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オフィスの移転には、時間も費用もかかります。コストを抑えてスムーズに移転するためには、タイミングを見極めることが重要です。そこで今回は、オフィスの移転におすすめのタイミングをご紹介します。詳しい移転の流れも見ていきましょう。

【目次】
1.移転を検討するのにおすすめのタイミング
2.賃貸事務所・オフィス移転に最適の時期
3.賃貸事務所・オフィス移転に必要な期間と流れ
4.移転前後にやるべきこと
5.余裕を持った移転計画を立てよう
6.今回のまとめ

移転を検討するのにおすすめのタイミング

「オフィスを移転したい」と考えるきっかけは多々あるでしょう。以下に該当するようであれば、賃貸事務所・オフィスの移転を検討してもよいかもしれません。

契約更新の1年前

オフィスの賃貸契約は2～3年ごとに更新されることがほとんどです。更新時期が近づくと、再度更新するのか契約終了するのかを決めることになります。ただし、更新時期間近になって突然移転を申し出ても契約終了にはできません。オフィスの賃貸契約には「解約予告期間」というものが設定されているからです。この時期に間に合わないと、賃貸契約が解除できません。また、オフィス移転には半年～1年かかるため、移転を決めてすぐに実行するのは不可能です。余裕を持って移転するためには、契約更新の1年前くらいから検討を始めるとよいでしょう。

従業員数が増えた・増える予定がある

従業員が増えればオフィスが狭くなります。1人増えればデスクが1つ増えるため、それだけスペースが必要です。部署を分ける場合やミーティングを開く場合は、新たな部屋も確保できるようにオフィスの移転を検討しましょう。業務を効率化させるために従業員数を増やしたとしても、働く場所が確保されていなければ意味がありません。業務に支障をきたしてしまい、効率も落ちてしまうでしょう。会社を大きくするためには、オフィスも大きくしていく必要があるのです。

従業員数が減った・減る予定がある

オフィスの移転を検討するのは、従業員が増えたときだけではありません。減ったとき、または減る予定があるときも移転をするのがおすすめです。広いオフィスは、電気代や家賃などのコストがかかります。業務を縮小したのに出費が変わらなければ、企業負担は大きくなってしまうでしょう。
また、近年はコロナ禍の影響もありテレワークが推進されています。つまり、従業員の数はそのままでも必要とするオフィスの面積は少なくなってきているということです。普段オフィスを利用する従業員の数を考慮して物件選びをすると、無駄のないオフィスが手に入るでしょう。

オフィスや周辺環境に不満が出てきた

オフィスの状態に不満が出てきたときも、移転を検討するタイミングです。「エレベーターがない」「オフィスが汚い」「日当たりが悪い」「通勤に不便」など、気になる点はありませんか？管理会社の対応が悪い場合も、移転を考えてください。小さな不満も毎日続けばモチベーションの低下につながり、業務にも影響を及ぼすでしょう。また、騒音や臭いがある物件もオフィスには向いていません。周辺に商業施設や工場ができて環境が変わった場合は、移転を検討してみるとよいでしょう。

企業のイメージアップを図りたい

オフィスが入っているビルは、企業の顔です。古かったり汚かったりすることで、企業の印象が悪くなっている可能性もあります。求人を出してもなかなか応募が来ないのであれば、物件そのものを見直してみるとよいでしょう。よい人材が集まりやすくなるだけでなく、取引先や世間からの印象も向上する可能性があります。

賃貸事務所・オフィス移転に最適の時期

オフィスを移転する際は、時期も見極めましょう。移転におすすめの時期とその理由をご紹介します。

賃貸事務所・オフィスの移転にも繁忙期がある

一般的な引越しと同様に、オフィスの移転にも繁忙期があります。それが、1～3月と9～12月です。特に、決算月である3月と12月は、節税のために移転をする企業が多くなっています。また、5月も意外に移転が多い時期です。新入社員の研修が終わり現場に入る時期で、オフィスを拡大するために移転する企業が多いそうです。大型連休があることも理由の1つでしょう。

繁忙期を避けた6～8月がおすすめ

移転におすすめなのは、繁忙期を避けた6～8月です。理由は2つあります。1つは、引越し業者の予約の取りやすさです。他の企業が移転していないため、業者もスケジュールに余裕があります。つまり、希望する日時に対応してもらいやすくなるということです。もう1つは、引越し費用の安さ。繁忙期は引越し費用が割高になっていることが多く、出費が大きくなってしまいます。作業内容が同じなら、なるべく安い方がよいはず。コストを抑えて余裕を持った移転をするためには、6～8月を狙って計画を立ててみましょう。

賃貸事務所・オフィス移転に必要な期間と流れ

半年～1年かかるといわれているオフィスの移転。どのような流れで進めていけば、スムーズに移転できるのでしょうか。

現在のオフィスの契約書を確認する

移転前に必ず行わなければならないのは、現在のオフィスの賃貸契約書の確認です。予算や移転時期を決定するために必要となります。特に大事なのは、解約予告期間です。移転先が決まっても現在のオフィスが解約できなければ、余計なコストがかかってしまいます。適切な時期に解約できるよう、解約予告期間を考慮したスケジュールを立ててください。「原状回復工事の指定業者はあるか」「敷金の返還時期はいつまでか」なども確認しておくと安心です。

物件探しをする（3～4カ月）

移転を決めたら、まずは物件探しをしましょう。物件探しには3～4カ月かかるといわれているため、解約予告期間を考慮して余裕を持って進めることが必要です。好条件の物件は、すぐに出てくるとは限りません。仲介業者の助けを借りながら、粘り強く物件を探していきましょう。

解約予告をする

解約予告は、物件が決まってから行ってください。解約予告をすると必ず退去しなければならないため、移転先が決まらなかった場合に居場所がなくなってしまい困ってしまいます。物件が見つからない可能性も視野に入れ、物件が決まってから、もしくは物件が絞られてから解約予告をしてください。ちなみに、解約予告期間は3カ月程度となっている場合が多いようです。

移転準備をする（1～3カ月）

いよいよ移転準備です。オフィスの規模にもよりますが、1～3カ月はかかると考えてください。移転準備は、現在のオフィスでの準備、移転先の準備、手続きの3つです。現在のオフィスでは、荷物の梱包やスケジュールの周知、印刷物の発注などがあります。移転先で必要なのは、内装工事や家具・事務用品の購入です。そして手続きは、役所などへの各種手続きや引越し業者への依頼などになります。多方面にわたるため、計画的に進めていきましょう。

移転作業と原状回復工事をする（1カ月）

引越し業者に依頼すれば、移転作業そのものは1日～数日で済むことが多いでしょう。ただ、従業員で引越し作業を行う場合はそれ以上に時間がかかると考えてください。また、旧オフィスの原状回復工事も行わなければならず、すべて含めると1カ月程度はかかります。

移転前後にやるべきこと

賃貸事務所・オフィスを移転する際に必要なことを詳しく見ていきましょう。

移転の目的を明確にする

移転において重要なのは目的です。「従業員が増えたからスペースを増やしたい」「通勤に便利な場所に移転したい」など、目的はさまざまでしょう。従業員にも意見を聞きながら検討してみてください。目的が決まると、物件探しもスムーズになります。ただし、希望を上げればキリがないため、優先順位を決めることが大事です。

従業員に周知し役割を決める

移転は1人で行うものではありません。移転を検討している段階で従業員に相談し、理解を求めてください。移転先が決まったら、移転作業の役割を検討します。個人で行うべきこと、分担して行うべきことを見極め、効率的に進めていくことがスムーズな移転の秘訣です。通常の業務と並行して行うことになるため、余裕を持ったスケジュールを立てておきましょう。

住所や電話番号の変更作業をする

忘れてはならないのが、住所や電話番号の変更作業です。HPの会社案内、求人情報サイトなどに掲載されている情報を始め、住所が印刷された封筒、名刺なども忘れずに変更してください。印刷業者などに依頼する場合は、移転に間に合うよう早めに進めていきましょう。

取引先への連絡をする

住所や電話番号の変更は、取引先にも周知しなければなりません。ただ、近年はメールなどのやり取りが多く、オフィスを移転しても業務に支障をきたさないことがほとんどです。移転後3カ月以内を目安に連絡すれば問題ないでしょう。
ただし、頻繁にオフィスでミーティングをしていたり郵送での書類のやり取りがあったりする取引先がいる場合は、早めに連絡をしてください。

各種手続きや届け出をする

旧オフィス・新オフィス共に、移転時にはさまざまな手続きが必要です。法務局・税務署・年金事務所・労働基準監督署・郵便局などには、忘れずに届け出をしてください。手続きの期限はそれぞれ異なるため、移転が決定した段階で詳細を確認してスケジュールを組んでいきましょう。チェックリストを作成しておくと安心です。

余裕を持った移転計画を立てよう

オフィスを移転するには、解約予告期間を確認する必要があります。旧オフィスからの退去がスムーズに進まなければ、余計なコストがかかってしまうからです。個人の引越しとは違い、オフィスの移転は思い立ってすぐに実現できるものではありません。負担なくスムーズに移転作業を進めるためには、余裕を持った計画が必要です。

今回のまとめ

賃貸事務所・オフィスを移転しようと思ったら、まずは現在のオフィスの賃貸契約書を確認し、スケジュールを立てましょう。慌てて物件を探してもよい移転はできません。意味のある移転となるよう、余裕を持って移転作業を進めていきましょう。