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大事なのは高級感？賃貸オフィスの社長室に求められる条件や要素とは
ある程度の広さのある賃貸オフィスを利用する場合、その一画に社長室を設けることもあるでしょう。社長室は企業のオフィスを構成する他のどの部屋ともその性質が異なり、社長室ならではの用途や使用シーンを想定して場所やレイアウト、設備などを検討する必要があります。
一般的に社長室については、「上質さ」と「セキュリティ」の2点が求められるのが特徴です。今回は、この2点を軸に社長室に求められる条件や要素についてご紹介します。
賃貸オフィスの社長室は上質な空間であるべき
社長室に求められる要素のひとつが「上質さ」です。ここでいう上質さとは仕事のしやすさや企業そのもののイメージを高められるレベルでの質の高さを意味し、高級感さえあればよいという意味ではありません。
社長室は企業の「顔」
企業にとって社長室は企業そのもののイメージを大きく左右する「顔」のような存在と言えます。社長室はメディアなどを通じて社外に公開されることも多く、それを目にした一般の人たちは社長室に対するイメージを企業に対するイメージとして持ち続けることとなるでしょう。
だからこそ、社長室は企業のイメージを正しく反映したものでなければなりません。例えば、業績が芳しくない企業において社長室だけが高級感を重視した仕様になっていると、メディアなどを通じてそれを見た人たちは違和感を覚えることもあるのです。
社長自身にとっての上質な空間とは？
社長室は、社長自身にとっても上質な空間である必要があります。社長は社長室において日々のさまざまな業務を行い、その過程では企業の今後を左右する重要な決断を下すことも少なくありません。
そのため、レイアウトや設備などを決める際には、社長自身の好みを反映することも重要です。例えば、日光が差し込む明るい部屋のほうが考えごとをしやすいという社長もいれば、暗めの部屋のほうが集中できるという社長もいます。
また、部屋の広さもポイントです。ただ広ければいいというものではなく、社長室をよく利用する人数によって決めると良いでしょう。社長一人で使うことが多い場合は、コンパクトでも動線がスムーズなら居心地のいい空間となるはずです。
このことから社長室に求められる「上質な空間」とは、社長自身の価値観や考え方、そして普段利用する人数などによっても変化します。
取材や来客対応を想定しておくことの重要性
社長室は、セキュリティ上の観点から部外者の立ち入りを禁止していることも少なくありません。一方でメディアによる取材時や来客時には、社長室で社長自身がその対応をするというケースもあります。
とりわけメディアによる取材時には社長室全体を一般向けに公表することとなるため、よいイメージを与えられるようにしておかなければなりません。そのためには社長室を設ける際の仕様・レイアウトの検討時に、将来的に社長室で取材や来客へ対応をする機会が生じることを想定しておく必要があります。
まずはコンセプトを明確にすることが大切
社長自身の価値観やメディアで紹介される場合のイメージを考慮して、社長室を上質な空間に仕上げるためには、最初にコンセプトを明確にしておくことが大切です。例えば、社長自身がリラックスし、仕事に集中できることを重視する場合、社長の好みを重視したコンセプトのもとレイアウト決めや家具選びをすると良いでしょう。
また、メディアなどで一般向けに紹介されることを想定した場合、企業のカラーや取り扱っている製品の特色などを社長室のコンセプトに反映すると、企業のイメージに結びつきやすくなります。
社長室は高いセキュリティシステムが必須
社長室には環境としての質の高さだけでなく、セキュリティ面での質の高さも求められます。情報漏洩のリスクが解消できるようなレイアウトや設備が必要です。
社長室は社外秘の情報が集まる場所
日々の業務を通じて、社長室には社外秘の重要な情報が集められます。社外秘の情報には業務や組織としての仕組みなど企業にとって非常に重要なものも含まれることから、社長室においては特にそれらの情報の厳重な管理を徹底しなければなりません。
情報の管理においてはそれに携わる人の強い意識だけでなく、高性能な設備の活用も欠かせません。このことから社長室においてはレイアウトを決める段階で必要なセキュリティ設備をリストアップし、導入する必要があります。
情報の漏洩によって生じるリスク
情報の漏洩によって企業にもたらされるリスクの大きさを考えると、社長室におけるセキュリティは非常に重要であることが分かります。例えば、製造業を営む企業において自社製品の製造方法にかかわる情報が漏洩してしまえば、同業他社による類似品の販売を手助けしてしまうことになりかねません。
また、顧客の個人情報を管理している企業の場合、その流出が発覚すると顧客の信用を失い、企業そのものに対するイメージの大幅な失墜を招くこととなるでしょう。だからこそ、これらの重要な情報が集まる社長室においては、その漏洩を阻止するためにセキュリティの質の向上に努める必要があります。
重要なのは人の出入りを管理すること
社長室においてセキュリティ性能を向上させるために重要となることの一つが「出入りする人の管理」です。社長室には社長以外の人が入る機会も少なくなく、機密情報を盗み出すことを画策している人物がそのような機会を利用しようと考えることは容易に想定できます。
このことから、例えば社外から社長室へ人を招く場合、受付や社長室の入口などでスマートフォンを預けるルールを設けたりすると情報漏洩のリスクを軽減できます。お客様用のロッカーを用意しておくのも良いでしょう。また、社内でも社長室に入ることのできる社員を限定し、入退出履歴を逐一記録するようにしておくと、さらなるリスクの抑制ができます。
社長室の仕様はセキュリティを重視して検討することが大切
社長室におけるセキュリティの質の向上を図る上では、仕様を検討する段階から導入するセキュリティ設備についてもよく考えることが大切です。これは設備によってはあとから導入することが難しいケースもあるためで、賃貸オフィスを利用する際には必要な設備の設置場所などもよく考えながら内覧をすることをおすすめします。
また、導入するセキュリティ設備に関しては、できるだけ早い段階で具体的な製品名も含めてリストアップしておくと良いでしょう。
賃貸オフィスのリスクを知ってセキュリティを高める方法
賃貸オフィスにおいて社長室を設ける場合、機密情報の漏洩などのリスクをよく理解した上でセキュリティの向上に努めなければなりません。とりわけ社長室のレイアウトや仕様などを決める際には以下の方法を実践するのがおすすめです。
一般社員が立ち入れない場所に配置する
上述したように社長室では人の出入りを管理する必要があり、このことは自社の一般社員に関しても同様となります。社長室は可能な限り一般社員が立ち入れないようにし、最低でも一般社員の立ち入り時には事前に許可を取ることを必須としておくのが賢明です。
また、一般社員の立ち入りを制限するためには社長室の場所にも注意が必要です。社長室は一般社員が働くオフィスから離れた場所にあるのが理想的で、可能であれば社長室だけを別のフロアに設けるのが良いでしょう。
とはいえ、会社によっては、社長と社員の距離が遠すぎると仕事をしにくいところもあるかもしれません。その場合は、社長室にガラスの壁を設けることもおすすめです。壁にフィルムをつければ曇りガラスのようになり、はっきりとは見えなくても社長の様子がだいたい伺い知ることができます。社長も完全に遮断された場ではなく、外部とのつながりも適度に持ちつつ仕事に集中できるでしょう。デザイン性の高いフィルムもあるので、企業カラーなども取り入れると社内に統一感が生まれます。
取材・来客対応は専用の応接室で行うのもおすすめ
上述したとおり、取材や来客への対応は社長室で行われるケースも少なくありません。しかし、対応する相手がどのような人であっても、社長室に外部の人が出入りすれば情報漏洩のリスクは必ず発生してしまいます。
このことから、情報漏洩のリスクを解消するためのセキュリティにおいては、取材・来客対応を専用の応接室で行うようにするのもおすすめです。そのためには、社長室とは別に応接室を設けることを想定して物件選びなどを行うことが大切となります。
防音性能を高める
社長室のセキュリティについて考える際には、防音性能についてもよく検討する必要があります。例えば、ビルの一画だけを借りてそこをオフィスとして使用する場合、同じフロアを借りている他社に社外秘の情報が漏洩してしまわないよう注意しなければなりません。
防音性能を高めておけば会話などを盗み聞きされるリスクも解消できることから、壁への防音材の取り付けなどについても考えてみると良いでしょう。
賃貸オフィスでは盗聴にも要注意
賃貸物件を利用する際にはコンセントなどに盗聴機器が取り付けられていないか注意する必要があり、このことは賃貸オフィスの利用時でも同様です。
賃貸物件への盗聴機器の取り付けは前の入居者などによって行われているケースもあり、オフィスを借りる際には専門の業者などに盗聴器がないか確認してもらうのも効果的です。
防犯カメラや高性能ドアの設置も有効
セキュリティの向上においては防犯カメラや高性能ドアの設置も有効です。例えば、出入り口に防犯カメラを設置しておけば、出入りする人の管理も可能となります。
また、ドアに関しては鍵が複数ついているものやピッキングが難しいカードキータイプのものなどを設置するのも効果的です。ただし、工事の必要な設備の設置を想定している場合には、物件の利用契約を締結する前に管理会社やオーナーの了承を得ておくことも忘れないようにしてください。
今回のまとめ
特にメディアなどで紹介されることの多い企業などにとって社長室は「顔」のようなものであり、企業のカラーを反映したレイアウトや仕様になっていることが多いと言われています。
一方で社長室では社長自身が重要な決断を下したり、社外秘の機密情報を扱ったりすることが少なくありません。そのため、社長室は、社長自身が業務に集中しやすい環境であることやセキュリティが極めて高いことも大変重要となります。このことは賃貸オフィスの利用を前提とする物件選びの段階でも、十分に考慮する必要があるでしょう。
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