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スタッフの数で異なる賃貸オフィス・事務所の選び方
オフィスで働くスタッフの数は、企業によって異なります。少人数で働いている場合もあれば100人以上の規模で働いている場合もあり、同じようにオフィス選びをするわけにはいきません。スタッフの人数に応じて最適なオフィスを選ぶために意識したいことや、選び方のポイントなどを見ていきましょう。
【目次】
1.スタッフ1人あたりに必要な面積とは
2.在席率も考慮しよう
3.スタッフの数にオフィスを合わせるメリット
4.スタッフの数に応じたオフィスの選び方のポイント
5.スタッフの数に応じたオフィスレイアウト
6.レンタルオフィスを視野に入れる方法も
7.今回のまとめ
スタッフ1人あたりに必要な面積とは
賃貸オフィスを借りる際には立地・賃料・広さなどを重視して、条件に合う物件を選ぶことが基本です。広さは、スタッフの数に合わせて選びます。業種によっても若干の違いはありますが、1人あたりに必要な面積は「3〜4坪」とされています。1坪あたりの面積は約3.3平方メートルのため、3坪あたりの面積は約9.9平方メートルで約6畳程度の広さとなります。意外に広いスペースが必要になると感じる人が、多いのではないでしょうか。
オフィスの賃料は広さに応じて金額が高くなるので、コストをできるだけ抑えようと考えた場合、どうしても手狭な物件を借りることになりますが、広さはスタッフの働きやすさと直接的に関わってくるので、軽視したくない部分です。スタッフの数に見合っていない物件を借りると生産性が落ちてしまったり、賃料と売り上げが見合わずに経営を圧迫したりするので、余裕を持って選びましょう。
在席率も考慮しよう
業種によっては多くのスタッフがいても、実際にオフィスにいる人数はそれほど多くないというケースがあります。内勤者に比べ外勤者が多い場合は、社内に固定席を作っても使用する機会が少なく、スペースが無駄になってしまうのです。その場合は、あえて固定席を設けずに共有スペースを増やし、自由に使える席を用意した方が効率よくスペースを使えることになります。
共有スペースを設置するにあたってトラブルを防ぐには、運用方法について周知することが必要です。「ゴミを片付けない」「私物を置きっ放しにする」などの問題があると、利便性が悪くなってしまいます。物が散乱することを防ぐには、十分な数の収納が必要です。ほかにも、ミーティングに必要なスペースを確保することも忘れないようにしましょう。
スタッフの数にオフィスを合わせるメリット
オフィスの広さとスタッフの数が見合っていると、さまざまな良い効果があります。どんなメリットがあるのか見ていきましょう。
物理的・精神的なストレスが和らぐ
スタッフ1人あたりのスペースが十分に確保された環境では、働きやすく居心地の良い空間を実現できます。仕事の邪魔にならない動線を確保でき、必要以上に気を遣わなくて良いので物理的・精神的なストレスが和らぐことがメリットです。極端に狭いオフィスでは居心地が悪く、ストレスを感じます。
例えば、キャビネットの間近にデスクがある場合、資料を出し入れする度にデスクワーク中の人に移動してもらう必要があり、キャビネットを利用する側も作業を中断する側もストレスを感じてしまいます。細かな導線や配置に配慮して、ストレスなく働けるオフィスを作りましょう。
光熱費を抑えられる
スタッフの人数に見合った広さのオフィスは、照明や空調にかかる費用を抑えられるところもメリットです。賃貸オフィスでは、広さに見合った照明や空調が設置されています。広い場所で少ない人数が働いていると、光熱費の無駄が出てしまいます。調整して使おうと思っても、物件によっては照明や空調を限られた範囲でしか調整できないことがあるので注意しましょう。
スタッフの数に応じたオフィスの選び方のポイント
スペースが無駄になることを防ぎつつ働きやすい環境にするため、スタッフの数に応じたオフィスの選び方のポイントを見ていきましょう。
10人未満
業種によっては1人で完結できる仕事もありますし、起業したばかりの時期はスタッフが少人数であることが珍しくありません。10人未満で働く場合、非常に小規模なオフィスでも十分です。少人数だと、誰がどこで何をしているのか把握しやすく、スタッフ同士のコミュニケーションを取りやすいことが特徴です。
スタッフの数が少なければそれだけ狭い物件を借りられることになりますが、個々のデスクだけでなくキャビネットやOA機器の置き場所なども考慮しなければならないので、1人あたりに必要な面積は大きくなります。人数に関係なく必要になるスペースの部分を計算に入れることを忘れると、働きにくいオフィスになってしまうでしょう。休憩スペース・ミーティングブース・応接室などを設ける場合は、さらに広い面積が必要です。
10人以上
スタッフの数が10人を超えてくると、チームで仕事をする機会が増えます。チームごとに仕事をすることを考えたレイアウトが可能な広さの物件を選びましょう。スタッフの数が増えれば増えるほど、オフィス家具の量も多くなります。面積を少なく見積もってしまうと、必要な家具が入りきらず使いづらいオフィスになってしまいます。
また、人数に合わせて、休憩室などを広くすることも必要です。休憩室が狭すぎると、休める人とそうでない人が出てきてしまいます。さらに、トイレや給湯室などの物件の共用部についてもスタッフの人数を考慮して選びましょう。休憩時などにトイレや給湯室が混雑すると、ストレスが溜まってしまいます。
これらは、100人規模、1000人規模と大所帯のオフィスでも考慮すべきポイントです。業績が順調に伸びている場合、スタッフを増員する可能性も考えて、余裕を持たせる必要があります。
スタッフの数に応じたオフィスレイアウト
スタッフの数に合ったレイアウトにすると、働きやすいオフィスを目指せます。人数別に、おすすめのレイアウトを見ていきましょう。
小規模なオフィスの場合
10人未満の小規模なオフィスのレイアウトは、省スペースにこだわることがおすすめです。スタッフが少ない場合はコンパクトなオフィスを借りるケースが多く、収納庫やOA機器などの数次第では手狭になることが少なくありません。壁際などを利用して並行するようにデスクを並べ中央部を共有スペースにすると、余裕を持たせやすくなります。
収納が多く必要な場合、中央部にデスクを向かい合わせに配置し、収納庫を置くスペースとして壁面を利用してもよいでしょう。オフィスチェアはひじ掛けがないスリムなタイプ、デスクは机の片側に引き出しを備えた片袖机を利用すると、コンパクトにまとめられます。収納庫は、縦に長いスリムタイプを選べば十分な収納力を備えながら狭い隙間にも置きやすくなります。OA機器はコピー・プリンター・スキャナーなどの複数の機能を併せ持つ機種を選ぶと、省スペース化に役立ちます。
大規模なオフィスの場合
大勢のスタッフが一度に働くオフィスの場合、多くの人が同時に動いたときにぶつかり合うことがない快適な空間づくりを目指しましょう。例えば、通路は大人2人がすれ違える広さが必要です。また、少人数であればお互いが顔を合わせやすいですが、スタッフの数が増えるほどコミュニケーションの取りやすさに配慮した空間にすることが求められます。
あえて固定席を作らない「フリーアドレス制」のように、チームごとに仕事がしやすいレイアウトや複数のミーティングブースを設けて、その時々で使いやすい部屋を選ぶ工夫をするとコミュニケーションが取りやすくなり、仕事の効率がアップするでしょう。
レンタルオフィスを視野に入れる方法も
事業が軌道に乗るまでの間のコストを抑えたい場合、レンタルオフィスの利用を検討する方法もあります。ビジネスに必要な環境がすでに整った状態になっており、スムーズに事業を始められるところがメリットです。入会金や利用料を払う必要はありますが、保証料や礼金などの必要がなくオフィス家具やインフラの整備もされているので、賃貸オフィスよりも少ない費用で済みます。
ただし、個室と個室の間がパーティションのみで仕切られていて、防音性に劣るなどの問題があることが少なくありません。セキュリティーの面が不安な人や、内装やオフィス家具にこだわりたい場合には、レンタルオフィスは向いていないといえます。
今回のまとめ
スタッフの人数に応じて適切な広さのオフィスを利用することは、多くのメリットがあります。広さが見合っていないと、働きづらくなったり光熱費が余計にかかったりと、多くのデメリットが生じます。少人数の場合はコンパクトなオフィスを借りることになるので、仕事に必要な資料や収納の量などが十分に入るかも考慮して選びましょう。一方で大人数の場合は、「働きやすい動線を確保できるか」「コミュニケーションが取りやすいか」などにも注意しながら選びましょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業です。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めています。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ありますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、お気軽にお問い合わせください。
