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新しくオフィスを契約する際に、どのようなオフィスを選べばよいのかと悩む方も多いのではないでしょうか？そんな企業の担当者におすすめしたいのがセットアップオフィスです。
セットアップオフィスは、現状の内装や設備のまま契約をして入居できるため様々なメリットがあり、新しい賃貸オフィスのスタイルとして注目を集めています。ここでは、セットアップオフィスの詳細や、その選び方等をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

賃貸オフィスでセットアップオフィスを選ぶと初期費用の削減が可能

オフィスの新しい形として注目を集めているセットアップオフィス。なぜ今セットアップオフィスが注目をされているのかその理由を解説します。

なぜ、セットアップオフィスが注目されているのか？

セットアップオフィスが注目されている具体的な理由は、以下の通りです。

オフィス開設の初期費用が削減できる

通常オフィスを新設する時には、スケルトン状態になっているためレイアウトを決めてそれに合わせた工事をしなければいけません。また、工事が終了後はオフィスとして機能できるように家具や備品を揃えていきますが、セットアップオフィスはすでにオフィスとして機能していけるようにレイアウトされています。
ですので、備品や家具も必要最低限のものは揃っており、後は自社で必要なものを揃えるだけです。今までのオフィス移転に比べると初期費用が少なくなりコスト削減ができるのです。

オフィス移転のための時間や労力が削減できる

新しいオフィスを開設する、もしくは移転する場合には通常はタイルカーペットが敷き詰められたスケルトンの状態の居室を借りて、レイアウトや内装を専門業者に依頼をして工事をします。工事をするにあたり施工業者との打ち合わせは不可欠で、場合によっては何度も行う必要があるのです。
しかしセットアップオフィスであればすでに会議室や受付、接客スペース等が仕切られているため、後はネットワーク回線の工事や不足分の家具や備品を揃えるだけでオフィスとして使用できます。
また、退去時もスケルトンに戻す必要はありません。契約内容によって異なりますが、壁や天井・床の張り替えとクリーニングのみで退去することが多いようです。このように、オフィス開設にかかる時間と手間が削減できるのもメリットだと言えるでしょう。

社員のモチベーションアップにも繋がる

セットアップオフィスの中にはデザインや内装にこだわったデザイナーズオフィス物件もあります。このようなおしゃれなオフィス環境は従業員にとっては魅力的で、仕事へのモチベーションアップ、さらには従業員の定着へと繋がります。
また、求人を募る際にもオフィス環境は重要です。求職者にとっても印象に残りやすく、企業のブランディング効果も期待できます。

セットアップオフィスのデメリットは？

セットアップオフィスを導入する前にメリットだけではなく、デメリットも知っておきましょう。

自由にレイアウトを決められない

すでにレイアウトが決められているセットアップオフィスでは、自社のニーズに合わせたレイアウトの変更が難しく、条件に合う部屋を見つけるのに時間かかることがあります。

賃料が高めに設定されている

セットアップオフィスは内装工事費や備品、家具等の費用が賃料に上乗せされているため、スケルトンで借りる場合に比べると高くなることが多いようです。そのため、短期で借りるとお得ですが、5年以上の長期で借りるとなると割高になります。

物件数が少ない

ニーズが増えてきているものの、まだまだセットアップオフィスの認知度は低く、物件数が少ないのもデメリットです。条件が良い物件はすぐに借り手が決まってしまうことや、大型の物件は少ないのが現状です。

セットアップオフィスを選択する時のポイント

セットアップオフィスは初期費用のコストを抑えることができ、オフィス開設を決めてから短期間でオフィス業務ができるのが大きなメリットです。ここでは、セットアップオフィスを選び方や注意点を解説します。

セットアップオフィスの選び方のポイントとは？

ここでは、セットアップオフィスの選び方のポイントを具体的に見ていきましょう。

オフィスとしての機能をチェックする

企業ごとにオフィスに必要な機能は異なります。例えば、来客や商談が多い企業では会議室や商談スペースが複数室必要など、企業の業務に必要な機能が備わっているのかをチェックするようにしてください。
また、業務スペースがある程度の広さを確保できのかも大切です。狭いオフィスでは従業員もストレスを感じやすく、動線の確保は業務の効率化にも影響するため注意が必要です。

効率のよいレイアウトになっているか

自社の従業員数や業務内容を考慮して、セットアップオフィスのレイアウトが条件に合っているのかを確認しましょう。会議室や商談スペースの他に、従業員が休憩できるスペースや備品などをストックできるスペース等もあるのかもチェックが必要です。

セキュリティ面はどうなっているのか

セットアップオフィスの多くはワンフロアでの賃貸になっているところが多いため、その場合は同じフロアの他社に業務について知られることはありませんが、共有スペースがある場合は注意が必要です。また、同じ社内でも会議室や商談スペースの間仕切りの厚さをチェックし、情報が洩れるリスクについて確認することをおすすめします。

デザイン

見た目がスタイリッシュなデザインのオフィスは魅力的ですが、デザインが自社の業務にマッチしているのかもチェックするポイントのひとつです。
見た目がよくても、動線が確保できなければ業務に支障が出てしまいます。コンセントの位置や配置するデスクのレイアウト、コピー等のOA機器の位置等を考慮して、デザインと機能性を両立させた物件を選ぶようにしましょう。

移転場所

業務や通勤に便利な場所であるかもポイントのひとつです。セットアップオフィスは物件が少なく、大都市に集中していることが多いのですが、少ない物件の中で自社にとって戦略的にプラスになる場所なのかをチェックしてください。

物件をチェックする際に気を付けたいこと

物件を選ぶ際によく確認しておきたいポイントは以下の通りです。

共有部分

セットアップオフィスを選ぶ際に見落としがちなのが共有部分です。共有部分は自社で使いやすいようにレイアウトしたり、清掃をしたりすることができません。そのため、使い勝手がよさそうなのか、清掃はきちんとされているか、整理整頓はできているか等を確認するようにしてください。

外からの視点でもチェックする

オフィスには従業員だけではなく、商談等で来客もあります。オフィスを来客目線で見て、良いオフィスになるのかをチェックするようにしましょう。チェックするポイントは、外観の印象や受付から見たオフィスの雰囲気、オフィス内や会議室、商談スペースは清潔に保たれているのか、従業員が動きやすいレイアウトなっているのか等です。

事業拡大する際にはセットアップオフィスが最適

セットアップオフィスが注目されるようになった背景には、多くの企業が業務をリモートワークに切り替えたことで、手軽に借りられる小規模オフィスの需要が高まったことがあります。ここでは、セットアップオフィスの利用が適している企業についてご紹介します。

オフィス移転を早くスムーズに行いたい企業

オフィスを移転するにはオフィスの移転先が決まってからも、オフィスを機能させるためにレイアウトを決めて施工業者に依頼をし、工事完了後もオフィス移転への引っ越しの準備に追われます。この準備は通常業務の合間にしなければならず、場合によっては通常業務に支障が出ることもあるかもしれません。
その点セットアップオフィスであれば、物件を決めてしまうとネット環境の整備、不足分の家具や備品を買い足すだけでよいので、オフィス移転がスムーズに進み、通常業務に早く戻ることができます。
最近のセットアップオフィスには最新のWEB会議ブースやラウンジ施設を備えている物件も多く、リモートワークやしやすい環境にもなっているため、大企業のサテライトオフィスとしても利用可能です。

スタートアップ企業や事業拡大の見込みがある企業

「業績がアップして事業拡大をするので従業員を増やすつもりだ」、「ビルが建て替えで移転をしなければならない」等オフィスを急に移転しなければならないケースもあります。
特に事業拡大をして、業績によっては数年後にまたオフィスを移転する可能性のある企業にとっては初期費用が少なく、移転後も素早く業務に入れるセットアップオフィスが最適です。
また、セットアップオフィスは都心の利便性のよい場所にあることが多く、スタートアップ企業のような知名度や実績が少ない企業が、こうした場所にオフィスを構えることで信用度が上がるのもメリットです。

ベンチャー企業

ベンチャー企業という言葉は幅広い意味合いで使われていますが、一般的には創業間もない企業やスモールビジネスを展開する企業を指すことが多いようです。ベンチャー企業にとっても都市部にある利便性がよいセットアップオフィスに移転することで、信用度やブランディング効果のアップが期待できます。

デザイナーズオフィスを希望する企業

セットアップオフィスの多くはスタイリッシュで洗練された雰囲気のデザイナーズオフィスです。また、デザインだけではなく、最新の機能を備えているため従業員のモチベーションも上がり、それが生産性のアップにも繋がります。
また、デザイナーズオフィスは採用面においても効果が見込めます。求職者は求人を見る際に仕事内容、給与、休日、福利厚生の他にオフィスの雰囲気や外観等を重要視する場合もあるからです。求職者が「こんなおしゃれなオフィスで働きたい」と思うようなオフィスであれば、求人の応募も増えるメリットがあります。

今回のまとめ

セットアップオフィスは、オフィス移転に必要な初期費用を削減することができて、移転後すぐに業務ができるなどのメリットがあります。また、セットアップオフィスはデザイン性が高く、最新の機能が備わっている物件も多いため従業員のモチベーションアップや、求人の際の応募増にも繋がると考えられます。
ぜひ、この機会にセットアップオフィスへの移転を検討してはいかがでしょうか。

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