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ウィズコロナ、そしてアフターコロナの時代を見据え、新しい働き方を模索している企業の方も多いのではないでしょうか。新しい働き方の一つとして注目を集めているのがテレワークの導入ですが、具体的にどのような環境を整備すればよいのかお悩みの方もいらっしゃるかもしれません。
今回は、オフィスや事務所でテレワークを導入する際に必要となる環境整備について詳しくご紹介します。

オフィス・事務所でテレワークを導入する際の環境を整備する方法

コロナウイルスの関係で、テレワークを導入する企業が増えてきました。設備やシステムを整えるのに苦労するイメージをお持ちの方も多いかもしれませんが、テレワークを導入することで次のようなメリットが得られます。
・従業員の生産性向上
・ペーパーレス化の促進
・緊急事態でも事業を継続できる
このようなメリットがあると分かってはいても、実際どのようにテレワークの環境整備をすべきかわからない方も多いのではないでしょうか。ここでは、テレワーク導入時の環境整備の方法について詳しくご紹介します。

【企業編】テレワークの環境を整備する方法

企業側が行う環境整備の方法は、大きく分けて次の3つがあります。

人事制度の見直し

従業員の業務を直接チェックできないリモートワークでは、従業員の勤務態度や意欲の確認が難しいため、従来と同じ方法で評価できません。
従業員のモチベーション低下を防ぐためにも、わかりやすい評価制度を提示するようにしてください。具体的に何をどのように達成した場合に評価の対象となるかを示すことが大切です。

交通費支給に代わる手当を検討する

交通費支給をする必要がなくなるため、浮いた分の経費で何かしらの手当を従業員に支給することも大切。交通費支給に変わる手当として「リモートワーク手当」や「各種デバイスの購入費用」、「インターネット利用料」や「ビジネスツール利用料金」などが挙げられます。
テレワークをするためには、さまざまな機材を用意する必要があります。それらの機材の購入費を手当として支給することを検討してみてください。また、インターネットや使用するビジネスツールの利用料金を補填するなどの措置も有効です。
手当を支給することが難しい場合も、人材確保等支援金助成金や業務改善助成金など、テレワーク環境を整えたいと考える企業向けの助成金制度が存在しますので、ぜひ積極的に活用してください。

セキュリティへの対応

テレワークを実施する上で最大の課題となるのがセキュリティ対策です。カフェやシェアオフィスなどで共有のWi-Fiを利用する場合、通信内容を盗まれてしまう危険性があります。例えば、誰でもアクセスできるログイン画面を利用する場合、ハッキングなどの被害に遭うことも考えられるでしょう。
そこでテレワークを推進する多くの企業では、すべての通信を信頼しないという概念である「ゼロトラスト」を前提に、多要素認証やVPNを採用するなどの厳重なセキュリティ対策を実施しています。
大切な企業情報が漏洩しないように細心の注意を払っていかなければなりません。

【従業員編】テレワークの環境を整備する方法

ここからは、テレワークを実施する上で従業員が準備すべき内容についてご紹介します。

業務をする上で快適でかつ十分なスペースを確保する

テレワークをする上で、快適に業務を行うために十分なスペースを確保することが大切です。部屋の広さはもちろんのこと、デスクまわりの整理整頓、そして照明の明るさや室温湿度、空気の入れ替えなどに気を配る必要があります。
具体的な準備方法については厚生省が公開するガイドラインを参考にしてください。

イスやデスクなど体に負担のないアイテム選びをする

テレワークを推進する弊害の一つとして健康問題があります。通勤をする必要がないため、一日中同じ姿勢で業務にあたる方も少なくありません。外出や運動する機会が極端に減ってしまうことで、血行不良や筋力の低下などを招きやすいと言われています。
座り姿勢の状態が長時間続くことで、肩こりや腰痛が悪化するケースも非常に多く報告されています。そのため、使用するイスやデスクは体に負担が少ないものを選んでください。

インターネット環境を整える

最近は自宅にインターネット回線をひかない家庭も増えていますが、テレワークでは大容量のデータ通信が必要ですので、インターネット環境を整える必要があります。
4Gや5Gのテザリング回線で対応するのではなく、高速通信ができて、なおかつ定額で利用できる光回線の開通が必要不可欠です。

テレワークの環境整備において業務効率を上げてくれるアイテム

ここからは、テレワークでより業務効率をあげてくれるおすすめアイテムをご紹介します。

テレワークに必須のアイテム

テレワークをする上で必需品となるアイテムについて見ていきましょう。
企業からパソコンが支給されない場合は、従業員でパソコン機器を用意しなければなりません。
また、イヤフォンやヘッドセット、Webカメラは、Web会議で必要なアイテムです。ノートパソコンであればマイクもスピーカーもセットになっているものがほとんどですが、音質を上げるためにはこれらのアイテムの使用をおすすめします。

テレワークを快適にするためにあったら便利なアイテム

なくても業務を行えますが、あったら便利なアイテムを厳選してご紹介します。
プロゲーマーのために設計されたゲーミングチェアは、背中と腰をしっかり支えてくれるため、長時間座った状態でも快適に過ごすことが可能。高さが調整できるか、肘掛けがあるか、そして背もたれの角度の調整ができるかなどを確認し、座り心地もチェックしてください。
腰痛持ちの方には、立ったままパソコン仕事ができるスタンディングデスクがおすすめです。たち仕事をすることで、自然と筋肉を動かすため運動不足の解消に有効。立ち仕事と座り仕事を繰り返し行うことで、気持ちを切り替えることができ、集中力も長く続きやすいでしょう。
さらに、画面を二つ設置するデュアルディスプレイを導入することで、マルチタスクにも対応しやすいためおすすめです。モニターアームを使用することで、画面の高さを調整できるので、快適な状態で作業できます。
さらに、デスクの広さを確保するために、小物や書類を収納できるサイドテーブルやシェルフがあると便利です。
必要なアイテムを充電するためのUSB充電器や必要なデータを保存する外付けハードディスクもあるといざというときに役立ちます。

テレワークにはクラウドツールの導入がおすすめ

テレワークを成功させるためには、クラウドツールの導入やクラウド環境を整えることが必要不可欠です。ここからは、テレワークにクラウドツールを導入するメリットについてご紹介します。

メリットその1｜いつでもどこからでも利用できる

テレワークと一言でいっても、在宅勤務をはじめ、モバイルワークやサテライトオフィスでの勤務などさまざまな形態が存在します。クラウドツールは、インターネット環境が整っていればいつでもどこからでも利用できるため、さまざまな働き方にも対応できるのです。
社外の人への情報共有をする際も、クラウドツールは非常に有効的な手段です。高いセキュリティ対策を実施しているツールを選べば、社外に大切な情報が漏洩するリスクも最小限に抑えられます。

メリットその2｜最新のシステムなのにメンテナンスは不要

クラウドツールは、常に最新の状態に自動的にアップデートされるため、メンテナンス等を行う必要がありません。社内システムを管理しなくて済むため、従業員の負担を減らすことにも貢献してくれます。
さらに、メンテナンスのために業務を停止する必要もないため、安心、安定したビジネス環境を整備できるという点もメリットです。

メリットその3｜複数のクラウドサービスを連携させて機能性アップ

API連携を活用して、複数のクラウドツールを連携させることも可能。機能を拡張したり、業務アプリと連携することで、テレワークの業務効率を格段に上げられるでしょう。

メリットその4｜複数の従業員での作業をスムーズに行える

テレワークによるペーパーレス化が推進されれば、複数の従業員での共同作業もスムーズになります。
プロジェクト管理ツールやビジネスチャットツールを活用することで、プロジェクトの進捗管理はもちろん、状況の把握をかんたんに行えるのでおすすめ。リアルタイムでコミュニケーションを取ることで、無駄な作業を省くことができるでしょう。

今回のまとめ

今回は、オフィスや事務所でテレワーク導入する際に必要となる環境整備について詳しくご紹介しました。社内でテレワークを推進するにあたっては、事業者側が環境整備を行うだけでなく、従業員側も必要なものを揃えるなど準備を行わなければなりません。テレワークを快適に行うためのアイテムも様々ありますので、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
ご紹介したテレワークを快適に行うために準備すべき内容を十分に理解した上で、スムーズにリモートワークを導入してみてはいかがでしょうか。
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