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賃貸オフィス移転のコンセプトの重要性について
オフィスの移転は、単純に今の会社にある什器や備品、書類等を移動させるものではありません。むしろ荷物や人の移動はただの作業で、重要なのはなぜ引越しを行うのかという「コンセプト」にあると言えるでしょう。この記事では、コンセプト作りの重要性や押さえておきたいポイントについて詳しくご紹介します。
コンセプトの基本の考え方は理想の働き方にマッチさせること
そもそも「オフィスコンセプト」とは、会社の拠点となる空間のデザインや設計をするための、中心となる考え方を指す言葉です。
会社を経営する上で非常に重要な方針であり、移転時は物件探しよりも前に決めておく必要があります。なぜならコンセプトによって、探すべき物件の広さや間取りが異なるからです。
たとえば、決定した方針が「作業効率を改善して残業を減らす」ことなら、効率よく作業が行える方法を検討した上で、実現可能な物件を探さなければいけません。具体的にはプリンター不足によって作業効率が下がっているのなら、複数台プリンターを設置するスペースを確保できる物件を探す必要があります。
先に物件を決めてしまった場合、物件の広さや形に合わせた間取りや配置をするしかありません。働く人にとってもただ勤務先が変わったという感覚しか残らず、せっかくの引越しが無駄になってしまいます。そのため、会社のコンセプトは真っ先に設けるべきなのです。
コンセプト作りの基本
コンセプト作りの基本は、会社の考える「理想の働き方」をはっきりさせることにあります。理想の働き方とは、経営理念や会社が将来辿り着きたい目的に到達するための方法のことです。
理想や目標は会社によって様々ですが、これらをはっきりさせることで現在の働き方と比較することができます。理想への到達を妨げる要素や問題点を洗い出して改善方法を検討し、コンセプトの作成に繋げることができるのです。
賃貸オフィスの移転では、移転する目的をはっきりさせることで明確な方針を決めることができます。
コンセプトの作成例
現在感じている課題が「社内の空気がどんよりとしていて暗く、コミュニケーションが少ない」というものであった場合、「明るく居心地がいい空間作りを行う」ことが移転先の空間づくりの方針になります。
方針が決まれば、南側に窓が多い物件を契約して光を取り入れやすい環境を作ったり、照明を暖かな色のものに変更したり、リフレッシュスペースや雑談をしやすい空間を作ったりするといった環境づくりの工夫が可能です。
賃貸オフィス移転でのコンセプトの重要性
会社におけるコンセプトは、経営の成功を左右すると言われるほど重要な要素です。なぜなら、方針の有無で作業効率や生産性は大きく変わるからです。
また、近年になって空間デザインが社員の働き方や心理的なモチベーションに影響することも分かってきました。
オフィスは会社が目指すビジョンを来訪者に伝えることもできる、一種のビジネスツールです。会社のデザインによって社会からの印象やブランド価値も変わるため、最近ではおしゃれなカフェやレストランを社内に併設する企業もあります。
オフィスデザインが与える印象例
大手企業では社内空間の方針を明確にすることで、創業者の理念を表現した職場空間を作ったり、生産性を上げるための環境づくりが行われていたりします。ここでは、有名なオフィスデザインの例をご紹介します。
世界的な大企業であるGoogleのオフィスは、「自由な発想には遊び心が重要」というテーマに基づき、オフィスと遊び場を織り交ぜた空間作りが行われていることで有名です。
また、コミュニケーションを重視している社風から、いたるところにソファやベンチが設けられているのも特徴です。小さな雑談の中からアイデアが生まれることはたくさんあるため、Googleではアイデアを逃さないオフィス作りがされています。
Googleのオフィスは外部から見ても「自由」や「クリエイティブ」な印象を覚えるもので、会社のイメージを広く浸透させるツールとしても役立っているのです。
エクスペディア・ジャパン
世界最大級の旅行サイトであるエクスペディア・ジャパンのオフィスでは、ボックス席や靴を脱いでくつろげるスペースも設けられており、色鮮やかなデザインが目を引きます。
「楽しい雰囲気を大切にする」というテーマによって作られたオフィス空間は空港の待合室のような雰囲気もあり、毎日通うのが楽しくなりそうな会社という印象を与える効果もあります。
その他系統別の会社
デザインやレイアウト作成をメインに行っている建築系の会社であれば、自社のデザインが直接仕事に関与することも少なくありません。
また、自社キャラクターや製品開発を持っている会社はぬいぐるみやマスコットがエントランスに置かれていることも多いです。また、個人のデスクに自社商品が飾ってあるケースも珍しくありません。大きな会社になるほど自社の社風や理念を大切にした社内空間が作られていると言えるでしょう。
賃貸オフィス移転でコンセプトを作るときのポイント
では、実際にコンセプトを作る時はどのような点に注意したらよいのでしょうか。ここでは、特に重視すべきポイントを4つご紹介します。
問題点、改善点を明確にする
社内空間づくりの方針を決める上で大前提となるのが、経営陣が考える問題点と社員が感じている問題点を明確にすることです。上記でも会社の抱える課題や問題点の洗い出しは重要とお伝えしましたが、オフィスコンセプトを作成するには現場の社員が感じている問題点を理解することも大切です。
経営陣がコンセプトを作り、職場環境の改善を行ったとしても、現場が感じていた問題点とズレてしまうと意味がないものになってしまいます。経営者と社員では立場が違うため、感じることや考えることが違うのは当然です。考え方の違いを理解した上で、社員が不満や問題を自由に述べられる場を作ることが、仕事をしやすいオフィス空間を作るための第一歩だと言えるでしょう。
現場の意見を反映させるために、複数の部署から選抜したスタッフによる「移転プロジェクトチーム」を作成する企業もあるほど、オフィス移転における方針作りは重要です。
また、現場の意見によって新しいオフィス空間の方針が決まったと分かれば、「社員の意見を聞いてくれる会社」という信頼にも繋がります。
「会社に行きたい」と思わせる魅力的な空間づくり
毎日働く社員が「働きやすい」「オフィスに行きたい」と思うような空間づくりを行うことは大切なポイントです。働く側のモチベーションが上がれば、作業効率の上昇や離職率低下も見込むことができます。
近年は学生の就職活動でも、オフィス環境が重視されています。特に最近の学生は社会に出る以前からブラック企業の実態や会社の風習について情報収集をしているため、企業側の説明だけで就職先を選ぶことはほとんどありません。職場環境や労働環境を冷静に分析して、「この企業は新人や社員を大切にしてくれるのか」を見極めています。
社員にとって魅力的な職場環境が整っていれば、社員を大切にする会社というアピールにもなるため、これからの人材確保にとっても有効です。
クリエイティブオフィス作りを意識する
近年導入している企業も多い「フリーアドレスの導入」や「リフレッシュスペース」、「観葉植物の設置」などは、単におしゃれで見栄えがいいから採用されているわけではありません。これらはすべて、経済産業省が推進する「クリエイティブオフィス」という定義によるものです。
経済産業省ではクリエイティブオフィスを「知識創造行動を誘発する、空間・ICTツール・ワーカーへのはたらきかけと、組織の目標とプロジェクトのゴールに向けたマネジメントの双方を備え、組織の創造性を最大限に発揮するための働き方に適した“場”」として定義しています。つまり、社員にクリエイティブな活動を促すことで会社全体の生産性や創造性を向上させようという取り組みです。
クリエイティブオフィスはテレワークやリモートワークにも柔軟に対応できるオフィスの形なので、近年の事情によって導入する企業も増えてきています。
イメージ戦略を意識する
企業が取引先や社会全体に持ってもらいたいイメージをベースにして、オフィスコンセプトを作成することもポイントの1つです。この記事で紹介している企業例のように、業種や社風をアピールするオフィス作りを行っている企業も数多く存在します。
オフィスの画像を見た方や初めて来訪した方にどのような第一印象を抱いてほしいのかを意識してコンセプトを作ることで、企業イメージの宣伝にもなります。
特に商品の製造・販売を行っているような企業は、会社のイメージが売り上げに直結することもあるので重視すべきポイントです。
今回のまとめ
今回は、オフィス移転に伴うコンセプト作成の重要性についてご紹介してきました。オフィスの移転は重要なプロジェクトであり、社内の業務改善やイメージ戦略の絶好のチャンスでもあります。ただの引越し作業として総務に任せきりにするのではなく、会社全体に関わることとしてコンセプト作りや物件探しを行うことをおすすめします。
自社だけでコンセプト作りが難しい場合は、オフィス移転を専門とするコンサル業者に相談する方法もあります。オフィッコスでは移転の理由や現在の物件で感じている課題についても掘り下げて移転先を探すことができるほか、コンセプト作りのお手伝いも可能です。ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
