上できます。経費ならば利益から引けるので節税対策にもなるのです。
原状回復義務がある
保険があるといっても、リースで利用した家具には原状回復義務があります。これはテナントと同様です。そのため、借り主は家具を普段から掃除して清潔に保つことで、返却時に原状回復費用がかからなくて済むでしょう。故意に壊してしまった場合は、リース会社に確認や相談をしてください。
今回のまとめ
オフィスを開設する際にはいくつもの家具を用意する必要があり、全て購入すれば初期費用が高くなります。月々決まった金額でオフィス家具を利用できるリースなら、購入するよりも費用を抑えることが可能です。好みの家具を揃えられるほか、経費に計上できるなどのメリットも見逃せません。オフィスの移転やスタートアップ企業などで初期費用を抑えたい方は、オフィス家具のリース契約を検討してみてはいかがでしょうか。
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