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賃貸オフィスでの書類の整理に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。徐々にペーパーレスに移行しているとはいえ、まだまだ書類の整理整頓に悩んでいるという方は少なくありません。賃貸オフィスの移転は引っ越し作業に伴い書類整理もするため、そのタイミングでファイリングを見直せます。ファイリング対策を十分に行わずオフィスを移転してしまうと、時間が経過するとともにオフィス内は以前のように書類整理のできていない状態になってしまうでしょう。
そこでこのコラムでは賃貸オフィスを移転する方にしていただきたい「ファイリングの見直し方法」についてご紹介します。

1.オフィス移転が始まってからだと遅い！ファイリングの見直しは早めに準備しよう

書類整理ができていない理由として「オフィスが狭いから」「紙が多すぎるから」というものが挙げられますが、改善点を出さなければオフィスを変更したとしても、また書類であふれてしまいかねません。
確かにファイリングの見直しは大変な作業であるものの、効率よくファイリングすることでオフィスがきれいになるだけではなく、必要な情報をすぐに見つけ出しやすくなります。
ファイリング方法は会社によって異なるものの、「何年も前の文書が収納スペースの半分以上を占めている」「ファイリングのルールが決まっていない」といったことは望ましくありません。ファイリングにはいくつもの方法がありますが、「検索性」・「作業性」「スペース性」に優れた「ファイリング・システム」方式がおすすめです。
ファイリング・システムの基本は保存→保管→管理で成り立っています。文書がどこにあるかが重要であるため、ファイルの分類法や配列方法などまずファイルを整理するための基準表を作る必要があります。やみくもに整理から始めてしまうのは失敗の元です。少々手間はかかりますが、その基準表を元にして収納することで効率よく文書管理ができるようになるでしょう。
冒頭でも述べたようにすべての企業がペーパーレスに移行できているわけではありませんが、あらかじめファイリング・システムを構築しておけば、電子化への移行がスムーズになります。経験豊富な専門家のコンサルティングを受けることで、速やかで確実なファイリング・システムの導入が可能です。

2.ファイリングの見直しは不要な書類の廃棄ルールが重要

ファイリングの見直しに重要なのが「不要書類の廃棄ルール」です。オフィス移転時に必ず行うのが書類廃棄ですが、書類廃棄は終わるまで時間がかかります。「この紙は捨ててもよいのか？とっておくべきなのか？」というのは人によって判断が異なり、判断するのに捨ててもよいか尋ねる時間が発生します。
そこで廃棄選定ルールとして社内で一貫した廃棄基準を設け、スムーズに不要な書類を破棄できるのです。

ナレムコの統計

万国共通で使用されている不要書類の廃棄選定ルールには「ナレムコの統計」といわれるものがあります。
ナレムコの統計とは国際記録管理協議会が1946年に発表した統計のことで、内容は作成・収集後、半年経過した書類の利用率は約10%、1年経過すると1%という結果のものです。このことから作成・収集から1年経過した文書は廃棄したとしても99%影響はないということになります。
しかし全ての文書が対象というわけではなく、保存期限が決まっている作成途中の文書、継続して使用している文書は含みません。
どのオフィスでも1年過ぎた紙は全て廃棄と決める必要はありませんが、廃棄ルールを状況に応じて決めておくと、不要書類の廃棄がうまくいくでしょう。
不要書類の廃棄は手間がかかるものですが、それを個々人に任せてしまうと思ったように廃棄できず、新しいオフィスに持ち込んでしまう可能性が出てきます。書類廃棄はルールを決め一斉に行うようにするとスムーズに進むでしょう。保管すべき文書が決まったら、使いやすくファイリングすることも大切です。
また定期的に見直すことも大切。使用頻度が低くなってきたものに関しては書庫室などに移して保存し、取り出しやすい位置にはいつも使う頻度が高いものを置くようにしましょう。書庫室に移す際に保存期限を決めるのもいいかもしれません。保存期限を過ぎた書類はどんどん廃棄していくようにしましょう。文書をきちんと整理整頓することにより、オフィス内の収納を有効かつきれいに保つことができます。

3.ファイリングの見直しで作業効率も大幅にアップ

ファイリングの見直しをすることで作業効率が大幅にアップします。ファイリング・システムにおいて最も基本的なのは「文書保管」です。ファイリング方式にはいくつもの種類がありますが、もっともおすすめなのが「フォルダー」を使用するファイリング方式になります。
フォルダー・ファイリングにはバインダー方式にはない多くの利点があり、具体的には以下の3つです。

穴あけ・とじ込み不要なため出し入れが簡単

バインダーは穴を開けてとじ込む必要がありますが、フォルダーは挟み込むだけになるため、コピーや廃棄する際に手間がかかりません。

無駄なスペースを取らない

従来の方法では文書量に関わらず厚みは一定であるため、無駄なスペースを取っていました。しかしフォルダーではファイリングする文書量に比例して厚みが変わるため、無駄なスペースを取りません。

見出しの一覧性に優れている

フォルダーは細かい見出しを一覧できるため、文書が多かったとしても求めている文書をすぐに見つけ出せます。オフィスの文書の全てがフォルダーで管理しているのに適しているわけではありませんが、基本的にフォルダー方式で管理することによって細かい分類の一覧が可能です。
また、継続的にオフィスをきれいに保つためのルールとしてファイリングの運用ルールも重要です。ファイリングの運用ルールには6つの基本ルールがあり、具体的には以下のとおりです。

ファイル用品の統一

共用書類を保管するファイルの種類がバラバラだと探しにくくなるため1〜2種類に分け、統一しましょう。

保管する書類量を決める

一人あたりの上限保管量と組織共有の書類、部署ごとに保管する書類の量を全て合わせ、保管する書類量を算出します。
部署によっては書類が多いところもあれば、少ないところもあるでしょう。日本の企業について、1人あたりの保管されている書類量は4〜5fmという報告があるものの、実際に管理しきれる量は1.2〜1.5fmといわれており、保管されている量の半分にもなりません。それらも考慮することで、最終的に保管する書類量を決めやすくなるでしょう。
保管書類の量を決めるには、まずは現状の書類量を把握し、本当に必要なもののみに絞るようにしてください。

分類方法を決める

業務分類に沿って書類を分類し、さらにグループ単位での保管位置を決めましょう。書類の大まかな保管位置がわかれば、必要な書類をすぐに探し出せます。

書類ファイルのタイトルのネーミング法

書類をファイルに収納後、そのファイルが一体どんな書類なのかタイトルを書きますが、その際はネーミング法を組織内で統一することで見やすく探し出すのに便利なファイルになります。同系の書類に関してはファイルの色分けをしてグルーピングするのもいいかもしれません。

保存期間

不要な書類を増やさないためには、書類をいつまで保存するのかを明確にする必要があります。期限が過ぎたら廃棄といった行動を取りましょう。なお、法定期限が定められている書類に関しては、法定期限を最低限として保存期間を設定してください。

棚卸ルール

最低でも年1回の書類棚卸日を決め、定期的に不要な書類を一斉廃棄します。さらにこのタイミングでオフィス内の書類を外部倉庫へ移動させたり、外部で保存すべき書類の置き換えをしたりしてください。書類の引っ越しまでのスケジュールを決めておくことで、常にきれいなオフィスを保つことができます。

今回のまとめ

今回は、オフィス移転にあたり、オフィスをきれいに保ち続けるためのファイリング方法について紹介しました。必要な書類を適切な方法で管理していないと、移転してオフィスが広くなったとしてもすぐに不要な書類であふれてしまうでしょう。本記事で紹介したファイリングシステムの運用ルールを理解することで、文書を効率よく管理し、より綺麗で利用しやすいオフィスになるはずです。
より速やかに確実なファイリング・システムを導入するためには専門家の知識が必要となりますが、今後オフィスをきれいに保ちたい方は検討してみると良いでしょう。書類がどうしても多い、通常のオフィスでは物足りないという方はオフィスを見直してみるのもおすすめです。
名古屋に本社を構えているオフィッコスはオフィスや店舗などの賃貸仲介を専門としている企業で、希望に沿った物件をご案内するために情報収集に努めています。取り扱っている物件数は50,000件以上と豊富であるため、希望に沿ったオフィスが見つかるでしょう。オフィス・店舗の開設、移転を検討している事業者様はぜひお気軽にご相談ください。