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賃貸オフィスの環境を整える際に必要なのが、オフィス家具です。オフィス家具とは、机や椅子、ホワイトボード、収納家具や棚、パーティションなど、働くために必要なオフィス家具一式を指します。
オフィス家具は意外と必要なものや数が多く、これらすべてを購入するとなると費用がかかってしまうことが一般的です。また、オフィスの移転などで物件を解約したいときには、処分に困ってしまいます。さらに、まだ何が必要か完全に把握できていない状態で購入してしまうと、いらなかった、必要以上に大きいあるいは小さくて使えなかったといった失敗の可能性も否定できません。
そこで便利なのが、家具を借りることができる専門業者です。オフィス家具を借りるスタイルにはレンタルとリースの2つがあり、一見似ていますが、はっきりした違いがあることをご存じでしょうか。今回は、賃貸オフィス家具のレンタルとリースの違いや、購入と比較してどちらが良いのかについて解説します。

家具のレンタルは数日から数週間でリースは長期間契約が一般的

リースとレンタルの大きな違いとしては、契約の期間です。結論から言うと、短期間で借りるならレンタル、中長期的な期間で借りるならリース契約をおすすめします。また、半永続的に使うのなら購入を選択すると良いでしょう。ここでは、その理由を解説します。
レンタルは、数日間単位での契約を想定しています。一般的に、借りる期間が短ければレンタルのほうがお得に設定されているのです。
では、「短い」とはどれくらいの期間を言うのでしょうか。これは、1日から2年以内を指し、3年を超える契約をする場合にはリースを選択するのが一般的です。2年という線引きには理由があります。オフィス家具を安全に使用できる期間を、JOIFA(社団法人日本オフィス家具協会)が定めており、主なオフィス家具の安全使用期間は以下の通りです。

・木製のいす　ホワイトボード　折り畳みのいす　5年
・机　回転式のいす　折りたたみテーブル　8年
・木製でない収納家具　収納棚　10年
・金庫　20年

こうして見ると、2年を過ぎて家具が返却された場合、もう一度他の会社に貸し出すことは難しいことが分かります。2年で返却され、メンテナンス後にすぐ貸せるものは、折りたたみいすやホワイトボードくらいです。そのため、レンタルは短期間設定として2年以内としています。
このように、レンタルの場合は以前購入したものを必要な人に何度も貸すことを前提としているのです。そのため、契約の期間に関しても短くしたり延長したり、比較的柔軟に対応してもらえます。ただし、短期間である2年を過ぎると割高になるので注意しなければなりません。
一方、リースは3年以上の契約となります。リースを選択すると、新しい家具をレンタル会社が購入し、貸し出してくれます。3年を過ぎると耐用期間を越えるものがあるため、次に貸し出されることはありません。次に貸し出すことを想定されていないため、途中解約を設けていません。解約した場合でも同料金を支払う義務が生じてしまうのです。
また、リースで注意したいのは期間を延長して借りていると、結果購入するより高額になる場合があります。数十年を越えて使うことがわかっている場合には、購入も視野に入れて検討すると良いでしょう。しかし、購入のほうがお得そうであっても、リースを選択する方が良い場合もあります。

・一度に多くのお金を用意する必要がないこと
・移転や閉店にともなって破棄や処分する手間がないこと
・メンテナンス契約もしていればメンテナンスを考えなくて良いこと

こうしたリースのメリットを考慮し、購入とリースのどちらがより良いのかを吟味してください。
レンタルは何度も同じ家具を複数の会社に貸し出すことを想定しています。商品価値がなくなる2年を超えない場合にはレンタルのほうが手軽に借りられ、利用料金も安く設定されているのが普通です。
リースは、一度きりのみ代理購入した家具を会社に貸し出します。そのため、途中解約せず長期間使うことが必要です。リース期間は延長することも可能ですが、延長期間によっては購入した方が得なので、きちんと考えて契約を行わなければなりません。
また、メンテナンス契約までしていれば、リース料を払うだけで面倒なメンテナンスの作業も代行してもらうことが可能なので、時間的コストまで考えた場合にはそちらの方が結果的にコストパフォーマンスは高かったということも考えられるでしょう。単なる費用面だけではなく、より総合的な観点から、リース契約すべきかどうかを検討してみることが大切なのです。

賃貸オフィスの家具を自由に決めたいならリース

もう一つの大きな違いは、オフィス家具を選ぶ際の自由度です。リースは自由度が高く、レンタルは自由度が低いのが一般的となります。
リースの場合、商品を新しく購入するため、幅広い選択肢から自由に選べることがほとんどです。リースは、リース会社が希望の商品を代理で購入して貸し出すという形だ、と言うと分かりやすいかもしれません。そのため、最新の機器やとても高価で購入できない家具でも、リースならオフィスに入れることが可能になります。ただし、高額になればなるほど借りるための審査は厳しくなるため、注意が必要です。審査に通らなければもちろんリース契約することはできません。
一方、レンタルは基本的に1つの商品を多数の会社に貸すことで利益を上げているため、中古のものがほとんどです。希望しても新商品は取り扱っていないケースがあります。レンタル会社が指定した取り扱いのある商品の中から選択して借りるというのが基本になり、選択の自由度は低い傾向です。簡易的に借りる場合や、パイプ椅子や折りたたみテーブルといった特にこだわる必要がないものを借りるケースに関しては、レンタルを選択しても良いでしょう。メーカーや型番までしっかりこだわりがあるけれど、レンタル会社やリース会社で扱いがなかったり、個性的な珍しい家具を導入したかったりする場合には、レンタル・リースでなく購入をおすすめします。
また、故障・破損したときの対応の違いについても見ておきましょう。購入の場合は、もちろん利用者が全負担で修理をします。リースは契約内容によりますが、メンテナンス付きの契約をした場合には、リース会社で対応してもらうことが可能です。しかし、そうでなければ基本利用者負担で修理しなければなりません。レンタルの場合は短期間のため、使用途中のメンテナンスの契約はないことがほとんどなので、返却後にきちんとメンテナンスをして次に貸し出すという形が一般的です。中古品であるため故意に壊したのでなければ、経年劣化としてレンタル会社が代替品を用意してくれます。

賃貸オフィスですぐに使いたいならレンタル

オフィスを賃貸契約したとき、会社をオープンしたい日が迫っているケースは少なくありません。これは、あまり早く借りすぎると家賃が多くかかるという理由から、ギリギリを狙って借りる方が多いためです。しかし、オフィスに揃えなければならない家具や機器は意外に多くあり、椅子や机だけでも何種類か必要になります。また、会議室と応接室でも机や椅子は違います。それらがなければ仕事が成り立たない可能性もあるでしょう。
ただし、慌てて準備をすすめてもリース契約では間に合わないこともあります。長期でオフィス家具を借りる際にリースがお得だとしても、借りるには審査を通らなければならないからです。
審査結果はすぐに下りるものではなく、ある一定の期間が必要となります。特にオフィス関連機器の場合、決算の実績がない新設企業は信用がないとみなされ、審査に通らない可能性が否定できません。そうなると購入やレンタルに切り替えたり、別のリース会社を探したりするのにさらに時間がかかってしまう可能性があるでしょう。
一方、レンタルは希望の家具や機器の在庫さえあれば即日用意され、すぐに使うことが可能です。ただし、選択の範囲は広くないため、こだわりの家具や機器は選べない可能性が高いでしょう。しかし、リースであれば間に合わない可能性が高いので、すぐに使いたいのならとりあえずレンタルで借りるのも一つの方法です。とりあえずレンタルで数週間借りておいて、長期契約になるまえにリースの契約をすすめるのもいいかもしれません。

今回のまとめ

賃貸オフィスで家具や機器を用意するときには、以下の３つの選択肢があります。

・レンタル
・リース
・購入

それぞれメリット、デメリットがありますので、会社に一番あったものを選択するようにしてください。
数日から2年以内の短期間の使用、メーカーや型番にこだわりがなく中古でも良い、今すぐに使いたいといった場合はレンタルを選択しましょう。3年以上長期間契約したい、新しい機器や家具が良い、一度に高額が用意できない、使用する日まである程度余裕があるといった場合はリースがおすすめです。
そして、リースやレンタルで扱いがないような家具を取り入れたい、買った方がお得なほど長く使用することがわかっている、費用に余裕があるといった場合は購入が良いでしょう。しかし、購入した場合、オフィスを解約する際には自分で家具を処分する必要があることも覚えておいてください。どの程度の期間同じ場所で仕事をし続ける予定があるのか、今後数年はオフィスの移転などを本当に考えないのかなど、長期的な視野で検討することが大切です。
それぞれのメリット、デメリットをしっかり理解した上で、どれがいいか選択することが大切です。特に、リースとレンタルの違いを理解することがポイントとなります。損をしないよう正しい選択をして、働きやすい素敵なオフィスを目指してみてはいかがでしょうか。

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