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コミュニケーションを活性化したい！活気を生むオフィス・事務所の作り方
近年、チャットやSNSなどのコミュニケーションツールは増えた一方で、社内でのコミュニケーション不足が問題視されています。コミュニケーション不足を解消させるために取り組みたいのが、社内に活気を取り戻すオフィス環境づくりです。コミュニケーションの質や量は従業員同士の関係性による部分も大きいのですが、オフィスの構成等でも改善することができます。
この記事では、コミュニケーション不足に悩む企業が抱える課題と活気を生むオフィス作りについて解説します。
【目次】
1.コミュニケーションの活性化を狙う企業の抱える課題は？
2.活気を生むオフィス・事務所作りの前にするべきこと
3.活気を生むオフィス・事務所作り5つのアイデア
4.活気を生むオフィス・事務所作りにおける注意点
5.今回のまとめ
コミュニケーションの活性化を狙う企業の抱える課題は？
社内でのコミュニケーションの活性化を狙う企業が抱える課題は、大別すると3種類あります。
1つ目は「全体的にコミニュケーション量が少ない」というもの、2つ目は「上司と部下のコミュニケーション不足により、業務指示が伝わらない」こと、3つ目は「部署を横断したコミュニケーション量が少ない」といったものです。
成長する企業で、伸び悩んでいる企業に欠けているものは何か考えてみると、その一つに「円滑な社内コミュニケーション」があげられます。円滑にコミュニケーションが取れている状態とは、業務に関する情報伝達が共有されていることだけではありません。上司や部下間、同僚同士、他部署間、拠点間での日常的なコミュニケーションが円滑であることこそが重要です。日頃のコミュニケーションが円滑であれば、互いに相談しやすく、困った時にも連携しやすいため、生産性の向上につながります。
逆に、コミュニケーション不足だと、従業員同士が意思疎通を図れないため、思わぬミスや人間関係でのトラブルが発生する傾向が強くなるでしょう。
活気を生むオフィス・事務所作りの前にするべきこと
活気を生むオフィスや事務所作りは、コミュニケーション不足解消に有効な手段ですが、オフィス作りのアイデアを考えるよりも先にするべきことがいくつかあります。
1つ目は、自社のオフィス環境の現状を把握することです。今のオフィス環境において何が、コミュニケーションを取りづらくさせているのかを知ることから始めましょう。
2つ目は、自社のコミュニケーション不足の課題を明確にすることです。前述したどの課題に該当するのかを知らないと、取るべき対策が見当違いのものになってしまいます。例えば、部署間の連携が取れていないという課題に対して、単にリフレッシュスペースを作っただけではコミュニケーション不足解消に直結しにくいものです。部署間の連携をスムーズにしたいのであれば、業務をしながら自然とコミュニケーションが取れる空間づくりに注力した方がより効果が期待できるでしょう。
3つ目は、共にオフィスで働いている従業員に意見を聞くことです。オフィス空間づくりは、確かに企業が取り組むべき課題です。しかし、コミュニケーション不足を解消させるのであれば、そこで働く従業員が快適にコミュニケーションを取りあえるスペースにすることが重要です。すべての従業員の意見を聞き入れることはできないとしても、従業員の声を拾い、それをオフィスづくりに活かすことがより現実的な解決への近道となるでしょう。
活気を生むオフィス・事務所作り5つのアイデア
円滑なコミュニケーションが取れている企業の多くが実践している、活気を生むオフィスや事務所作りのアイデアをご紹介します。
マグネットスペースを作ろう
従業員が、自然と集まるマグネットスペースを作りましょう。
例えば、飲み物やお菓子などを購入できるオフィスコンビニのような福利厚生スペースを作るのも一つの方法です。この方法だと小さいオフィスでも場所を取ることなく、従業員が自然と集まる空間を作ることができます。少し広さがあるのであれば、椅子を置いておくと、飲食しながらリラックスした状態で会話ができるでしょう。
また、多くの人が利用するコピー機やプリンターの周辺に掲示板を設置するのもおすすめです。コピー待ちや印刷物が出てくるのを待っている間に、会話をする習慣がつくれます。あえて、会話をさせようとするのではなく、まずは人が集まる場所を作ることがポイントです。
フリーアドレス制を導入しよう
自分の席が決まっていないフリーアドレス制を導入するのもおすすめです。フリーアドレス制にすると、机をいくつか突き合わせて作っていた「島」ごとの区切りがないため、部署間を超えたコミュニケーションの促進にもつながります。もし、フリーアドレス制を導入しても、いつも同じ席に座ってしまうというのであれば、自動で席の割り振りがされる席決めシステムを用いるのも一つの方法です。
フリーアドレス制だと、同じ部署での打ち合わせがしにくいという意見もありますが、社内のSNSやチャットなどを用いれば連絡はとれます。また、必要な時にはミーティングスペースに集まることも可能です。フリーアドレス制は、部署を超えたコミュニケーションの促進と、上司と部下・経営層と従業員のコミュニケーション不足解消におすすめです。
リフレッシュスペースやミーティングスペースを充実させよう
リフレッシュスペースやミーティングスペースを活用できていない企業も多いのですが、リフレッシュスペースやミーティングスペースがあるという既成事実だけでは不十分です。もし、自社内のこれらのスペースがあまり活用されていないのであれば、従業員が思わず使いたくなるスペースへと変えましょう。
例えば、物が溢れたリフレッシュスペースを、リフレッシュのために利用したいと思うでしょうか。利用したいと思えるリフレッシュスペースにするために、カフェのような落ち着いた空間にしたり、そこに置く家具もソファや木目調のリラックスできるものにしたりと雰囲気を作ることも重要です。
保険代理店をしている立花産業株式会社では、リフレッシュルームにピンポンワークテーブルを設置しています。通常の机としても使えますが、ネットとラケットを用意すれば卓球台としても使えるというおもしろいアイデアです。また、ミーティングスペースが昔ながらの区切られた部屋やパーテーションで区切られた閉鎖的なものであれば、思い切ってオープンなミーティングスペースにするのもおすすめです。ちょっとした打ち合わせに集まりやすくなるでしょう。さらに、立ち話スペースを設けて、気軽に打ち合わせができる仕組みを作るのも効果的です。
フリースペースを活用しよう
大勢が集まることができるフリースペースを設けて活用するのも一つの方法です。移動式のパーテーションを設置すれば、必要に応じて個別スペースも確保できます。また、まるでリビングのようなワークスペースを作る方法もあります。リラックスして仕事ができるため、周りに座っている従業員同士が気さくに会話をしやすくなるでしょう。
机や椅子の配置を工夫しよう
オフィスの机や椅子の配置を変えるだけでも、会話が生まれやすくなります。
例えば、机と椅子をジグザクに配置するだけでも、社員同士の接点が増えます。面白い例では、120度にカーブしたテーブルを3つ用いてブーメラン型の配置にする方法もあります。作業時には、向かいの席の従業員と視線が交差しないため、業務に集中できる一方で、対人距離が確保できているため、コミュニケーションが生まれやすくなります。
活気を生むオフィス・事務所作りにおける注意点
コミュニケーションが取りやすいオフィスは魅力ですが、それだけでは不十分です。オフィス作りにおける注意点をご紹介します。
集中できるスペースを確保する
コミュニケーションの取りやすさだけに着目してしまうと、思わぬ弊害が生まれます。業務には、誰かとコミュニケーションを取るなど相談しながら進めることが必要なものと、作業に集中することが必要なものがあります。また、人によっては周りの声が気になって仕事に集中できないという問題もでてくるでしょう。
そこで、集中できる個室を完備し、パーテーションなどで区切った場所も確保しておくことで、オン・オフが切り替えやすい環境になり、従業員のプライベート空間を維持することができます。
セキュリティ対策を強化する
コミュニケーションが取りやすいオープンスペースが増えると、周囲に会話が筒抜けとなり、情報漏洩が起こるリスクが発生します。思わぬところで情報漏洩が起こらないためにも、フリースペースやオープンスペースでは機密情報を含んだ会話をしないなどのルール決めをしておきましょう。
また、フリーアドレス制の導入により、資料の置き忘れや紛失のリスクも生じますので、資料を厳重に管理するためのキャビネットを設けるなどのセキュリティ対策の徹底をおすすめします。
今回のまとめ
「上司と部下のコミュニケーションがうまく取れていない…」、「他部署間の連携が悪い…」コミュニケーション不足が引き起こすさまざまな悩みは、オフィス環境の改善で解消に向かわせることができます。まずは、自社の現状を把握し、従業員の意見も取り入れながら、働きやすい活気あるオフィス作りを行いましょう。
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