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「オフィスの移転を考えているけれど、どんなスケジュールで計画を進めればいいのかわからない」
そんな悩みを持つ経営者の方がたくさんいらっしゃいます。

自社の繁忙期は避けたいし、引っ越しの繁忙期に被って相場より高くつくのも避けたい。できる限り費用を抑えつつ、余裕を持って引っ越したい…、そう考えるのは当然のことです。

そこで、今回は、最適なオフィス移転のタイミングについてまとめました。

オフィス移転を検討するタイミング

引っ越しのタイミングはまさに、百社百様です。
ここでは、よくある検討タイミングをご紹介します。

賃貸契約の更新時期が近い

この時期は多くの会社が引っ越しを検討するタイミングです。違約金がかからないことや、次回の更新で賃料の値上げが予告されていることなどが理由で、多くなる傾向にあります。

オフィスの賃貸は多くが2年契約なので、できれば契約更新の1年前くらいから移転先の物件を探し始めましょう。個人の住宅よりもずっと検討事項が多いので、早いに越したことはありません。
移転することが確実になったら、6ヶ月前には賃貸オーナーに解約する旨を伝えしましょう。

社員数が増えて手狭になった

人員が増えたことにより「オフィスが狭いな」と感じた場合、リモートワーク等で出社率を下げられないのであれば移転がベターです。窮屈になると、業務にストレスを感じる従業員が必ず出てくるからです。
引っ越しに当たっては、今後の事業展開を踏まえて社員数を予測し、サイズ感を考える必要もあります。

リモートワークで出勤人数が減っている

コロナ禍でリモートワークが急速に浸透し、出社率が下がった企業も多いです。オンラインミーティングも広がり、使っていないデスクや会議室など、無駄なエリアが生まれていませんか？
コンパクトなオフィスに移転することで賃料を下げたり、同じ賃料で少し狭いながらも便利な立地を選んだりと、コストを最適化できます。

ビル自体への不満が溜まっている

通常、ビルには自社だけでなく様々なテナントが入っています。事業内容や職場環境的に、合っていないと感じるのであれば、引っ越しの検討が必要になってきます。
また、老朽化が進んだビルは、防音や空調、水回りへの不満が溜まりやすいですし、安全性の面でも不安が残ります。特に、昭和56年よりも前に建てられている場合は、耐震性に問題があるため、積極的に引っ越しを検討してもよいでしょう。

積極的に求人したいと考えている

オフィスが便利な立地で、快適な環境というだけで、求職者に好印象を与えることができます。逆を取れば、どれだけ仕事内容が魅力的でも、汚く、薄暗いオフィスで積極的に働きたいとは思ってもらえないということ。
積極的な求人を考えている企業は、移転が大きなターニングポイントになります。

オフィス移転の繁忙期、閑散期とは？

移転には莫大なコストや人員が必要になってきます。
少しでも、費用を削減するためにも、引っ越しの繁忙期や閑散期を知っておくことは非常に重要です。

繁忙期は1～3月、5月、9月～10月

企業の決算月は、３月・９月が多く、節税対策としてこの時期に引っ越す企業が増えるため繁忙期となります。
5月に増えるのは新入社員の配属とのかねあい。新入社員が配属されてくる6～7月までに引っ越したい、しかし4月は新年度で慌ただしい、という理由で５月になるのです。

閑散期は6月～8月

繁忙期以外の時期が閑散期ですが、年末年始や４月は業務も慌ただしく、引っ越し業者や管理会社の休みもありますので、「閑散期は6月～8月」と言ってよいでしょう。
梅雨時や真夏の引っ越しは大変なこともありますが、引っ越し費用を抑えられる、日程の希望が叶いやすいというメリットがあります。

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転の際は、6ヶ月ほど前から日程を組むのが一般的。ですが、会社の規模が大きければ、もっとたくさんの期間がかかる場合もあります。また、原状回復工事には平均して1ヶ月ほどがかかるので、それも含めて、スケジュールを組むようにしましょう。

オフィス移転にかかる費用相場

移転には多くの費用が掛かりますが、経験がないと実際にどのくらいかかるのか把握しづらいものです。
ここでは、実際にかかる費用の相場をご紹介します。

原状回復費用

退去の際、オフィスを入居時の状態に戻すための費用が原状回復費。
100坪までの中規模オフィスで、1坪あたり2万円〜5万円、100坪以上の大規模オフィスで、5万円〜10万円が相場です。
従業員1人あたり約3坪として、20名規模の会社であれば約60坪。原状回復費用は約180万円という目安になります。
原状回復については入居時の条件を確かめたうえで、業者を選びましょう。電話やwebのみでなく、現地を実際に確認してくれる業者が安心です。

引っ越し費用

オフィスの引っ越しでは、社員1人当たり3万円の引っ越し費用が相場。単純計算で20人いれば60万円の費用が掛かるので、計画性をもって動くことが重要です。

不用品・廃棄物処理費

不用品や廃棄物の処理費用は忘れがちなので、注意が必要です。実際に引っ越し作業を始めると、当初の想像よりもはるかに多くの不用品が出てきます。
リサイクル業者が引き取ってくれるものもあるので、早い段階から不用品の量を把握して業者に依頼するようにしましょう。

入居費用

入居費用とひとことで言っても、複数の費用から成ります。

• 前家賃
  当月分の家賃が請求されることがほとんどです。また、時期によっては翌月分も請求される恐れがあるので必ず確認するようにしましょう。
•  仲介手数料
  家賃の1ヶ月分であることが多いです。
•  敷金・保証金
  一般的には家賃の10ヶ月～12ヶ月分がかかってきます。
•  火災保険料
  賃貸契約をする際、ほとんどの場合は加入しなければなりません。相場としては2万～3万円ほどです。

内装工事費用

内装はどのくらいこだわりを持つかによって金額が大きく変わってきます。おしゃれで快適な内装にしようと思うと1坪につき10万円以上かかってくると考えておきましょう。
また、費用も得意分野も業者によってもかなり違います。理想のオフィスにするためにも、複数の内装業者と打ち合わせして自社の希望条件に合う業者を探しましょう。

備品等の購入費用

たくさん捨てるということは、買う必要もあるということです。
新しいものを買うのは楽しいですが、「せっかくだからいいデスクにしよう」「せっかくだからオシャレな棚にしよう」「内装に合わせた絵や置き物も欲しい」など、予算が膨れ上がりがちなので注意が必要です。

手続き、告知費用

会社移転のための各種手続きが必要です。士業の方に依頼したり、各種変更手数料がかかったりと、そこでも費用が発生します。
また、移転はがきを出したり、ホームページ更新を依頼したりする告知費用も必要です。

思い立ったが吉日、下調べはお早めに！

ここまで読んで、「つまりどうすれば？」と思われたかもしれません。
契約更新のタイミングで閑散期（6～8月）に引っ越しできればベストですが、なかなかそううまくいかないものです。

「人員が増えて狭くなり、従業員がストレスを感じているので解消したい」
「求人に力を入れたいので、オシャレで快適なところに引っ越したい」
「空調と水回りの古さが耐え難い」

など、移転する目的が明確なら移転計画を進めていきましょう。思い立ったが吉日、下調べを始めるのに早すぎるということはありません。
そうする中で理想の物件に出会えて社内の意見が一致したら、それは一期一会。
思い切って移転を決断してもいいと思います。