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オフィス・事務所を借りるなら事前に揃えておきたい什器
オフィスや事務所の開業や移転で準備しておきたいのが什器。この言葉はおそらく事業者なら誰もが一度は聞いたことのある言葉ではないでしょうか。この記事では、オフィス什器の選び方や、什器の人気のメーカーを紹介します。
什器の購入とレンタル契約との比較も紹介するので、事業の開業や移転をお考え方はぜひ参考にしてください。
【目次】
1.什器とはビジネスで必要な家具や道具
2.備えておきたいオフィス什器の種類
3.オフィス什器の選び方
4.オフィス什器の人気メーカー
5.什器の購入とレンタルはどちらがお得？
6.今回のまとめ
什器とはビジネスで必要な家具や道具
「什器」という言葉は日常生活においては、あまり使われる言葉ではありません。辞書で調べると、「日常生活用の家具や道具」と記載されていますが、一般的には「店舗やオフィスで使用される家具や家電」という意味で使用されます。店舗かオフィスかを区別するために、店舗で使われる什器は「店舗什器」や「店舗家具」。そして、オフィスで使われる什器は「オフィス什器」や「オフィス家具」と呼ばれることが多いです。
家具は什器ですが、それでは、備品やOA機器・消耗品も什器として考えられるのでしょうか？什器はオフィスで使用するすべての家具や家電のことを指し、これにOA機器も含まれる事が多いですが、文房具やクリーナーといった消耗品は備品として扱われ、什器として扱われないこともあります。この記事では、オフィス什器をオフィスで必要な家具・家電・OA機器として説明していきます。
備えておきたいオフィス什器の種類
それでは、オフィス什器を種類別に具体的な例を挙げて見ていきましょう。すでに把握している事業者も多いとは思いますが、今後起業を予定している方はぜひ参考にしてください。
家具
オフィスで必要になる家具には、欠かせない家具としてデスク・椅子・キャビネットなどが挙げられます。また、その他にも受付カウンターやパーテーションが必要な企業もあるでしょう。さらに会議室で使用するテーブルやチェアの他、ロビーやリフレッシュルームで使用するソファやカフェテーブルといった家具も必要です。
業種によっては、膨大な書類の管理が必要になる場合もあります。その場合はワゴンや書類整理棚もあった方が便利です。また、フリーアドレス式レイアウトを導入している企業は、スタッフのロッカーも必要になります。
大型家具の他に、インテリアではブラインドカーテンや照明・壁に飾る絵や観葉植物などもあるとさらに魅力的なオフィスを作ることができます。
家電
オフィスで必要な家電には、電子レンジ・電気ポット・コーヒーマシーン・冷蔵庫・ウォーターサーバー・電気ケトル・空気清浄機などが挙げられます。これらの家電をすべて揃える必要はありませんが、休憩室にはスタッフが持参したお弁当や飲み物を保管しておける冷蔵庫やお弁当を温められる電子レンジは必須です。また、お茶やインスタントコーヒーを作れる電気ポットや電気ケトルは、スタッフの利用だけでなく来客時にも必要になるので、ぜひ開業時に備えておきたいアイテムです。
空気洗浄機はプラスアルファの家電ですが、コロナ禍ではオフィスにあると非常に重宝します。空気中の雑菌やウイルスを制御する空気清浄機があれば、スタッフも安心して働くことができるでしょう。
OA機器
オフィスで必要なOA機器には、パソコン・コピー機・電話機・プリンター・シュレッダーなどが挙げられます。狭いオフィスでは、コピー機にプリンター機能やFAX機能が搭載された複合機が便利です。FAXマシーンも取引先とのやり取りで必要な場合もありますが、コピー機・FAXマシーン・プリンターは使用頻度を考えて購入してください。業種によって、頻繁にこれらの機器を使用しないのであれば、購入よりも必要な時だけコンビニなどで使用することで費用を抑えられます。
オフィス什器の選び方
オフィス什器の選び方には、いくつかのポイントがあります。まずは、新品を購入するのか中古品を購入するのか、もしくはレンタルするのかを決定します。レンタルについては後ほど詳しく説明しますが、新品と中古品に関しては、予算が限られるのであれば状態のよい中古品を購入する方法もあります。中古品は価格が新品よりもずっと安く、初期費用を大幅に抑えられます。
什器の入手方法を決定したら、次は必要な什器を選びましょう。事業の規模や業種・オフィスのサイズによって家具や家電の個数は異なりますが、職種に合わせて選ぶことが大切です。クリエイティブ系の事業なら広いデスクが必要になり、営業職なら外出することが多いので、長いテーブルを購入してフリーアドレス式にした方が効率的です。
また、家具を購入する時は、企業のイメージやオフィスの雰囲気に合う家具を選びましょう。初期費用を抑えたい場合は、開業や移転時に全ての什器を揃える必要はありません。その場合、開業までに必要な什器と、開業の翌月から半年後までに揃えたい什器をリストアップして、計画的に什器を揃えてください。例えば、空気清浄機やウォーターサーバー・コーヒーマシーンなどは後回しにできます。スタートアップ企業など、予算が限られている企業は、開業前は必須アイテムだけを揃えると、一度に大きな出費を避けられます。
オフィス什器の人気メーカー
いざオフィス什器を購入しようと思っても、どんなメーカーがいいのかわからないという事業者もいるでしょう。オフィス什器で人気のメーカーは4社あります。日本国内のオフィス什器でトップ4を誇るメーカーの特徴を見ていきましょう。
イトーキ
イトーキは1890年に大阪で創業した会社です。創業当時は家具ではなく文房具のみを取り扱っていました。その後OA機器やオフィス家具の製造・販売を開始し、現在では耐火金庫やロッカーといった範囲にまで広く携わっています。また、米国の有名家具メーカーのノールやハーマンミラーといったメーカーと業務提携を行っていることでも知られています。
イトーキはデスクやチェアだけでなく、オフィスの騒音を制御する防音プライベートブースや、サイズやデザインの異なるブースも多数揃えており、近代的なオフィスの空間デザインに対応できる家具や機能的な収納家具など、時代のニーズに合った製品を豊富に取り扱っている点が魅力です。
オカムラ
オカムラは家具や産業用機器を製造販売している会社です。本社は神奈川県横浜市にあります。国内以外に英国や米国・オランダといった世界各国にも拠点をもち、オフィス家具の世界シェアでもトップクラスを誇ります。オフィス家具だけでなく、家庭用の家具やインテリアも扱っているのが特徴です。
オカムラのオフィス家具は、デザイン性に優れています。特にチェアでは世界シェア率も高く、製品数も豊富です。素材や機能面の異なるチェアを多数扱い、イタリア人が手がけたチェアも販売しています。価格は、他のメーカーよりも高い傾向にありますが、機能面にも優れた洗練された家具をお求めならおすすめです。
コクヨ
コクヨは文房具の販売で知られている会社です。1905年に大阪で創業した会社で、1975年に発売された「Campusノート」は誰もが知る人気のノートとなりました。Campusノートは販売開始年から2014年までに約26億冊が出荷された、コクヨを代表する製品です。
コクヨは1960年代頃から、オフィス家具も扱うようになりました。近年はオフィス空間の研究を続け、時代が求めるさまざまなオフィス空間を実現できる製品を提供しています。ラウンジやカフェスペースに適したおしゃれな家具も多数扱っているため、理想とするオフィス家具を選びやすいと言えそうです。
内田洋行
内田洋行は情報システムやオフィス構築を専門に扱う会社です。創立は1910年で、現在は本社を東京に置いています。内田洋行はオフィスに必要な家具を販売していますが、単体で家具を販売するのではなく、オフィス空間全体を提供していることが特徴です。長年学校家具にも携わってきたため、効率化や生産性の向上に適した家具を多く提供しています。
什器の購入とレンタルはどちらがお得？
什器の入手手段は購入する方法とレンタルする方法があり、さらにレンタルは、レンタル契約とリース契約の2種類に分かれます。
レンタル契約は、期間は長くても1年間程度です。1年程度しか使用しないなら、初期費用を抑えられるメリットはあります。しかし、1年以上使う什器に関しては、新品を購入した方が結果的に安くなることが多いです。また、レンタルサービスはニーズがある時に物を使いまわして貸しているため、新品は使用することはできません。
一方のリース契約は、一般的に5年程度の長期的な契約になることが多いです。レンタル契約と異なる点は、新品をレンタルできることです。また、契約終了後に続けて商品を使用したい場合は、同じ商品を購入することもできます。什器のリース契約は、新品の商品を使えるだけでなく、経済的なメリットもあります。企業の固定資産へ加えないことで、リースでかかる費用は経費にまわせるからです。
リース契約とレンタル契約は使用期間により選んでください。什器を5年以上使用する予定があるなら、契約などの手間がない購入がおすすめです。しかし、長期で什器を利用する予定はあっても、どうしても初期費用を抑えたいという場合はリース契約でもいいでしょう。
今回のまとめ
賃貸オフィス・事務所を借りる前に備えておきたい什器について紹介しました。什器はオフィス家具やOA器具など、オフィスで必要となるもの全般を指します。この記事では触れませんでしたが、什器は文房具やクリーナーなどの消耗品を含めて使うこともあります。什器を選ぶ時は入手方法を決め、オフィスのサイズや業種に合った商品を選んでください。紹介した什器の人気メーカーの他にも、多くのメーカーが什器を販売しています。しかし、高品質で豊富なオプションから商品を選びたいなら、紹介したメーカーの商品を選ぶと間違いありません。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
