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スペースはどの程度開ける？オフィス・事務所での複合機のおすすめ設置場所
オフィスに欠かせない機材に複合機やコピー機が挙げられます。オフィスの規模によって適したサイズや台数は変わりますが、大型の複合機は一度設置すると簡単には動かせません。中型・小型のコピー機は比較的容易に移動できますが、置く場所によっては使いにくくなるため注意が必要です。ここでは、オフィスや事務所でのおすすめのコピー機や複合機の設置場所について解説します。
スペースに余裕がある場所に設置するのが基本
コピー機や複合機は現代のオフィスに必須な機器と言えます。複合機にはコピー機能の他にプリンター機能、FAXやスキャナー機能などを搭載し、1台で4つの機能を持つ機材です。一方でコピー機は複写機能のみとなっています。
高さ60cm以上の大型タイプでは重量が50～100kgにも及び、一度設置すると簡単には移動できません。そのため設置場所は慎重に選ぶ必要があります。
オフィスや事務所で使用するコピー機や複合機は、家庭用の卓上タイプに比べると何倍も大きくなります。一般的に、オフィスで使用している複合機のサイズはが幅が50～70cm、奥行き60～80cm、高さが60～120cmです。さらに、複合機本体のスペースの他に、用紙やトナーを補充・交換をするスペース、紙つまりをした時のメンテナンスをするスペース、そして複合機の周りを人が動くスペースが必要となります。
そのため、複合機やコピー機の前面に1ｍほど、左右のサイドスペースに50㎝ほどの余裕を空けるのがベストだと言われています。
また、搬入時のスペースも考えなければなりません。廊下や階段、ドアなどはもちろんですが、室内においても設置場所までに十分なスペースを空けておく必要があります。搬入前に周囲のデスクやキャビネットなどを移動しておくと安心です。
オフィス・事務所の配線やコンセントの位置を確認しておく
複合機やコピー機の稼働には電気が必要です。そのためコンセントや配線などが確保できるかも踏まえた上で、設置場所を選ばなければなりません。ここでは、必要となる配線やコンセントなどについて解説します。
必要となる配線やコンセント
複合機やコピー機を設置する際にはオフィスや事務所内の配線・コンセントの位置を確認しておき、有線・無線LANケーブルの接続しやすい場所を選ぶことがポイントです。
複合機を使用する際に必要な配線には、「有線・無線LAN用のケーブル」「電源」「電話回線」などが挙げられます。
複合機は印刷やコピーなどで複数部署の間で共有されますし、FAXの送受信なども行います。そのため、社内ネットワークでパソコンやタブレットなどの業務端末と複合機との連携が必要です。また、電話回線と複合機も連動させなければなりません。企業は部署によっては複合機からコピー機へデータを転送する必要もあるでしょう。
このような社内ネットワークの構築に使うLANケーブルや電話回線の他、複合機やコピー機はもちろんネットワーク機器などにも電源を必要とします。この3つの配線が集中している場所が適していると言えるのです。
アース線
複合機やコピー機を設置する際に忘れてはならないのが「アース線」の接続です。アース線は電源プラグの横から伸びている細い緑色のコードで、漏電した電気を地面へ流す目的があります。そのため、漏電しても火災や感電を防げるのです。
漏電の原因の一つが、長年の使用による劣化です。老朽化によって本来流れるはずのないところへ電気が流れてしまうことがあります。このような誤作動から漏電が発生する恐れがあるのです。気づかずに触れると感電しかねません。
また、アース線は必要以上の電圧がかかった際にも、その電圧を地面に流す役割があります。例えば、大きな落雷などが原因となって、急に電圧が強くなることがあるのです。過剰な電圧がかかると電化製品の故障を招きます。
コピー機や複合機を設置する際は、アース線を接続できるタイプのコンセントであるかについても確認してください。アース専用端子があるコンセントは、1つの差込口に対して三つの穴が空いています。
なお、アース線の接続は特に電気工事士などの資格が必須ではなく、マイナスドライバーがあれば素人でも行えます。ただし、アース線の接続および取り外しは、コピー機や複合機の電気プラグをコンセントから外した状態で行ってください。
複合機のベストな設置場所はココ！
複合機を設置する際は、まず十分なスペースが確保できる場所を選ぶ必要があります。しかし、スペースだけを重視すれば良いというわけではありません。場所によっては作業効率を下げかねないからです。
例えば、複数の部署が同じフロアにある場合は、複合機までの動線も重要です。総務部や経理部など、事務系で利用頻度の多い部署の近くに設置するのが望ましいと言えます。また、電源・電話回線・LANケーブルの配線に近く、用紙やトナーの交換あるいはメンテナンスができるスペースが必要です。このような条件が揃う場所が複合機を設置するのにベストな場所だと言えるでしょう。さらに、複合機の設置場所として適さない場所もあるので注意しなければなりません。それぞれについて解説します。
ベストな設置場所
複合機を安全かつ効率的に使用できる場所の条件を解説します。これらの条件に合致し、なおかつ先に挙げたコンセントの確保や配線などもクリアする場所であれば、ベストな設置場所と言えるでしょう。
水平に置ける場所
複合機やコピー機を設置する際に最も大切なのは「水平に置く」ことです。コピー機や複合機は基本的に水平な場所で使用されることを前提に設計されています。斜めになっている状態で使用すると、大型になるほど使用時に振動しやすくなり、正しく印刷されない、あるいは故障や転倒を招く恐れがあるのです。
一方、手軽に移動できる小型のコピー機であっても、移動した時にケーブルなどを踏ませてしまい、知らないうちに斜めになるというケースが見られます。
利用頻度が多い部署やチームの近く
オフィスに複合機やコピー機を置く場所は、利用頻度が多い事務系の部署の近くを選ぶべきです。複合機はパソコンで作成した書類のコピーやプリントアウト、FAXの送受信などができ、使用頻度が多くなります。遠い場所に設置していると、一日に何度も行き来しなければならず、往復するだけでも無駄な時間が取られてしまうのです。
利用頻度の高い部署の近くに設置すると移動時間が短縮でき、仕事効率アップにも繋がります。
小さなオフィスでは、卓上で使用するような中型以下の複合機やコピー機を活用する方法もあります。この場合は、部署内の使用していないデスクの上もしくは専用のラックを組立てて設置すると良いでしょう。専用のラックを組立ててそこに複合機を置けば、ラックに用紙やトナーのストックを保管しやすくなります。キャスター付きラックを選ぶと、そのまま移動できるといったメリットも生まれます。
避けたい場所
複合機やコピー機は精密機械なので、設置場所によっては故障の原因となることもあります。設置する前に避けておきたい場所も知っておくと安心です。
高温・低温・湿気の多い場所
コピー機や複合機は急激な温度変化や水分に弱く、温度が10℃～32℃、湿度が15％～80％での使用が奨励されています。人が快適に暮らせる温度や湿度は、複合機やコピー機にとっても最適な環境と言えるのです。
外気温が高温になると機器の内部温度が上昇し、熱暴走などのリスクが高まります。一方、低温になると内部の潤滑剤の凍結や結露が発生しやすくなるのです。高湿度はコピー用紙の詰まりなどを招く上に、冬は結露を促進してしまいます。
また、冬場は加湿器を使用する機会が増えますが、やはりコピー機や複合機の周囲に置くのは避けてください。霧化した水分や塩素、ミネラル成分などが機器内に侵入しやすく、結露や故障を招く恐れがあります。
直射日光が当たる場所
直射日光に当たると内部の部品や機器の温度が上昇し、故障や不具合の原因となりえます。しかしオフィスレイアウトの関係で、やむを得ず窓際など直射日光が当たるような場所に設置することもあるでしょう。カーテンやパーテーションなどを活用し、複合機へ直射日光が当たらない工夫が必要です。
換気が悪い場所
コピー機や複合機を使用すると、少量ではありますがオゾンが発生します。微量のオゾンは人体にはほとんど影響はありませんが、高濃度のオゾンを吸い込むと喉や鼻腔、目を刺激するなどの悪影響を及ぼします。
換気をせずにコピー機や複合機を稼働させ続けると、室内のオゾンの濃度が濃くなっていきます。人体に悪影響を与える可能性も否定できません。換気できない場所にコピー機や複合機を設置するならば、その部屋で長時間作業を行うのは避けるべきです。
なお、多くのコピー機や複合機にはオゾンフィルターが設置されています。換気の悪い部屋で使用するなら、こまめにオゾンフィルターの清掃や交換をすることを推奨します。
電子機器や精密機械の近く
電子機器や精密機械の近くに複合機を設置すると、複合機で印刷やコピーなどで使用した際に、電磁波や振動が発生します。これらが精密機械に悪影響を及ぼす恐れがあり、精密機械の寿命を縮めかねません。複合機を設置する際には精密機械や電子機器の近くは避けてください。
今回のまとめ
オフィスでの複合機やコピー機を設置するベストな場所は、十分なスペースを確保できる水平な場所であることが条件です。スペースの確保では、搬入までの経路も含まれます。また、利用者が多い部署の近くや、配線や電源確保がしやすい場所なども設置に適した場所です。
複合機は設置する場所によって作業効率や複合機本体の寿命に影響します。そのため、ベストスペースだけを重視するのではなく、避けたい場所の条件も考慮してください。オフィスのレイアウトを踏まえた上で、動きやすくて仕事がしやすいベストな設置場所を探してみてはいかがでしょうか。
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