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オフィス・事務所に自動販売機を導入する場合の手続きと費用
仕事中に、ふと飲み物が飲みたくなったり、残業で小腹が空いた時などに、オフィス内に自動販売機（以下:自販機）があると大変便利です。現代の自販機は、飲み物だけでなく軽食も販売するようになり、社員に対する福利厚生の一環としても活用されています。
オフィスに自販機を導入するには、どのような手続きをとるのでしょうか。また、導入時の費用はどのくらいかかるのでしょうか。今回の記事で紹介しますので、導入の参考になさってください。
【目次】
1.オフィスへの自販機導入によるメリットとは
2.オフィスへの自販機導入の手続き方法とは
3.オフィスへの自販機導入にかかる費用は？
4.オフィスへの自販機導入にあたってチェックしておきたい点とは？
5.オフィス自販機の業者は主に2種類に分かれる
6.今回のまとめ
オフィスへの自販機導入によるメリットとは
一般社団法人日本自動販売システム機械工業会の調査では、2020年12月末の時点で、日本国内にある清涼飲料水の自動販売機が、230万台近くにのぼっているとの調査結果が出ています。これに加え、冷凍食品やアイスクリームなどの食品自動販売機が、７万台普及しているとのことです。日本の自販機の台数は人口比で世界一とされ、日本は世界一の自販機大国とも言われています。
そんな自販機がオフィスにあることで、社員の利便性が上がるのは必然的と言えます。オフィスへ自販機を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
福利厚生の一環にできる
福利厚生と言えば、住宅手当・家賃手当や健康診断の受診、各種施設の優待利用など、企業によってさまざまな制度を設けています。しかし、企業の規模によっては、これらの福利厚生導入が難しい場合もあります。
一方で、食事補助は企業負担が少なく、社員の利用率も高い傾向があることから、福利厚生としての導入に適しているのです。軽食を扱う自販機も増えているため、食事補助の一環として自販機導入を検討する企業が多くなっています。
災害発生時の備蓄品にできる
災害は、いつ何時発生するか分かりません。災害発生時に、交通機関がストップしてしまうと、会社で一夜を過ごす可能性もあります。この時、電気さえ通っていれば、災害時でも温かい飲み物を口にでき、安心感が生まれます。自販機によっては、災害発生時に自販機内の製品を無償提供するところもあるため、万が一に備えて設置を検討したいものです。
街中の自販機よりも価格設定が安いことが多い
先ほど少し触れたように、オフィス内にある自販機は、福利厚生のために設置されます。そのため、街中の自販機やコンビニなどと比べ、自販機の商品価格が数十円安くなっているのです。例えば、缶コーヒーが1本20円安くなっているとすると、20日間の購入で400円・年間4800円の節約になります。
混載自販機が選択できる
混載自販機とは、複数メーカーの商品を1台の自販機で取り扱えるものです。飲み物だけでなく、パンやお菓子などの軽食を扱う混載自販機もあります。自販機に組み込む商品も、希望が出せるケースが多いため、社員の属性に合わせて特定の商品を増やすといったアレンジも可能です。
コロナ禍における感染予防に役立つ
コロナ禍で、外食をできるだけ避けたいと考えている人も多いでしょう。社員食堂がない企業でも、自販機で軽食が購入できれば、外食やコンビニなど人が多い場所へ出向くリスクを減らすことができます。また、来客時のお茶出しを、感染対策としてペットボトルで行う企業も増えており、その際にも自販機が役立ちます。
オフィスへの自販機導入の手続き方法とは
オフィスで自販機を導入する際には、どのような手続きを行うと良いのでしょうか。順を追って見てみましょう。
1、自販機業者へ見積もり依頼の連絡をする
最初に、導入希望の自販機を取り扱っている業者へ連絡し、見積もりを依頼します。どの自販機を導入するのか迷っている場合も、業者と相談してみると良いでしょう。
2、設置希望場所に業者が確認に来る
自販機を設置したい場所に設置可能かどうか、業者が現地の確認に来ます。この時、設置スペースの広さやコンセントの有無も確認するほか、カップ式自販機を設置したい場合は水道があるかどうかの確認も行われます。同時に、毎月どのぐらいの販売数や売上が見込めるかを確認する業者もありますので、おおよその数値を計算しておきましょう。
3、業者からの提案や見積もりが届く
訪問から数日後に、業者から連絡が入り、販売する商品のラインナップ提案や見積もりなどが提示されます。販売価格についての相談があれば、この時に申し出ましょう。
4、契約および設置
提案や見積もりの内容に双方が納得すると、契約となります。契約後に、業者が自販機の設置を行います。設置する階数にもよりますが、設置時間は1時間程度が目安です。その後、定期的に補充や保守点検が行われますが、これらの作業もすべて自販機業者が行います。
オフィスへの自販機導入にかかる費用は？
意外に思われるかも知れませんが、自販機導入時点では、費用はかかりません。導入後に、維持費として月5,000円程度の電気代がかかります。導入に費用がかからないのは、自販機で売られる商品の販売額に、利益が含まれているためです。
販売額の内訳は、商品の原価・自販機業者の利益・設置者（自販機を設置している企業）の利益の3つが一般的です。このことから分かるように、社内に自販機を設置すると、社員にとっての福利厚生になるだけでなく、企業の収入源にもつながります。自販機にかかる月々の電気代は、自販機での販売で得られる利益からカバーすることが一般的です。福利厚生として利用する場合は、設置者の利益を引き下げて商品単価を下げると良いでしょう。
オフィスへの自販機導入にあたってチェックしておきたい点とは？
自販機導入を成功させるには、手配する前に必ず確認しておくべき点があります。ここでは、自販機導入前にチェックしておきたいポイントを紹介します。
社員のニーズを満たせる自販機であるか
社員構成によって、求められるニーズは幅広く、全てのニーズを満たせる自販機を探すのは難しいでしょう。アンケートを行うなどして、前もって社員のニーズを把握し、それに合った自販機を選びましょう。価格の安さ・種類の豊富さ・キャッシュレス決済可能など、想定できる回答をアンケートの選択肢として準備しておくとスムーズです。扱ってほしい飲料や食品の聞き取りも参考になります。
契約期間が決められているかどうか
自販機業者によっては、最低契約期間を設定している会社があります。想定よりも社員の利用数が少なければ、売上から維持費を支出できなくなる可能性も否定できません。初めて自販機を導入するときには収益の予測が立ちにくいため、契約期間がないか、あったとしても短い業者を選ぶと良いでしょう。
アフターサービスが整っているかどうか
商品の補充や保守点検などは行うものの、ゴミの回収に対応していない業者も一部存在します。この場合、ゴミ回収の業務は、社内のいずれかの部署が担う必要があります。ゴミ回収がされないと、自販機周辺に缶やペットボトルが散乱してしまい、職場環境に悪影響を及ぼすことも考えられます。
社内でのトラブルや業務の増加を防ぐためにも、業者のアフターサービスの内容は見積もり時点で詳細まで確認しておきましょう。
オフィス自販機の業者は主に2種類に分かれる
オフィス自販機を扱う業者は、主に2種類あります。それぞれ特徴が異なりますので、社員のニーズに合わせて選ぶと良いでしょう。
飲料メーカー
コカ・コーラ、アサヒ、キリンなどの飲料メーカーが、自社商品を販売するために、自販機の管理運営を手がけています。複数メーカーの商品を、1台の自販機で取り扱うことはできません。
仲介業者
ジャパンビバレッジやユカなど、飲料メーカーと企業等をつなぐ仲介業者です。メーカー自販機だけでなく、先ほど紹介した混載自販機なども取り扱っています。幅広いメーカーから選択できますが、仲介業者である分原価に上乗せされる点がデメリットです。
今回のまとめ
オフィス内に自販機を設置することで、社員と企業の双方に大きなメリットがあることがわかりました。設置場所や毎月の電気代など、注意点もいくつかありますが、自販機は社員が望む福利厚生のひとつでもありますので、積極的に導入を検討していきましょう。
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