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最近耳にする仮想オフィスとは？
リモートワークの浸透により、実際にオフィスに出社する機会が減った方は多いのではないでしょうか。在宅勤務により出社のストレスが減る一方、オフィスでは自然と行われていたコミュニケーションが取りづらくなったこともまた事実でしょう。そんな中、2020年頃から新しいオフィスワークの形として仮想オフィスツールが使われるようになってきました。
今回は、最近耳にすることの多い「仮想オフィス」とはどのようなものか、ご説明していきます。
仮想オフィスとは？
仮想オフィスというのは、インターネット上に擬似的なオフィスを構築し、まるで実際に出勤しているかのようにリモートワークを行えるツールです。仮想オフィスツールは大きく分けて二種類あります。平面上にオフィスを再現する２Dのものと、仮想現実の空間を歩いたりアクションしたりできる３Dのものです。
リモートワークの課題は、社内でのコミュニケーションが取りづらいことや、一人で作業するため孤独感が募ったり、不安になったりすることでしょう。仮想オフィスはそれらの課題を解決するような機能を備えているため、これからのリモートワークのメインツールになってくるのではないかと言われています。
仮想オフィスツールを使えば、オンライン上で全従業員の業務状況を可視化できるため、会議や雑談などのコミュニケーションを取りやすいでしょう。オフィスに誰がいて何をしているかが分かることで、一人で仕事をする孤独感も薄れます。
仮想オフィスとWeb会議ツールなどとの違い
仮想オフィスは、ビジネスチャットツールのSlackや、Web会議ツールであるZoomとは違います。ZoomなどのWeb会議ツールは、基本的には日時を指定し、参加者が一斉につなぐことを前提としているでしょう。Web会議ツールと仮想オフィスの一番の違いは、仮想オフィスは常時接続されているということです。オンラインだとしても、同じ時間を過ごしていることで一体感が生まれ、より現実のオフィスと近いものとなります。
仮想オフィスの特長
それでは、仮想オフィスはどのような特長を持っているか見ていきましょう。仮想オフィスは実際のオフィスに近づけるために、常時オンライン接続されています。誰が離席中で、誰が作業中かなどが一目でわかるようになっていて、気軽に話しかけられる工夫がなされているのです。実際のオフィスでは、小さな会話が問題解決の糸口になったり、新しいアイデアが生まれたりするものではないでしょうか。雑談の中に、実は業務がスムーズに回る鍵が隠されていたりします。そのため、仮想オフィスは「コミュニケーションが気軽に取れる仕組み」を重要視して作られているのです。そうやってリモートワーク中でも社員同士がコミュニケーションを取れることで、孤独感の解消にもつながるといえます。
また、自宅で一人作業をしているとだらけてしまうことがあるかもしれません。しかし、常時オンライン接続をしている仮想オフィスツールを使えば、実際に出勤しているのと似たような状況で仕事ができるので、気持ちが引き締まりモチベーションも上がるでしょう。
仮想オフィス導入の注意点
仮想オフィス導入前には、リモートワークの環境を整えることが必要でしょう。WiFiや端末など、最低限のリモートワーク環境は整うよう事前にチェックしておきます。また、社員全員で使用する際は、ある程度のルールを決めておいた方がいいでしょう。例えば「誰が誰に声がけしているかわかるように、名前で呼ぶようにする」など、使用するツールに合わせて必要なルールを決めておきます。そうすることで、リモートワークでも働きやすい環境を整えられるでしょう。
今回のまとめ
今回は、仮想オフィスとはどのようなものか、その特長と注意点についてご説明しました。リモートワークが主流になってきた現代においては、より現実のオフィスに近い環境で仕事ができるよう、仮想オフィスという新しいツールを取り入れて行くのは必須と言えるかもしれません。
