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近年、日本でもフリーアドレスを導入している企業が増えてきました。しかし、導入した結果、落とし物が増加したなどのトラブルが起きてしまっている企業も少なくありません。さらには、その影響を受けてフリーアドレスを廃止した企業も存在しています。
この記事では、落とし物を管理するための落とし物BOXの運用方法や、遺失物管理システムについて解説します。落とし物の管理という課題を抱えている企業の方は、ぜひ参考にしてください。

そもそもフリーアドレスにする利点とは？

フリーアドレスとは、固定席を置かずに、好きな席で働くワークスタイルです。固定席を作らないため、人がいない席の有効活用が可能。フリーアドレスを活用する利点は、以下の通りです。
・スペースを効率よく使える
・社員同士のコミュニケーションを促進できる
・自由な業務スタイル
・積極性の推進
・コストダウンできる<
・業務の効率化
・オフィスの環境美化

オフィス・事務所をフリーアドレスにしたときに落とし物が発生する理由

落とし物が発生する理由は、固定席の場合は収納できるものを常に持ち歩く必要があるからです。フリーアドレスでは固定席のように仕事の必需品を管理する場所はありません。常に荷物を持ち歩くとなれば、持ち物の紛失をしてしまうため、文房具類や書類の管理を考える必要があるでしょう。

落とし物を防止する2つの方法

ここからは、落とし物を防止する2つの方法をご紹介します。1つ目はパーソナルロッカーの設置、荷物を持ち運ぶ手段を用意する方法です。フリーアドレスの場合は、固定席にある個人専用のワゴンが設置されていないため、1人が1つ使えるパーソナルロッカーを設置しましょう。
また、社内で必要な荷物を持ち歩く際は、荷物をまとめて収納できるモバイルバックの活用がオススメです。パソコンや書類などの大きな荷物をしまえるので、社員の荷物を運ぶ負担を軽減できます。
2つ目は文具を一括管理方式にする方法です。オフィスの文房具は一括管理方式にすれば、個人の手持ちが減るため、落とし物の減少につながります。小物で落としやすい文房具を社内で管理してもらえるのは、社員にとっても嬉しいので、一括管理方式を積極的に導入するのがおすすめです。
2つの方法の他に、ハンガーラックや多人数ロッカーの導入は、冬の時期のコートやジャケットの管理に役立ちます。カバンフックの設置も有効。導入が厳しい場合は、イスの背面にハンガーが取り付けられるイスがあるので、導入を検討してみるのがおすすめです。
このように、落とし物を未然に防ぐ対策は様々あるので、落とし物BOXの運用や遺失物管理システムと同時に、今回ご紹介した方法を導入してみてください。

落し物をすぐに発見するための落とし物BOXの運用方法

フリーアドレスの導入で個人席がなくなってきているオフィスも多いかもしれません。座った場所に前までいた方の文具や、携帯などが置かれたままの場合があります。このような時に、落とし物BOXを正しい方法で運営できていれば、元の持ち主への受け渡しができないといったトラブルも防げるでしょう。
落とし物BOXの設置場所についてですが、従業員全員が利用し、目につきやすいラウンジスペースなどに設置するのがおすすめです。全員がわかりやすい場所に設置すると、落とし物が届けられます。落とし物をしたら最初に落とし物BOXに行くので、拾った方が落とした方へ渡す手間を省くことが可能です。また、落とし物には必ず、日付やどこで拾ったか記入してください。記入してあれば、自分の落とし物かどうかを特定しやすくなります。
落とし物BOXがいっぱいになってきた場合は、社内のメールで案内したり、朝礼時にアナウンスしたりするなどして、回収を促すのも一つの方法です。すぐに必要としていない物だったり、落としたことに気づかない物だったりすると、なかなか回収してもらえません。その結果、落とし物BOXの中は物であふれてしまうでしょう。落とし物BOXをしっかり管理するためにも、できる限りBOXの中が一杯にならないように気をつけなければなりません。1週間以上放置されたら、廃棄にするなどの対策もおすすめです。

大規模なオフィスでは落とし物BOXの導入が有効的

企業によっては社員の数が多いため、1フロアだけではなく複数のフロアを借りている場合があるかもしれません。そのような大規模オフィスの企業でも落とし物BOXの活用が有効です。大規模オフィスで落とし物をした場合、探すのが非常に困難になります。しかし、落とし物BOXが設置されていれば、落とし物が拾われた際に落とし物BOXに届けられます。社員全員が朝通るようなエントランス付近に設置されていると、社員の方の目にもつきやすいので、落とし物BOXの設置場所は社員全員が確認しやすい場所に設置してください。
次の章で紹介する遺物管理システムなどを導入すると、確実に落とし物が持ち主のもとに返ってくる仕組みを作れます。フリーアドレスによって落とし物管理に頭を抱えている企業の方は、落とし物BOXや遺失物管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

オフィスに落とし物BOXを導入するメリット

オフィスに落とし物BOXを導入するメリットは、2つあります。1つ目は、オフィスの環境美化につながる点です。落とし物BOXが設置されていることで、落とし物を拾った後の対処を社員全員が理解できるため、落とし物が拾われる確率が高くなります。その結果、オフィスの環境美化につながります。一方、落とし物BOXが設置されていないと、届け先がわからないため、拾ってもどうしたらいいかわからず放置する社員も少なくありません。その結果、オフィスの環境が汚くなってしまいます。清潔なオフィスの環境を保つためにも、落とし物BOXの導入は有効です。
2つ目は、社員の余計な支出を抑えられる点です。オフィスで落とす落とし物のほとんどは、仕事で利用するものです。そのため、落としたり無くしたりしてしまった場合は、再購入する必要があります。毎回、落とし物をしてしまうたびにその商品を購入すると支出が増えてしまうでしょう。落とし物BOXが導入されていれば、落とし物に気づいたら他の社員が届けてくれるため、探す手間が省けるのはもちろん、再購入する前に見つけられる可能性が高まります。これらのメリットからも、落とし物BOXの導入は重要です。

最新の落とし物の遺失物管理システムについて

最近では、遺失物管理システムと呼ばれるサービスが増えてきました。ここからは、遺失物管理システムについてご紹介します。
最初に紹介するシステムはpickture。picktureとは、落とし物に特化した独自AIを搭載している遺失物管理システムです。Webブラウザだけで、手軽に利用できるサブスクリプションサービスなので、今企業の方を中心に注目を集めています。
オフィス内での落とし物を会社が管理して、落とした方はその商品を写真に撮り、特徴や落とした場所などを入力します。すると、AIが自動で識別し、落とし物が届いているかを検索してくれるのです。持ち主を探す手間も、落とし物を探す手間も省けるので、従業員の負担を削減できます。落とし物をリストアップできるので、いつ、どこで何が落ちていたかすべてリストで確認可能。本人確認をする手間も省けるので、管理者と従業員の負担を減らせます。

遺失物管理システムの導入事例

ここからは、遺失物管理システムの導入事例を紹介します。今回紹介する企業は、以下の3つの課題を抱えていました。
・遺失物管理預かり所の現場パソコンでの管理・運用のため、業務担当者の負担が大きい
・端末・OSの更新や蓄積データ増大などに伴うメンテナンスの不安をなくしたい
・項目の設定や入力・データ管理のルールが担当者に依存しているのを解決したい
従業員の数に伴い、落とし物の数も比例して増えていきます。来訪者が多い企業であれば、来訪者の落とし物も多いです。企業によっては、紙のリストに手書きをして管理している企業も少なくないでしょう。しかし、それでは書くのに時間がかかるだけでなく、リストからその落とし物が届けられているかを探すのも大変非効率です。これをデジタル化してパソコンで検索できるようにしたことで、従業員はすぐに落とし物が届けられているかを確認でき、遺失物管理の担当者にも、他の従業員にも大変便利になりました。
導入して得られた成果は以下の3つです。
・システム利用者からの問い合わせ対応する担当者の負担やメンテナンスの不安を大きく削減
・入力ルールやデータ管理など、担当者に依存せず全社的に標準化された運用が可能になった
・クラウド型を選ぶと、短期間・低コストでの導入も実現できる
導入後に感じたメリットとして「拾得物の品名がマスタ化されているため、登録時の人によるバラつきが減り、探しているものを検索で見つけやすくなった」と挙げられていました。時には品名がわからないものが届けられるのですが、大分類・中分類とプルダウンで選んでいけば品名が出てくるので、非常に便利です。
他にも、社内メールで現在の落とし物リストを簡単に共有できるので、社員の方が気づいていない落とし物を確認することが可能です。その結果、落とし物BOXに物が溜まってしまうリスクを軽減できます。

今回のまとめ

この記事では、落とし物が発生する理由や発生してしまう原因、落とし物BOXの運用方法、遺失物管理システムについて解説しました。対策方法は今回紹介した方法などがありますが、それでも落とし物をゼロにするのは難しいかもしれません。そこで、有効活用したいのが落とし物BOXや遺失物管理システムです。落とし物BOXは全員が把握できる場所に設置し、特徴などをメモに残すだけで簡単に運用できます。遺失物管理システムを導入すれば、落とし物を管理している従業員だけでなく、全従業員の負担を軽減できるでしょう。

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