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備えておくべき事務所・オフィスの災害対策
地震大国と言われる日本。私たちの住む日本では、地震の他にも毎年台風や洪水・土砂崩れといった自然災害に見舞われます。そのような災害は勤務中に起こることもあり得ます。災害に対して企業はどのような対策を施しているのでしょうか。また、どのような対策をすべきなのでしょうか。
この記事では、基本的な事務所やオフィスの災害対策・備蓄しておく食料や防災グッズ・の他に、備蓄品の最適な保管場所についても紹介します。ぜひ、最後まで記事を読んで事務所やオフィスの災害対策の参考にしてください。
【目次】
1.企業が従業員を守る「安全配慮義務」
2.基本的な事務所やオフィスの災害対策
3.避難経路確保やデータのバックアップ
4.事務所やオフィスに備蓄しておく食料
5.事務所やオフィスに備蓄しておく防災グッズ
6.防災備蓄品の保管場所
7.事務所やオフィスのレイアウトや家具を見直す
8.今回のまとめ
企業が従業員を守る「安全配慮義務」
私たちは災害と聞くと、台風や地震などの自然災害のことを考えますが、災害には「自然災害」「人為災害」「特殊災害」」の3種類あります。
自然災害は台風や地震の他に、洪水や土砂崩れが挙げられます。2番目の人為災害は火災や大気汚染・騒音などの都市災害や交通事故や飛行機の事故などの交通災害などです。3番目の特殊災害は感染症やテロリストによる攻撃のことです。
企業には、労働契約法の5条により、従業員を災害から守る「安全配慮義務」が課せられています。企業は従業員が安全を確保して労働できるように必要な環境をつくらなければなりません。防災対策を一切行わずに、従業員に被害を与えてしまった場合は、安全配慮義務を怠ったことで法的責任を問われます。この安全配慮義務は、地震や台風などの災害による被害においても同じです。地震大国に住む私たちは、大きな地震や台風がいつ来てもおかしくないことを知っています。従業員の命や安全を守るため、また、会社への被害や損失を避けるためにも企業はできる限りの災害対策をしておく必要があります。
基本的な事務所やオフィスの災害対策
企業が災害に備えるためにしておく基本的なことは「防災マニュアルの作成」「防災訓練の実施」「安否確認の手段を決める」「災害グッズの備蓄」の4つです。災害グッズの備蓄については後に説明するので、ここではその他の3つの対策について説明します。
まずは、災害マニュアルの作成ですが、日々の業務に忙しく災害マニュアルを作成していないという企業もあるでしょう。災害マニュアルがあると、万一、災害が発生しても冷静に対処することができます。災害マニュアルを見れば実際に災害が起きた時に、従業員の行動や役割がすぐに分かるため、災害マニュアルの整備は、災害対策の基本中の基本です。
また、防災訓練を定期的に行うことも従業員に災害時の対処の仕方に慣れてもらうという効果があります。作成した災害マニュアルに従って訓練を行うことで、改善点も見えてくるはずです。防災訓練を行うたびに、より最善な対処に改善できることもメリットになります。
最後に、「従業員の安否の確認手段を決めておく」ことですが、災害が起きた時に従業員に連絡が取れなくなってしまっては、安否の確認ができません。従業員の携帯の番号やメールアドレスの情報を常に更新しておく、マニュアルで誰が責任を持って従業員の安否確認を担当するなどを決めておくことが理想です。
避難経路確保やデータのバックアップ
災害が起きても、避難経路が塞がっていては迅速に避難できないこともあります。そのため、いつ災害が起きても対処できるように、非難経路や出入り口にはものを置かないことを徹底しましょう。
建築基準法の第119条では、「通路の片側に部屋がない場合は1.2m以上廊下の幅を確保する」。そして、「通路の両側に部屋がある場合は1.6m以上廊下の幅を確保する」ように定められています。実際に、過去にこの法令を守らず非常階段付近が物置化されていたために、火災により多くの人が命を落とした例もあります。
災害はめったに起こらないからいいだろう、という考えではいけません。企業は従業員の命を預かっているわけですから、災害対策を怠ってはいけません。災害時には人の命だけでなく、システムやデータのバックアップもとても大切です。システムの復帰に時間がかかると、業務にも影響が出てしまいます。システムの目標復旧時点・目標復旧時間・目標復旧レベルをあらかじめ決めておき、最低限の時間でどれくらいの業務を復帰できるかも想定しておくといいでしょう。
事務所やオフィスに備蓄しておく食料
非常に大きな災害が発生した場合、事務所やオフィスから出られないことも想定して、食料の確保は不可欠になります。事務所やオフィスに食料を備蓄する時のポイントは、「食料の量」「食料の賞味期限」「個人で食べきれるもの」の3つです。
食料の主な例は、水やカンパン、レトルト食品、缶詰、ジュースなどが挙げられます。これらの食品の賞味期限は2～3年のことが多く、火を使わずに食べられる点で災害時にも安心です。非常食は従業員が必要な量だけ確保しているかも大切なポイントです。目安としては「従業員×3日分の水と食料」が必要と言われています。水は一日3Lを一人分として、一人一日9L必要になります。つまり、従業員が10人なら90Lの水を備蓄する必要があります。同じように食品も一人3日分を用意してください。
従業員が多いほど、費用も重なりますが、従業員の健康や安全を確保する上で、災害に備えて食料を備蓄しておくことはとても大切です。災害対策を万全にしておくことで、従業員に対する誠意も見せることができます。
事務所やオフィスに備蓄しておく防災グッズ
食料品以外にも、事務所やオフィスに備えておくべき防災グッズは多くあり、中でも必須と言える防災グッズは、ヘルメットや毛布、医薬品、衛生用品、懐中電灯、ラジオです。また、ライターや長靴・非常用発電機やビニールシートなどもあるといいでしょう。毛布は、冬場でヒーターが使用できない中で、体を温めるために不可欠です。できれば場所を取らないように、軽量で薄手のものが理想です。ヘルメットや長靴は、地震の際に怪我を防止するために必要になります。長靴は備えられなくてもヘルメットだけは必ず備えておきましょう。
また、従業員が体調を崩した時のために、解熱剤や胃腸薬の他に怪我をした時のために消毒液やばんそうこう・包帯やガーゼや包帯もあると役に立ちます。トイレットペーパーや歯ブラシ・生理用品もあれば便利です。防災グッズは、ヘルメットや毛布など不可欠なものもあります。
しかし、必要なものをリストに挙げるときりがありません。企業が考える不可欠な防災グッズ以外は、企業それぞれができる限り備えるという形で準備をするといいでしょう。
防災備蓄品の保管場所
防災備蓄品は保管場所を確保することが難しいという問題にあたる企業もあるでしょう。必要なグッズを万全に備えたくても、保管場所の確保という問題で最低限のグッズしか備えられないことはよくあることです。
防犯グッズを保管する場所は、すぐに取り出せる場所が基本です。ワンフロアではなく複数階に分かれている企業の場合は、各階に保管場所を設けることが大切です。保管場所には防犯グッズを保管しておく専用のキャビネットを設けることが一つの方法に挙げられます。キャビネットなら、誰でも見やすくまとめて保管できるため災害が発生してもすぐに取り出せます。
もう一つの方法は、従業員のデスク下やデスクの引き出しに保管することです。この場合は、キャビネットを購入する手間もなく、場所も取りません。デスクの大きい引き出しへまとめて保管できなければ、デスク下に保管している企業も少なくありません。日々の業務の邪魔にならないように、倉庫や専用のスペースにまとめて保管をしている企業もありますが、災害の際保管庫に行けない可能性を考えると、防災グッズはすぐに手が届く場所で分散して保管することが大切だと言えます。
事務所やオフィスのレイアウトや家具を見直す
災害に対し、オフィス自体を見直して改善することも災害による被害を最小限に抑えることにつながります。
まずは、事務所やオフィスの家具を見直しましょう。キャビネットは背の高いものだと地震により転倒して、従業員が負傷することも考えられます。高いキャビネットには突っ張り棒でキャビネット上部と天井を固定したり、L字器具で固定したりすることで対処できます。また、キャビネットに保管する書類等は一か所に偏らずにバランスよく保管すると、より安定して転倒しにくくなります。最も安全な対策は、ボルトを使いキャビネットを壁や床に金具でしっかり固定することです。家具の引き出しにラッチと呼ばれる締まり金具を付ければ、地震の際に引き出しが開き、ものが散乱する被害も避けられます。家具だけでなく、パソコンやプリンター・コピー機などが落下しないように、固定バンドを使い固定しておくと安心です。
また、オフィスの仕切りは「コの字型」もしくは「Hの字型」にしておくといいでしょう。家具が転倒すると避難通路を塞いでしまう恐れがあるからです。これから開業する企業は、こられの点に気を付けて事務所やオフィスのレイアウトや家具を設置するといいでしょう。
今回のまとめ
災害には3種類あり、企業には労働契約法の第5条により、従業員を災害から守る安全配慮義務が課せられていると紹介しました。
地震や火災から会社や従業員を守るには、定期的な避難訓練やマニュアルの作成、必要な防災グッズの備えなどさまざまな準備が必要です。従業員一人当たり3日分の水や食料を確保することは、大きな出費になることもあるでしょう。しかし、企業それぞれが最大の努力をして従業員を守る必要があります。事務所やオフィスのレイアウトを見直したり、家具を見直すことも日々の業務プラスの作業になりますが、災害が発生する前に備えることが非常に大切ですので、ぜひ見直してください。
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