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オフィス・事務所で集中ブースは大活躍！その理由と設置方法について
近年、多くのオフィスや事務所で「集中ブース」が設けられています。従来は、複数のデスクをつなげて設置し、数人で1つの「島型」のレイアウトがほとんどでした。
では、なぜ集中ブースを設けるオフィスや事務所が増加しているのでしょうか。今回は、集中ブースにはどのようなものがあるのか、それぞれの特徴や、より効果的に運用していくための注意点についてご紹介します。
集中ブースとは
集中ブースとは、周囲の刺激から物理的にシャットアウトすることで、集中できるようにしたスペースのことです。例えば、デスクや椅子のセットをパネルなどで囲む方法や、個室タイプのブースを設置する方法などがあります。
また、集中ブースは、職場で作業に集中したいときだけでなく、パーソナルスペースを確保したいときやリモートで商談を進めるときなどに役立ちます。
いまオフィス・事務所で集中ブースが活躍する理由
従来のオフィス環境ではコミュニケーションの取りやすさが優先され、お互いが業務をしている姿が見え、話しかけやすい造りになっていました。このような配置は、全員が同じ目的を持ったり、それぞれの進捗を把握したりするために効率的な配置です。一方、周りの雑音から集中力が途切れたり、頼まれごとが多くなって自分のタスクに集中できなかったりといった状況が生じやすいという側面もあります。
集中ブースは、周囲の音や動きに惑わされず、人目を気にせず集中できるだけでなく、業務上の機密情報や個人情報の保護にも役立ちます。コロナ禍において増えたリモートでのやり取りの際にも利用できるので、集中ブースを設置するオフィスや事業所が増えているのです。
集中ブースが求められる5つの理由
近年、集中ブースを設置するオフィスや事業所が多くなってきた背景には、5つの理由があります。
周囲の動きや会話などに気を取られない
集中ブースには、完全個室タイプと半個室タイプがあります。半個室タイプでは周りの声は聞こえてしまいますが、視界が遮られているだけでも集中力は格段に高まるでしょう。さらに、完全個室タイプであれば音もシャットアウトできるので、思考を途切れさせることなく集中して業務を遂行できます。
人目を気にしなくていい
集中して作業をしている際には、独り言が多くなる、無意識に身体でリズムをとってしまうなどのクセがある人は少なくありません。特に早く作業を進めたいときや難しい課題の対策を考えているときほど、無意識に独り言を言ったり、リズムをとることで脳の活性化を図っていたりするという説もあります。
仕切りのないフロアでは人目が気になってしまうこうしたクセも、集中ブースであれば無理に抑える必要はありません。
個人情報や機密情報を扱う場合のセキュリティ対策
機密情報や個人情報は、企業内でもアクセス権限を設定し、必要最低限の人の目にしか触れないようにしなければならない情報です。背後を人が通った時や隣の席の人と話している時にパソコンの画面が見えてしまうようでは管理方法として不十分と言えるでしょう。
両サイドが壁になっていれば、パソコンの画面から重要な情報が覗かれてしまう心配がありません。
会議室の空きがない際には、オンライン会議も可能
コロナ禍で急速に増えたのが、オンライン会議です。会社によっては、大小さまざまな別のオンライン会議に参加しなければならない職員が同じ時間帯に多数いる場合もあるでしょう。本来、会議室や相談室などの個室を利用して参加できればよいのですが、空き室がない場合には、集中ブースで対応してもらうことも可能です。
半個室タイプや壁で仕切っただけの集中ブースでも、ヘッドセットなどを使うことで音も最小限に抑えられます。
集中したいという意思表示ができる
オフィスの中では、それぞれの業務の進捗や働いている様子は見えても、今どのような気持ちで業務にあたっているのかまではわかりません。集中している同僚に話しかけてしまって、お互いに気まずい思いをしたということはよくあることです。
この点について、集中ブースを利用することで「集中したい」という意思表示ができるため、急ぎの要件以外は集中ブースより出たあとに依頼してもらうことが可能となります。同時に、周りの人も、話しかけるタイミングを考えることにエネルギーを使わなくて済むでしょう。
集中ブースには様々なタイプがある
集中ブースには、オフィスの広さや設置場所、目的に応じて色々なタイプがあります。
設置する際に知っておきたい注意点とさまざまなタイプの集中ブースについてご紹介します。
仕切りタイプの集中ブース
パーテーションなどを使って、空間を間仕切りしたタイプは、音が筒抜けになってしまいますが、目隠しができるだけでも集中しやすくなるでしょう。主なタイプを4つご紹介します。
机上パーテンションを利用したタイプ
デスクの間にパーテーションを置くことで、目隠しをするタイプです。前方と側方を囲うだけでも集中力が高まりますが、ごく近くに人の気配を感じるのに見えないことがストレスになる場合もあります。
パーテーションで床から仕切るタイプ
パーテーションで囲った中にデスクを置く方法です。机上パーテーションに比べると広いので、立ち上がって考えたり、数人で打ち合わせをしたりする際にも便利でしょう。
デスクと一体型の集中ブース
狭いスペースでも設置したい場合には、パーテーションとデスクやイスが一体となったタイプであれば設置可能です。座った際の頭の高さより少し高い程度なので、中の様子を確認することも可能となっています。
ソファタイプ
ソファに小さなデスクが付いたソファ対応の集中ブースは、アイデア出しなどリラックスしながら集中する際におすすめです。背面だけでなく両サイドも、頭の高さまでソファの素材で覆われているので音を吸収し、周りの喧騒も和らげてくれるでしょう。リクライニングできるタイプなどもあります。
デスクタイプ
デスクとイスの回りを広く覆ったパーテーションが特徴のタイプです。天井と入り口となる部分以外は隙間なく覆われていますので集中しやすく、リモートでのやり取りもスッキリとした背景で行えるでしょう。デスクが広いので、資料を広げて行う作業に向いています。
個室タイプの集中ブース
側面だけでなく天井も覆われていて、遮音性が高く集中しやすいだけでなく、リモートでのやり取りをする際にも向いているのが個室タイプです。
既存の個室を利用したタイプ
相談室など、既存の小さな個室を利用して集中ブースにする方法です。もともと個室だった場所なので快適に集中できます。しかし、数が限られることと、上司などの目が届かないため、勤怠管理の面で問題が出る場合があることが課題点です。
設置型の個室タイプ
個室タイプには、昔の電話ボックスやコインシャワーのようなイメージの箱型になっている集中ブースを設置する方法もあります。ガラス張りになっているものもあり、中に誰がいるのか何をしているのかがわかるからです。利用者が閉塞感を強く感じてしまう場合もありますが、フロアが騒がしく、会議室などを確保することが難しいオフィスで活用しやすくなります。
集中ブースを設置する場所にも配慮しましょう
集中ブースを作る際には、オフィスや事務所にどの程度のスペースがあるのかが重要です。また、出入り口や給湯室の近くなど、スタッフの動線にあたる位置に設置してしまうと、集中ブースの良さを十分に活かしきれなくなってしまいかねません。スタッフの動線や、周辺のスペースとの関係性も考慮して配置することが大切です。
狭いオフィスや事業所でも、あきらめる必要はありません。オフィスや事務所の壁や窓に向かって机を配置すれば、簡易的な集中ブースにできます。天井まで届くようなパーテーションや壁を使った集中ブースを導入する場合には、消防法の規定に反していないか消防署に確認してもらうようにすると安心です。
集中ブースを運用するときの注意点
集中ブースを有効に活用するためには、どのような配慮が必要なのでしょうか。ここでは、運用する際に注意したいことをご紹介します。
予約表を作成する
集中ブースを使う際に、作業の途中で他の人に譲らなければならないようなことがあると集中力が途切れて逆効果になりかねません。そこで、社内の共有サイトなどに利用予約表を作って運用すると、次に使いたい人にも可視化できるので、集中ブースを効率的に運用できます。
個人用ブースとコミュニケーションブースをわける
集中ブースでは集中してひとりで仕事をする場合と、社内外の相手とのやり取りをする場合があります。集中ブースのエリアをわけて、この2つのすみわけを行うとスムーズに運用することが可能です。
利用する際のルールを決める
居心地のよいスペースであるので、さまざまな使い方をするスタッフが出てくることが考えられます。トラブルや目的外の使用を防ぐために、運用を開始する前に、次の例のようなルールを定めておくことがスムーズです。
・使用可能な時間帯
・いつまで使うかを表示する
・リモートでのやり取りを行う場合にはヘッドセットを着用する
・飲料は可だが食べ物は持ち込まない
・集中ブースで作業をしている人にはなるべく話しかけない
もちろん、集中ブースを運用しながらルールを随時変更することもできますが、周知されていないルールはトラブルのもとになりかねません。ルールを周知するためには説明会を開いたり、予約の際にルールを確認する仕組みにしたりするだけでなく、ピクトグラムなどを使ってひと目でわかるように表示すると効果的です。
今回のまとめ
オフィスや事務所に、視界や音を気にせず仕事ができる「集中ブース」を作ると、周囲の動きや会話などに邪魔されずに集中して仕事ができます。仕事の内容によってはセキュリティ対策にもなり、リモートでのやり取りの際にも使えるでしょう。
運用の際には、予約表を作成して終了時間も明確にすることで、次に利用したい人が見通しを持つことができるでしょう。なるべく会話をしない個人用ブースと、打ち合わせやリモートでのやり取りにも使えるコミュニケーションブースを分けることができると、利用するスタッフのストレスをさらに軽減できます。利用する際のルールを決めておくと、トラブルなく運用することが可能です。
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